Warum setzen Behörden auf digitale Signaturen?
Von schnelleren Genehmigungsprozessen bis hin zu geringeren Verwaltungskosten: Digitale Signaturen helfen Behörden dabei, ihre täglichen Abläufe zu modernisieren.
Reale Annahmen aus dem Verwaltungsalltag
Für unseren Vergleich stützen wir uns auf konkrete Annahmen, die sich am Arbeitsalltag im öffentlichen Sektor orientieren. Dabei gehen wir von einem einfachen Signaturprozess aus, bei dem eine externe Person zum Unterschreiben eingeladen wird. Grundlage ist der Median-Bruttolohn eines*einer Angestellten in der Schweiz: Laut dem Bundesamt für Statistik lag 2024 dieser bei CHF 7092 pro Monat. Bei einer 42-Stunden-Woche und den weiteren Lohnkosten für den Arbeitgeber entspricht das einem Minutenansatz von rund CHF 0.84 – der Einfachheit halber rechnen wir mit CHF 0.80 pro Minute.
| Handschriftliche Signatur | Digitale Signatur | |
| Kosten pro Dokument | CHF 10.00 – 14.00 | CHF 2.00 – 5.00 |
| Zeitaufwand | 10-15 Minuten | weniger als 5 Minuten |
| Porto | Ja | Nein |
| Archivierung | Physisch/Digital | Digital |
| Prozess | Medienbrüche | End-to-end digital |
Der Prozess der handschriftlichen Signatur
In der Praxis ist die handschriftliche Signatur mit mehreren Arbeitsschritten verbunden – nicht nur das reine Unterschreiben zählt. Wir haben folgende Prozessschritte und Zeiten angesetzt:
| Druck des Dokuments | 1 Minuten |
| Vorbereitung & Versand an Empfänger | 3 Minuten |
| Prüfen & Scannen des Dokuments | 3 Minuten |
| Archivierung (physisch oder digital) | 3 Minuten |
| Gesamtzeit | 10 Minuten, was Arbeitskosten von CHF 8.00 bedeutet |
| Dazu kommen: | |
| Druckkosten | CHF 0.30 |
| Versandkosten (hin & zurück) | CHF 2.40 |
| Gesamtkosten pro Dokument mit handschriftlicher Signatur | CHF 10.70 |
Der digitale Prozess: Schnell, einfach, günstig
Dem gegenüber steht die digitale Signatur – konkret die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Hier ist der Prozess weitgehend automatisiert und durchgehend digital:
| Benötigte Arbeitszeit | 2 Minuten, was Arbeitskosten von CHF 1.60 bedeutet |
| Kosten der QES: | CHF 1.10 – CHF 1.80 |
| Gesamtkosten | CHF 3.00 |
Was bedeutet das für den öffentlichen Sektor?
Die Einsparungen sind erheblich: CHF 7.70 pro Dokument bei gleichzeitiger Prozessvereinfachung. Betrachtet man die Vielzahl an Dokumenten, die jährlich in der öffentlichen Verwaltung unterschrieben werden, ergibt sich ein enormes Potenzial:
- Reduzierter Verwaltungsaufwand
- Kürzere Bearbeitungszeiten
- Weniger Medienbrüche
- Bessere Nachvollziehbarkeit und Archivierung
Fazit
Die Einführung digitaler Signaturen im öffentlichen Sektor ist kein Zukunftsprojekt – sie ist eine wirtschaftlich sinnvolle Entscheidung, die bereits heute messbare Vorteile bringt. Die einfache Rechnung zeigt: Digital ist nicht nur moderner, sondern auch klar effizienter.
Fragen und Antworten
Warum sollten öffentliche Verwaltungen auf digitale Signaturen umstellen?
Digitale Signaturen helfen öffentlichen Verwaltungen, Papieraufwand zu reduzieren, Genehmigungsprozesse zu beschleunigen und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu verbessern. Zudem ermöglichen sie sichere, rechtskonforme digitale Workflows, die Zeit und Verwaltungskosten sparen.
Sind digitale Signaturen für Behördendokumente in der Schweiz rechtsgültig?
Ja. Digitale Signaturen sind in der Schweiz rechtlich anerkannt, wenn sie gemäss den geltenden gesetzlichen Anforderungen eingesetzt werden. Je nach Dokumenttyp kann eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich sein, um die formalen Unterschriftserfordernisse zu erfüllen und die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift zu erzielen.
Wie verbessern digitale Signaturen die Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger?
Digitale Signaturen ermöglichen es Bürgerinnen und Bürgern, Formulare auszufüllen und Dokumente aus der Ferne zu unterzeichnen. Dadurch werden persönliche Vorsprachen und papierbasierte Prozesse reduziert. Das führt zu einer schnelleren Leistungserbringung und einer besseren Nutzererfahrung.
Können digitale Signaturen in bestehende Softwarelösungen des öffentlichen Sektors integriert werden?
Ja. Moderne Lösungen für digitale Signaturen lassen sich in bestehende Behördenplattformen und Dokumentenmanagementsysteme integrieren. So können Organisationen ihre Workflows digitalisieren, ohne etablierte Prozesse zu unterbrechen.
