Comment remplacer les processus de signature sur papier par la signature électronique

Digitaliser les processus papier : par où commencer ?

Dans de nombreuses organisations, les documents sont déjà créés sous forme numérique, mais passent au papier dès qu’ils doivent être approuvés ou signés. Un contrat est préparé numériquement, imprimé, signé à la main, éventuellement envoyé par courrier, numérisé, puis finalement archivé à nouveau sous forme numérique.

La signature électronique permet d’éviter cette rupture en maintenant le document au format numérique tout au long du processus.

La digitalisation permet ainsi d’améliorer l’ensemble du cycle de vie du document, et pas uniquement le moment où la signature est apposée.

Comme l’explique également l’article DeepSign consacré aux avantages des signatures numériques pour les entreprises, la suppression des étapes manuelles peut réduire les délais de traitement, les coûts administratifs et la consommation de papier.

Passer progressivement du papier à la signature électronique

L’un des principaux freins à la digitalisation est l’idée qu’il faut remplacer simultanément les logiciels, les procédures et les systèmes de l’entreprise.

Dans la pratique, une approche progressive est souvent plus adaptée.

1. Identifier un processus papier simple et fréquent

La première étape consiste à identifier un processus fréquent qui implique des tâches manuelles répétitives. Les cas d’utilisation de la clientèle DeepSign montrent qu’il est possible de commencer par des processus très différents : Migros Ostschweiz et PHBern, par exemple, ont digitalisé la signature des contrats de travail, tandis que la Ville d’Illnau-Effretikon utilise DeepSign pour signer électroniquement des contrats et des décisions administratives. D’autres administrations utilisent la solution pour des documents tels que des procès-verbaux, des demandes et des décisions.

Commencer par un cas d’utilisation bien défini permet d’introduire la signature électronique sans devoir modifier immédiatement toute l’infrastructure, puis de l’étendre progressivement à d’autres processus.

2. Choisir le niveau de signature approprié

Tous les documents ne nécessitent pas le même niveau de signature électronique.

En Suisse, il existe différents niveaux de signature électronique. Le choix dépend du document, des exigences de forme applicables et du niveau de preuve nécessaire. La copie numérisée d’un document signé à la main n’est pas nécessairement équivalente à l’original signé et peut ne pas satisfaire aux exigences de forme applicables. Lorsque la forme écrite est requise, la signature électronique qualifiée (SEQ), dans les conditions prévues à l’art. 14, al. 2bis du Code des obligations, est assimilée à la signature manuscrite.

Avant de digitaliser un processus, il est donc important de déterminer quel niveau de signature convient aux documents concernés. Pour approfondir les différences, consultez le guide DeepSign consacré aux signatures électroniques avancées et qualifiées.

3. Digitaliser d’abord, intégrer ensuite

Dans un premier temps, l’impression, la signature manuscrite, la numérisation et l’envoi postal peuvent être remplacés par un processus électronique, tout en conservant le reste du workflow existant.

Une fois le nouveau processus établi, la signature électronique peut être connectée aux systèmes déjà utilisés pour créer, gérer et archiver les documents. La digitalisation peut ainsi progresser par étapes, sans nécessiter une transformation complète dès le départ.

Quelles fonctionnalités une solution de signature électronique doit-elle offrir pour digitaliser les processus papier ?

Pour une organisation qui dépend encore fortement du papier, il est important de choisir une solution qui facilite le premier passage à la signature électronique et puisse accompagner les étapes suivantes de la digitalisation.

Parmi les principales caractéristiques à prendre en compte :

• facilité d’adoption, pour démarrer sans projet informatique complexe
• différents niveaux de signature et méthodes d’identification numérique, en fonction du document et des exigences applicables
• traçabilité, pour suivre le statut des documents et gérer plusieurs personnes signataires
• utilisation sur ordinateur et appareils mobiles, afin de permettre la signature à distance
• intégration avec les systèmes existants, tels que les DMS, ERP, CRM et applications spécialisées
• API et possibilités d’automatisation, pour développer ultérieurement les workflows numériques
• sécurité, protection des données et conformité, en fonction du contexte dans lequel l’organisation évolue

Ces fonctionnalités permettent d’intégrer la signature électronique aux processus existants puis, avec le temps, de l’étendre à de nouveaux workflows, systèmes et niveaux d’automatisation.

De la digitalisation à l’automatisation : le rôle des API

Éliminer le papier constitue une première étape. Une fois le processus digitalisé, il est possible de réduire davantage les tâches manuelles en connectant la signature électronique aux systèmes de l’entreprise.

Les API permettent aux applications de communiquer directement avec une plateforme de signature électronique. Par exemple, un contrat peut être généré dans un CRM, envoyé automatiquement pour signature puis, une fois signé, archivé et enregistré à nouveau dans le système sans devoir transférer manuellement le document entre différentes applications.

Même une organisation qui souhaite dans un premier temps simplement supprimer les impressions et les numérisations devrait donc vérifier si la solution choisie propose des API et des possibilités d’intégration. Ces fonctionnalités ne sont peut-être pas nécessaires lors de la première phase, mais elles gagnent en importance à mesure que d’autres processus sont digitalisés.

DeepSign met à disposition des API permettant d’intégrer les signatures électroniques aux applications et aux workflows de l’entreprise, en complément des intégrations déjà disponibles avec différents systèmes.

Efficacité et durabilité : quels bénéfices peut-on mesurer ?

La digitalisation des processus papier peut réduire le temps nécessaire pour obtenir une signature, ainsi que les tâches administratives liées à la gestion physique des documents.

Pour mesurer les résultats, il est possible de comparer, avant et après la digitalisation, des indicateurs tels que :

• le délai moyen entre l’envoi et la signature ;
• le nombre d’étapes manuelles par document ;
• la quantité de papier utilisée ;
• le nombre d’envois postaux.

Ces indicateurs permettent également d’évaluer l’impact environnemental du changement. Une signature électronique n’entraîne pas automatiquement une réduction déterminée des émissions de CO₂ : l’impact réel dépend du processus remplacé. Réduire ou supprimer l’impression, la consommation de papier, les envois postaux et l’archivage physique permet toutefois de diminuer concrètement les ressources nécessaires à la gestion documentaire.

Les points à prendre en compte dans l’administration publique suisse

Les principes décrits jusqu’ici s’appliquent aussi bien aux entreprises privées qu’aux organisations publiques. Dans l’administration publique suisse, la digitalisation de certaines procédures peut toutefois nécessiter une attention particulière au cadre juridique, à la protection des données, à l’identification des personnes signataires et à l’intégration avec les systèmes administratifs existants.

Outre la signature électronique, le sceau électronique revêt une importance particulière pour les organismes publics. Alors que la signature est associée à une personne physique, le sceau permet d’attester qu’un document provient d’une organisation déterminée et d’en garantir l’intégrité. Il est donc particulièrement adapté aux documents émis par les administrations, tels que les certificats, communications, décisions, procès-verbaux ou autorisations.

En Suisse, plus de 200 villes et communes utilisent déjà des sceaux numériques pour leurs certificats et communications, notamment Zurich, Zoug, Thoune, Bâle, Illnau-Effretikon, Orpund, Küsnacht et Rafz. La Ville de Zurich, par exemple, utilise DeepSign pour signer des contrats et des documents juridiques, ainsi que des sceaux électroniques dans le processus des comptes fournisseurs et pour l’archivage. Des sceaux personnalisés pour les différents services garantissent également l’origine et l’intégrité des documents et permettent de sceller et d’archiver des millions de documents.

DeepSign est une solution suisse qui prend en charge les signatures électroniques simples, avancées et qualifiées, ainsi que les sceaux électroniques. Elle est également déjà intégrée à des solutions utilisées dans le secteur public suisse, notamment Abacus, innosolv et CMI, ce qui permet aux administrations d’intégrer directement la signature et le sceau électroniques dans leurs systèmes et processus existants.

Checklist pour choisir une solution de signature électronique

Avant de choisir une solution, il est utile de vérifier quelques points essentiels :

• Prend-elle en charge les niveaux de signature et les méthodes d’identification nécessaires ?
• Répond-elle aux exigences applicables en matière de sécurité, de protection des données et de conformité ?
• S’intègre-t-elle aux systèmes déjà utilisés, tels que les DMS, ERP et CRM ?
• Dispose-t-elle d’API permettant d’automatiser les processus ?
• Peut-elle être introduite progressivement et étendue à d’autres cas d’utilisation ?
• Permet-elle de suivre les processus et de mesurer les bénéfices de la digitalisation ?

L’objectif est de choisir une solution adaptée aux besoins actuels et capable d’accompagner l’évolution des processus numériques.

Conclusion : du papier à des processus entièrement numériques

Le passage du papier à la signature électronique peut se faire progressivement, en commençant par les workflows les plus adaptés et en réduisant peu à peu les impressions, les numérisations et les envois postaux. Les résultats obtenus peuvent ensuite guider l’extension de la digitalisation à d’autres processus.

Dans cette perspective, il est utile de choisir une plateforme capable d’accompagner également les étapes suivantes. Différents niveaux de signature, des intégrations avec les systèmes existants et la disponibilité d’API permettent d’évoluer vers des workflows toujours plus intégrés et automatisés.

La signature électronique s’inscrit ainsi dans une démarche de digitalisation plus large. Elle simplifie la gestion quotidienne des documents et crée les conditions nécessaires pour rendre progressivement les processus plus efficaces et plus automatisés.