Genehmigungs- und Signaturprozesse mit DeepSign standardisieren

Mehr als eine elektronische Signatur

Immer mehr Unternehmen stellen sich die gleiche Frage: Welche Software für elektronische Signaturen hilft dabei, interne Genehmigungs- und Signaturprozesse zu standardisieren?

Eine reine digitale Unterschrift reicht heute nicht mehr aus. Unternehmen benötigen Lösungen, die wiederkehrende Workflows automatisieren, manuelle Tätigkeiten reduzieren und elektronische Signaturen nahtlos in ERP-Systeme, Dokumentenmanagement-Systeme und andere Unternehmenssoftware integrieren.

DeepSign erfüllt diese Anforderungen mit einer Plattform, die weit über das Einholen elektronischer Signaturen hinausgeht. Sie automatisiert den gesamten Genehmigungs- und Signaturprozess und sorgt für standardisierte, sichere und regelkonforme Abläufe.

Warum sollten Genehmigungs- und Signaturprozesse standardisiert werden?

In den meisten Unternehmen durchlaufen Dokumente wie Verträge, Offerten, Bestellungen, HR-Dokumente oder Verwaltungsunterlagen immer denselben Ablauf:

• Erstellung des Dokuments;
• Genehmigung durch die verantwortlichen Personen;
• Unterzeichnung durch die beteiligten Parteien;
• Archivierung im Dokumentenmanagement-System.

Werden diese Schritte manuell durchgeführt, verlängern sich die Bearbeitungszeiten, das Fehlerrisiko steigt und der Status einzelner Vorgänge lässt sich nur schwer nachverfolgen.

Eine moderne Software für elektronische Signaturen verwandelt diese Schritte in automatisierte und wiederholbare Workflows. Dadurch werden manuelle Eingriffe reduziert und einheitliche Prozesse im gesamten Unternehmen sichergestellt.

Automatische Erinnerungen: weniger manuelle Nachverfolgung, schnellere Prozesse

Einer der häufigsten Gründe für Verzögerungen in Signaturprozessen ist, dass eine Person das Unterzeichnen vergisst.

Mit der Erinnerungsfunktion versendet DeepSign automatisch Erinnerungen an Unterzeichnende, die ihre Signatur noch nicht abgeschlossen haben. Administratoren können festlegen, in welchen Abständen Erinnerungen verschickt werden (zum Beispiel alle 3, 7 oder 14 Tage), sodass manuelle Erinnerungs-E-Mails entfallen.

Dadurch können Unternehmen:

• Genehmigungszeiten verkürzen;
• Signaturen schneller einholen;
• den administrativen Aufwand reduzieren;
• Fristen zuverlässiger einhalten.

Standardisierte Workflows mit Gruppen für Unterzeichnende und Beobachtende 

Viele Genehmigungs- und Signaturprozesse beziehen immer dieselben Abteilungen oder dieselben Personen ein.

Mit Gruppen für Unterzeichnende und Beobachtende können wiederverwendbare Gruppen erstellt werden, sodass der Workflow nicht jedes Mal neu konfiguriert werden muss. Dadurch lassen sich wiederkehrende Dokumentenprozesse standardisieren und gleichzeitig sicherstellen, dass bei jeder Signaturanfrage die richtigen Personen eingebunden werden.

Die Gruppen sind dabei flexibel: Vor dem Versand einer Signaturanfrage können sie jederzeit angepasst werden, indem beispielsweise einzelne Teilnehmende hinzugefügt oder entfernt werden. So lässt sich der Workflow an den jeweiligen Anwendungsfall anpassen, ohne die gesamte Konfiguration neu erstellen zu müssen.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• einheitliche Prozesse im gesamten Unternehmen;
• geringeres Fehlerrisiko;
• schnellere Konfiguration;
• bessere Kontrolle über Dokumentenworkflows.

Diese Funktion eignet sich besonders für wiederkehrende Dokumente wie Verträge, Arbeitsverträge, Bestellungen, Angebote oder administrative Prozesse, bei denen standardisierte Workflows Zeit sparen und gleichzeitig die notwendige Flexibilität für Ausnahmen erhalten bleibt.

Unterstützende Dokumente immer im Workflow haben

Die Standardisierung eines Workflows bedeutet nicht nur festzulegen, wer genehmigt und wer unterschreibt. Ebenso wichtig ist es sicherzustellen, dass jedem Dokument dieselben unterstützenden Unterlagen beigefügt werden.

Mit der Funktion Anhänge können zusätzliche Dokumente – beispielsweise allgemeine Geschäftsbedingungen, Broschüren, Angebote, technische Unterlagen oder Datenschutzhinweise – direkt zur Signaturanfrage hinzugefügt werden, ohne dass hierfür zusätzliche Unterschriften erforderlich sind.

Alle Empfänger erhalten die vollständige Dokumentation in einer einzigen Anfrage. Dadurch entfallen separate E-Mails und das Risiko, dass wichtige Informationen fehlen oder unterschiedliche Versionen versendet werden, wird deutlich reduziert.

Die Vorteile im Überblick:

• standardisierte Inhalte für jeden Genehmigungs- und Signaturworkflow;
• alle Beteiligten erhalten dieselben Unterlagen;
• bessere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen;
• weniger manuelle Arbeit und geringeres Fehlerrisiko;
• höhere Nachvollziehbarkeit des gesamten Dokumentenprozesses.

Interne Genehmigungen vor der Signatur

In vielen Fällen muss ein Dokument geprüft werden, bevor es zur Unterzeichnung versendet wird.

Mit der Genehmiger-Funktion integriert DeepSign eine interne Genehmigungsphase direkt in den Workflow.

Ein Vertrag kann beispielsweise:

• vom Vertriebsleiter geprüft werden;
• von der Rechtsabteilung freigegeben werden;
• von der Geschäftsleitung bestätigt werden;
• anschliessend automatisch an die Unterzeichnenden gesendet werden.

So können Unternehmen ihre Genehmigungsprozesse standardisieren und gleichzeitig das Risiko vermeiden, dass nicht freigegebene Dokumente zur Unterschrift versendet werden.

Signaturstufen mit Standardeinstellungen standardisieren

Zur Standardisierung von Genehmigungs- und Signaturprozessen gehört auch, sicherzustellen, dass Dokumente mit der richtigen Signaturstufe und im entsprechenden rechtlichen Rahmen unterzeichnet werden.

Mit DeepSign können Unternehmen einen Standard-Signaturtyp festlegen und zwischen der Einfachen Elektronischen Signatur (SES), der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur (AES) und der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) wählen. Darüber hinaus lässt sich der standardmässige Rechtsrahmen definieren – ZertES für die Schweiz oder eIDAS für die Europäische Union.

Mit diesen Einstellungen können wiederkehrende Signaturprozesse an die betrieblichen und regulatorischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Anstatt Benutzer bei jeder Signaturanfrage den Signaturtyp und den geltenden Rechtsrahmen auswählen zu lassen, wendet DeepSign die bevorzugte Konfiguration automatisch an.

Dadurch können Unternehmen:

• den manuellen Konfigurationsaufwand reduzieren;
• das Risiko minimieren, eine ungeeignete Signaturstufe auszuwählen;
• eine höhere Konsistenz zwischen Abteilungen gewährleisten;
• wiederkehrende Signaturanfragen schneller vorbereiten;
• Workflows an interne Compliance-Richtlinien anpassen.

Standard-Signatureinstellungen sind besonders hilfreich für Unternehmen, die regelmässig ähnliche Dokumente verarbeiten, beispielsweise Arbeitsverträge, Lieferantenvereinbarungen, Kundenverträge oder Dokumente mit spezifischen regulatorischen Anforderungen.

Eine feste Reihenfolge für Signaturen definieren

Nicht alle Unterzeichnenden müssen ein Dokument gleichzeitig erhalten.

Mit der Funktion Signier-Reihenfolge lässt sich eine eindeutige Reihenfolge für den Signaturprozess festlegen. Jeder Empfänger erhält die Signaturanfrage automatisch erst dann, wenn der vorherige Unterzeichnende seine Signatur abgeschlossen hat.

Diese Funktion eignet sich besonders für:

• Geschäftsverträge;
• HR-Dokumente;
• Finanzunterlagen;
• Corporate-Governance-Prozesse.

Das Ergebnis ist ein vollständig automatisierter Workflow, der den internen Richtlinien und Genehmigungsprozessen entspricht.

PDF-Formulare ausfüllen und in einem einzigen Workflow unterschreiben

Viele Dokumente erfordern sowohl das Ausfüllen von Daten als auch eine elektronische Signatur.

Mit der Formularfunktion können Benutzer PDF-Formulare direkt ausfüllen und das Dokument innerhalb desselben Workflows unterschreiben.

Dadurch entfällt die Notwendigkeit:

• die Datei herunterzuladen;
• sie manuell auszufüllen;
• sie zu speichern;
• sie erneut für die Signatur hochzuladen.

Der gesamte Vorgang wird online innerhalb weniger Minuten abgeschlossen. Das verbessert die Benutzerfreundlichkeit und reduziert gleichzeitig Fehler.

Stapelsignatur: mehrere Dokumente mit nur einem Klick unterschreiben

Müssen zahlreiche Dokumente unterschrieben werden, wird das wiederholte Ausführen derselben Schritte schnell zu einem erheblichen Zeitaufwand.

Mit der Funktion Stapelsignatur können mehrere Dokumente gleichzeitig ausgewählt und mit nur einem Klick sowie einer einzigen Authentifizierung unterschrieben werden.

Diese Funktion eignet sich insbesondere für:

• Personalabteilungen;
• Verwaltungsteams;
• Einkaufsabteilungen;
• Kanzleien und Beratungsunternehmen;
• Unternehmen mit hohem Unterschriftenvolumen.

Stapelsignatur reduziert den Zeitaufwand für Signaturen erheblich, steigert die Produktivität der Benutzer und vereinfacht die Verwaltung wiederkehrender Dokumentenprozesse.

Integrationen zur Standardisierung des gesamten Dokumentenworkflows

Damit Genehmigungs- und Signaturprozesse wirklich automatisiert werden können, muss sich die Plattform für elektronische Signaturen nahtlos in die bereits eingesetzten Unternehmensanwendungen integrieren.

DeepSign bietet Integrationen, mit denen sich elektronische Signaturen direkt in bestehende Workflows einbinden lassen. Dadurch werden manuelle Arbeitsschritte, doppelte Tätigkeiten und unnötige Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen vermieden.

Zu den wichtigsten Integrationen gehören:

• Abacus ERP, um Signaturprozesse direkt aus dem ERP-System zu starten und zu verwalten;
• DocuWare, um Dokumente zur Signatur zu versenden und anschliessend automatisch im Dokumentenmanagement-System zu archivieren;
• Microsoft Power Automate, um Genehmigungs- und Signaturworkflows durch die Anbindung an Microsoft-Anwendungen und -Dienste zu automatisieren;
• Microsoft Dynamics 365, um DeepSign in Vertriebs- und Verwaltungsprozesse zu integrieren und Dokumente direkt innerhalb der Plattform zu erstellen, zu versenden und elektronisch zu unterzeichnen, ohne den Arbeitsablauf zu unterbrechen.

Dank dieser Integrationen wird die elektronische Signatur zu einem natürlichen Bestandteil der Geschäftsprozesse. Unternehmen profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten, weniger Fehlern und einer effizienteren Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.

Eine vollständige Übersicht aller verfügbaren Integrationen finden Sie auf der Seite DeepSign Integrationen. Dort finden Sie die komplette Liste der unterstützten Lösungen, darunter Microsoft 365, Word, Excel, Outlook, SharePoint, Google Drive, Gmail, Power Automate, Microsoft Dynamics 365, DocuWare und viele weitere.

DeepSign: weit mehr als eine Plattform für elektronische Signaturen

Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse standardisieren möchten, benötigen mehr als nur eine Lösung zum elektronischen Unterzeichnen von PDF-Dokumenten. Sie benötigen eine Plattform, die den gesamten Dokumentenworkflow steuert und automatisiert.

Mit Funktionen wie:

• automatischen Erinnerungen,
• Unterzeichnergruppen und Beobachtergruppen,
• internen Genehmigungen,
• einer frei definierbaren Signierreihenfolge,
• dem direkten Ausfüllen und Unterzeichnen von PDF-Formularen
• Stapelsignaturen sowie
• Integrationen in ERP-Systeme und bestehende Unternehmenssoftware

macht DeepSign elektronische Signaturen zu einem vollständig automatisierten Prozess, der Bearbeitungszeiten verkürzt, wiederkehrende manuelle Aufgaben reduziert und Fehler minimiert.

Fazit

Wenn Ihr Ziel darin besteht, Genehmigungs- und Signaturprozesse zu standardisieren, bietet DeepSign weit mehr als eine herkömmliche Software für elektronische Signaturen.

Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, wiederkehrende Workflows zu automatisieren, Genehmigungsregeln und Signier-Reihenfolgen festzulegen, elektronische Signaturen in ERP- und Dokumentenmanagement-Systeme zu integrieren und jede Phase des Genehmigungs- und Signaturprozesses sicher, effizient und regelkonform zu verwalten.

Für Unternehmen, die die digitale Transformation ihrer Dokumentenprozesse vorantreiben möchten, bietet DeepSign eine umfassende Lösung, um den gesamten Genehmigungs- und Signaturprozess zu digitalisieren, zu standardisieren und zu automatisieren.