Comment intégrer la signature électronique dans les systèmes et processus d’entreprise

Pourquoi intégrer la signature électronique dans les systèmes existants

Lorsqu’une entreprise introduit la signature électronique, l’une des premières questions à se poser est la suivante : où est créé le document qui doit être signé ?

Un contrat de travail peut être généré à partir des données disponibles dans l’ERP ou le système RH. Un accord commercial peut être créé dans le CRM. Un procès-verbal peut se trouver dans SharePoint, tandis qu’un contrat finalisé doit être archivé dans le DMS ou associé au dossier correspondant.

Si, dans chacun de ces cas, le document doit être téléchargé, chargé manuellement sur une plateforme de signature, puis replacé dans son système d’origine, le processus reste fragmenté.

L’intégration de la signature électronique permet au contraire d’inscrire la signature dans le flux de travail existant. Le processus peut ainsi suivre une séquence continue :

1. Événement métier
2. Génération du document
3. Demande de signature
4. Signature
5. Mise à jour du statut
6. Archivage

La plateforme de signature peut ainsi communiquer avec des ERP, CRM, systèmes de gestion documentaire (DMS), Microsoft 365, SharePoint, plateformes BPM et de gestion des workflows, portails clients, systèmes de gestion de projet, outils de ticketing et solutions de génération automatique de documents.

C’est pourquoi, lors du choix d’une solution de signature électronique, les possibilités d’intégration constituent un critère aussi important que les fonctionnalités de signature elles-mêmes.

Intégrations natives, API et intégrations personnalisées

Toutes les entreprises ne disposent pas de la même infrastructure informatique. Il n’existe donc pas un modèle d’intégration unique adapté à toutes les situations. De manière générale, il est utile de distinguer les intégrations natives, les API et les développements personnalisés.

Intégrations natives

Les intégrations natives ou préconfigurées relient la plateforme de signature électronique à des logiciels largement utilisés sur le marché. Elles sont particulièrement utiles lorsqu’une organisation utilise des applications standard et souhaite introduire la signature sans devoir développer la connexion de A à Z.

Un connecteur avec un ERP, un CRM ou un DMS peut, par exemple, permettre de lancer une demande de signature directement depuis l’application et de réintégrer automatiquement le document finalisé dans le système.

Intégration via API

Les API de signature électronique offrent davantage de flexibilité. Elles sont particulièrement importantes pour les entreprises qui utilisent des applications propriétaires, des portails clients, des logiciels métiers ou des processus spécifiques.

Grâce à une API, une application peut envoyer automatiquement un document à signer, définir les signataires, vérifier le statut de la procédure et poursuivre le processus une fois toutes les signatures nécessaires recueillies.

Intégrations personnalisées

Dans les écosystèmes informatiques plus complexes, il peut être nécessaire de combiner des API, des automatisations et des composants développés sur mesure.

C’est pourquoi évaluer une plateforme uniquement en fonction du nombre d’intégrations répertoriées peut être trompeur. La question la plus pertinente est plutôt la suivante : le modèle d’intégration permet-il de mettre en œuvre le processus métier dont nous avons réellement besoin ?

Intégrer la signature électronique aux ERP et CRM

Les ERP et CRM contiennent souvent précisément les informations et les événements à l’origine d’un document à signer.

Prenons l’exemple de l’engagement d’un nouveau collaborateur. Les données saisies dans l’ERP ou le système RH peuvent être utilisées pour générer automatiquement le contrat de travail. Après l’approbation interne, le document peut être envoyé pour signature puis, une fois le processus terminé, archivé dans le dossier du collaborateur, avec la mise à jour correspondante du statut.

Dans le CRM, la logique est similaire. Le passage d’une opportunité commerciale à une étape déterminée peut déclencher la génération d’un contrat à partir des données déjà disponibles et lancer la demande de signature. Une fois le processus terminé, le CRM peut enregistrer automatiquement que l’accord a été signé.

Cette logique peut être appliquée à des systèmes tels que Salesforce, HubSpot ou Microsoft Dynamics 365 au moyen de connecteurs existants ou d’API, en fonction de l’environnement et du processus à mettre en œuvre.

Pour les entreprises et organisations suisses, l’intégration avec Abacus, l’ERP le plus répandu sur le marché national, revêt également une importance particulière.

Le cas d’OBT AG montre concrètement comment la signature électronique peut s’intégrer dans cet écosystème. Cette entreprise de conseil, qui compte 11 sites et environ 550 collaborateurs, a introduit DeepSign comme solution intégrée à Abacus afin d’uniformiser et d’optimiser ses processus de signature. Quelques mois seulement après son introduction, 60 % des collaborateurs utilisaient déjà DeepSign. OBT a également souligné la facilité d’utilisation de la solution dans l’environnement Abacus et prévoit d’étendre encore davantage l’intégration dans ses systèmes.

L’avantage va donc au-delà de la simple possibilité de signer numériquement : la signature s’intègre au processus métier précisément là où elle est nécessaire.

Microsoft 365, SharePoint et DMS : signer sans interrompre le flux documentaire

De nombreuses organisations travaillent quotidiennement dans Microsoft 365, SharePoint ou des systèmes de gestion documentaire. Dans ces environnements, l’intégration de la signature électronique permet au document de rester dans le flux où il est déjà géré.

Un document présent dans SharePoint ou dans un DMS peut, par exemple, être envoyé pour signature puis, une fois le processus terminé, archivé automatiquement dans le dossier ou le répertoire approprié.

Le même principe peut être appliqué à des systèmes DMS tels que DocuWare. Dans des environnements Microsoft plus complexes, des outils comme Microsoft Power Automate permettent également de relier la signature à des événements et à des actions provenant de différentes applications.

Il en résulte un processus documentaire plus fluide, avec moins de tâches répétitives et un risque réduit que le document signé soit archivé au mauvais endroit ou reste en dehors du système prévu.

Automatiser les processus de signature à partir d’un événement déclencheur spécifique

L’intégration ne concerne pas uniquement le transfert de documents d’un système à l’autre. Elle peut également porter sur ce qui doit se produire avant et après la signature.

Un événement déclencheur spécifique peut devenir le point de départ d’une séquence automatisée. L’approbation interne d’un contrat peut lancer la demande de signature. La signature de la dernière personne impliquée peut mettre à jour le statut du dossier. Le document finalisé peut être archivé automatiquement et son arrivée peut déclencher l’étape suivante.

Il n’est ainsi plus nécessaire qu’une personne vérifie régulièrement le statut de la demande pour déterminer quand lancer l’étape suivante.

Intégrer la signature électronique aux portails clients et aux applications

Dans certains processus, la signature doit faire partie intégrante de l’expérience numérique proposée au client.

C’est notamment le cas des portails d’assurance, des services financiers, des processus d’onboarding numérique, des plateformes pour fiduciaires ou des applications SaaS. L’utilisateur est déjà en train d’effectuer un processus au sein d’une application et devrait pouvoir aller jusqu’à la signature sans devoir passer par des procédures distinctes.

Dans ces scénarios, la disponibilité d’API et d’options d’intégration flexibles est particulièrement importante.

Le cas de Revio, logiciel suisse leader dans le domaine de la révision comptable, montre concrètement comment DeepSign peut s’intégrer dans une application tierce. Le réviseur prépare le rapport et la documentation financière directement dans Revio. DeepSign intervient dans le processus lorsque le rapport doit être signé au moyen d’une signature électronique qualifiée. Une fois la signature terminée, le document est automatiquement réenregistré dans le dossier du client dans Revio.

La signature vient ainsi compléter un processus numérique déjà commencé dans l’application de révision, sans obliger le professionnel à mettre en place un flux parallèle.

De la génération du document à la signature et à l’archivage

De nombreux processus de signature commencent avant même la création du document.

Les données disponibles dans un ERP, un CRM ou un autre système d’entreprise peuvent être utilisées pour remplir automatiquement un modèle. Le contrat ainsi généré peut passer par une approbation interne, être envoyé aux signataires puis, une fois finalisé, être réintégré dans le système approprié.

Cette logique peut être appliquée aux contrats de travail, offres commerciales, accords avec des fournisseurs, mandats, procès-verbaux et à de nombreux autres documents récurrents.

Quels critères évaluer lorsqu’une intégration personnalisée est nécessaire

Les connecteurs standard peuvent couvrir de nombreux scénarios, mais une organisation qui utilise des applications propriétaires ou des processus spécifiques devrait vérifier dans quelle mesure la plateforme peut réellement être étendue.

Parmi les aspects les plus importants figurent :

• la disponibilité et la qualité des API
• une documentation technique claire et à jour
• l’authentification et la sécurité
• la disponibilité d’environnements de test ou de sandbox
• les webhooks ou autres notifications basées sur des événements
• le support technique pour les projets d’intégration
• la possibilité d’intégrer la signature dans ses propres applications et portails
• la flexibilité dans la création de processus spécifiques

Pour une équipe informatique ou un fournisseur de logiciels, ces éléments peuvent être plus importants que la présence d’un connecteur particulier, car ils déterminent ce qu’il sera possible de développer à long terme.

Intégrer la signature électronique dans l’écosystème logiciel suisse

Pour les organisations suisses, choisir une plateforme de signature électronique signifie également tenir compte de l’environnement technologique dans lequel elle devra fonctionner. La possibilité de se connecter aux logiciels couramment utilisés sur le marché local, la disponibilité de compétences en matière d’implémentation et la flexibilité nécessaire pour s’adapter à différentes architectures informatiques peuvent avoir une influence concrète sur la réussite du projet.

C’est dans ce contexte que s’inscrit DeepSign, une solution suisse de signature électronique conçue pour s’intégrer aux processus et systèmes d’entreprise existants. Les organisations peuvent commencer par des intégrations déjà disponibles avec des solutions telles qu’Abacus ERP, Microsoft Power Automate, Microsoft Dynamics 365 et DocuWare, et choisir l’approche la mieux adaptée à leur environnement. Une vue d’ensemble complète et actualisée est disponible sur la page consacrée aux intégrations DeepSign pour des processus plus fluides.

Lorsqu’un processus nécessite une configuration spécifique, DeepSign peut être intégré via API dans des applications propriétaires, des portails et des workflows développés sur mesure. Les partenaires informatiques et les fournisseurs de logiciels peuvent eux aussi exploiter ces possibilités pour intégrer la signature électronique à leurs propres solutions ou mettre en place des processus dédiés à un secteur spécifique.

Cette flexibilité concerne également le modèle de déploiement. Outre son utilisation dans le cloud, DeepSign est disponible sous forme de solution on-premise pour les organisations qui ont besoin d’un contrôle accru sur leur infrastructure, leurs données et l’intégration avec leurs propres systèmes. Cette possibilité est particulièrement pertinente lorsque des exigences internes, des architectures informatiques ou des politiques de gouvernance nécessitent une solution configurée en fonction des besoins spécifiques de l’organisation.

Il est possible de découvrir les intégrations DeepSign disponibles ou de contacter l’équipe afin d’évaluer une intégration sur mesure.

Conclusion : partir du processus, pas de la plateforme

Pour une entreprise ou un responsable informatique qui évalue une solution de signature électronique, le point de départ devrait être une question concrète : comment la signature électronique doit-elle fonctionner au sein de notre processus ?

Où le document est-il créé ? Quel événement doit déclencher la signature ? Que doit-il se passer une fois les signatures recueillies ? Quels systèmes doivent être mis à jour et où le document doit-il être archivé ?

Les réponses à ces questions permettent de déterminer si une intégration prête à l’emploi suffit ou si des API, des automatisations ou un développement personnalisé sont nécessaires. La plateforme devrait donc être choisie en fonction de sa capacité à s’adapter aux processus et à l’architecture informatique de l’organisation.