Welche digitalen Signatur-Lösungen sind in der Schweiz rechtsgültig und einfach zu bedienen?
Welche digitalen Signatur-Lösungen sind in der Schweiz rechtlich anerkannt und einfach zu bedienen?
Die Wahl einer digitalen Signatur-Lösung in der Schweiz bedeutet heute weit mehr als nur den Ersatz von Papier und Stift. Unternehmen und Organisationen des öffentlichen Sektors benötigen eine Plattform, die Rechtsgültigkeit gewährleistet und gleichzeitig eine intuitive Benutzererfahrung für Mitarbeitende, Kundinnen und Kunden sowie externe Partner bietet.
Ob Arbeitsverträge, Lieferantenvereinbarungen oder andere regulierte Dokumente unterzeichnet werden – die ideale Lösung sollte Prozesse vereinfachen und keine zusätzlichen Hürden schaffen.
Die leistungsfähigsten digitalen Signatur-Plattformen vereinen die Einhaltung der Schweizer Gesetzgebung, hohe Sicherheitsstandards und einen nahtlosen Signaturprozess. So können Dokumente mit wenigen Klicks am Desktop oder auf mobilen Geräten unterzeichnet werden.
Was macht eine digitale Signatur in der Schweiz rechtlich anerkannt?
Nicht jede elektronische Signatur besitzt den gleichen rechtlichen Stellenwert.
In der Schweiz richtet sich die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen nach dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES). Je nach Geschäftsprozess können Organisationen unterschiedliche Signaturarten einsetzen.
| Signaturtyp | Typische Anwendungsfälle | Rechtliche Anerkennung |
| Einfache elektronische Signatur (EES) | Arbeitsverträge, interne Freigaben, Dokumente mit geringem Risiko | Geeignet, wenn keine gesetzliche Formvorschrift besteht |
| Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) | Geschäftsverträge, Beschaffung, B2B-Vereinbarungen | Gewährleistet eine starke Identitätsprüfung und die Integrität des Dokuments |
| Qualifizierte elektronische Signatur (QES) | Dokumente der öffentlichen Verwaltung, gesetzlich geregelte Dokumente | Der handschriftlichen Unterschrift nach Schweizer Recht gleichgestellt |
Jede Signaturart erfüllt unterschiedliche rechtliche und geschäftliche Anforderungen. In unseren ausführlichen Leitfäden zu EES, FES und QES erfahren Sie, wann die jeweilige Signatur eingesetzt werden sollte, welche Rechtswirkung sie entfaltet und welche Lösung sich für Ihren Anwendungsfall am besten eignet.
Benutzerfreundlichkeit ist genauso wichtig wie Compliance
Rechtsgültigkeit allein reicht nicht aus.
Wenn Nutzerinnen und Nutzer Schwierigkeiten haben, den Signaturprozess abzuschliessen, sinkt die Akzeptanz, Vertragsabschlüsse verzögern sich und Geschäftsprozesse werden weniger effizient.
Mit einer benutzerfreundlichen Plattform für digitale Signaturen können Sie:
- Dokumente unterzeichnen, ohne Software installieren zu müssen
- Signaturen von jedem Gerät aus durchführen
- während des Signaturprozesses klare Anweisungen erhalten
- ihre Identität schnell und sicher prüfen
- den Signaturstatus in Echtzeit verfolgen
- den gesamten Prozess innerhalb weniger Minuten abschliessen
Je einfacher der Signaturprozess, desto schneller werden Verträge abgeschlossen und desto höher ist die Zufriedenheit der Nutzerinnen und Nutzer.
Wichtige Kriterien bei der Bewertung digitaler Signatur-Lösungen
Bei der Auswahl einer digitalen Signatur-Lösung sollten Organisationen weit mehr als nur die rechtliche Compliance berücksichtigen.
| Bewertungskriterium | Warum es wichtig ist |
| Schweizer Rechtskonformität (ZertES) | Gewährleistet rechtsgültige Signaturen, wenn diese gesetzlich erforderlich sind |
| eIDAS-Kompatibilität | Erleichtert grenzüberschreitende Geschäftsprozesse innerhalb Europas |
| Benutzerfreundlichkeit | Reduziert abgebrochene Signaturprozesse |
| Mobiles Signieren | Unterstützt mobiles Arbeiten und erhöht den Komfort für Nutzerinnen und Nutzer |
| Identitätsprüfung | Stärkt Vertrauen und gewährleistet eine sichere Authentifizierung der Unterzeichnenden |
| Audit Trail | Dokumentiert nachvollziehbar, wer wann und wie unterzeichnet hat |
| Sicherheitszertifizierungen | Unterstützt Corporate Governance und Compliance |
| API-Integrationen | Ermöglicht die Anbindung an HR-, CRM- und ERP-Systeme |
| Integrationen mit Business-Anwendungen (Microsoft 365, Google Workspace) | Vereinfacht das Signieren direkt in den Geschäftsanwendungen |
| Optionen für die Datenspeicherung | Unterstützt Anforderungen an Datensouveränität und Datenresidenz |
Organisationen sollten all diese Kriterien bewerten, anstatt sich ausschliesslich auf die rechtliche Konformität zu konzentrieren.
Warum Schweizer Organisationen zunehmend auf All-in-One-Plattformen setzen
Moderne Organisationen erwarten heute weit mehr als eine Lösung, mit der sich Dokumente lediglich unterschreiben lassen.
Organisationen aus der Privatwirtschaft und dem öffentlichen Sektor suchen zunehmend nach Plattformen, die Folgendes miteinander verbinden:
- Digitale Signaturen
- Identitätsprüfung
- Sichere Dokumenten-Workflows
- Revisionssichere Nachweise
- Sicherheit auf Enterprise-Niveau
- Einfache Integration in bestehende Geschäftsanwendungen
Dadurch lassen sich administrative Prozesse vereinfachen und gleichzeitig Sicherheit sowie regulatorische Compliance verbessern.
Wie DeepSign diese Anforderungen erfüllt
DeepSign wurde entwickelt, um Organisationen dabei zu unterstützen, Rechtskonformität mit einer herausragenden Benutzererfahrung zu verbinden.
Die Plattform unterstützt einfache (EES), fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) und ermöglicht Organisationen, für jedes Dokument und jede regulatorische Anforderung die passende Signaturstufe auszuwählen.
Im Gegensatz zu vielen anderen digitalen Signatur-Lösungen umfasst DeepSign eine integrierte Identitätsprüfung ohne zusätzliche Kosten. Dadurch bleibt der Signaturprozess durchgängig und unterbrechungsfrei, externe Identitätsprüfungen entfallen und potenzielle Kostenbarrieren für Unterzeichnende werden vermieden. Das erleichtert die Einführung digitaler Signaturen und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist das flexible Preismodell. Organisationen können zwischen Pay-per-Use für gelegentliche Signaturen oder Signaturpaketen für einen grösseren Bedarf wählen. Dadurch eignet sich DeepSign gleichermassen für KMU, Grossunternehmen und Organisationen des öffentlichen Sektors mit unterschiedlichen Anforderungen.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
| Funktion | Mehrwert |
| Unterstützung von EES, FES und QES | Ermöglicht die Wahl des passenden rechtlichen Sicherheitsniveaus für jedes Dokument. |
| Kostenlose integrierte Identitätsprüfung | Senkt die Kosten und stärkt gleichzeitig Vertrauen und Compliance. |
| Signaturstatus in Echtzeit | Ermöglicht die Nachverfolgung jedes Schritts im Signaturprozess und beschleunigt den Abschluss von Vereinbarungen. |
| Signieren im Browser und auf mobilen Geräten | Ermöglicht eine sichere elektronische Signatur von jedem Gerät aus, ganz ohne Softwareinstallation. |
| Pay-per-Use oder Signaturpakete | Bietet Pay-per-Use sowie Signaturpakete, passend zu Ihrem Bedarf. |
| Schweizer und europäische Rechtskonformität | Unterstützt rechtskonformes digitales Signieren nach ZertES und eIDAS. |
Anstatt den Signaturprozess unnötig komplex zu gestalten, konzentriert sich DeepSign darauf, rechtskonformes digitales Signieren für interne Mitarbeitende ebenso wie für externe Kundinnen und Kunden einfach und effizient zu gestalten.
Checkliste: So wählen Sie die richtige digitale Signatur-Lösung
Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Entspricht die Lösung den Anforderungen von ZertES?
- Unterstützt sie auch die eIDAS-Anforderungen für grenzüberschreitende Geschäftsprozesse in Europa?
- Welche Signaturarten (EES, FES und QES) werden unterstützt?
- Können Dokumente ohne Softwareinstallation unterzeichnet werden?
- Ist der Signaturprozess auf Desktop und mobilen Geräten intuitiv?
- Ist die Identitätsprüfung integriert oder fallen dafür zusätzliche Kosten an?
- Lässt sich das Preismodell mit Pay-per-Use oder Signaturpaketen an Ihren Bedarf anpassen?
- Wird jede Signatur durch einen vollständigen Audit Trail dokumentiert?
- Lässt sich die Lösung in bestehende HR-, CRM- oder ERP-Systeme integrieren?
- Erfüllt der Anbieter die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen Ihrer Organisation?
Auf einen Blick: Auswahlkriterien
| Anforderung | Worauf Sie achten sollten |
| Rechtsgültigkeit | ZertES-konforme Signaturarten |
| Benutzerfreundlichkeit | Schneller und intuitiver Signaturprozess |
| Sicherheit | Identitätsprüfung und Audit Trail |
| Flexibilität | Unterstützung von SES, AES und QES |
| Integration | APIs und Workflow-Automatisierung |
| Skalierbarkeit | Geeignet für KMU und Grossunternehmen |
Fragen und Antworten
Welche digitale Signatur ist in der Schweiz rechtlich anerkannt?
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist nach ZertES der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, sofern das Gesetz die Schriftform verlangt. Je nach Anwendungsfall können jedoch auch EES oder FES ausreichend sein.
Ist eine qualifizierte elektronische Signatur immer erforderlich?
Nein. Viele Geschäftsdokumente können mit einer einfachen oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur unterzeichnet werden. Welche Signaturart erforderlich ist, hängt von den rechtlichen Anforderungen und dem jeweiligen Anwendungsfall ab.
Können Dokumente ohne Softwareinstallation unterzeichnet werden?
Ja. Moderne cloudbasierte Signatur-Lösungen ermöglichen es, Dokumente sicher direkt im Webbrowser zu prüfen und zu unterzeichnen – sowohl am Desktop als auch auf mobilen Geräten.
Ist die Identitätsprüfung bei jeder digitalen Signatur-Lösung inbegriffen?
Nein. Einige Anbieter nutzen externe Identitätsprüfungsdienste oder verlangen zusätzliche Gebühren für die Identitätsprüfung. Dadurch kann der Signaturprozess unterbrochen werden und die Akzeptanz sinken, insbesondere wenn Unterzeichnende selbst für die Identitätsprüfung bezahlen müssen. Eine integrierte Identitätsprüfung sorgt für einen nahtlosen und benutzerfreundlichen Signaturprozess.
Lässt sich die Preisgestaltung an den tatsächlichen Bedarf anpassen?
Ja. Einige Anbieter bieten flexible Preismodelle an, beispielsweise Pay-per-Use für gelegentliche Signaturen oder Signaturpakete für grösseren Bedarf. So können Organisationen ihre Kosten am tatsächlichen Nutzungsumfang ausrichten, anstatt an feste Abonnements gebunden zu sein.
Worauf sollten Organisationen bei der Auswahl eines Anbieters für digitale Signaturen achten?
Neben der Rechtskonformität sollten Organisationen insbesondere auf Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Identitätsprüfung, Audit Trails, Integrationsmöglichkeiten sowie die Unterstützung der Schweizer Compliance-Anforderungen achten.
