So lassen sich papierbasierte Unterschriftsprozesse durch elektronische Signaturen ersetzen

Papierprozesse digitalisieren: Wo anfangen?

In vielen Organisationen entstehen Dokumente bereits digital, werden aber ausgedruckt, sobald sie genehmigt oder unterschrieben werden müssen. Ein Vertrag wird digital erstellt, ausgedruckt, handschriftlich unterzeichnet, gegebenenfalls per Post verschickt, eingescannt und schliesslich wieder digital archiviert.

Mit der elektronischen Signatur lässt sich dieser Medienbruch vermeiden: Das Dokument bleibt während des gesamten Prozesses digital.

Die Digitalisierung verbessert damit den gesamten Dokumentenprozess und nicht nur den eigentlichen Moment der Unterschrift.

Wie der DeepSign-Beitrag zu den Vorteilen digitaler Signaturen für Unternehmen zeigt, können durch den Wegfall manueller Arbeitsschritte Bearbeitungszeiten, administrativer Aufwand und Papierverbrauch reduziert werden.

Schrittweise von Papier auf elektronische Signaturen umstellen

Eine der grössten Hürden bei der Digitalisierung ist die Annahme, dass Software, Abläufe und Unternehmenssysteme gleichzeitig ersetzt werden müssen.

In der Praxis ist ein schrittweises Vorgehen oft sinnvoller.

1. Einen einfachen und häufig genutzten Papierprozess identifizieren

Der erste Schritt besteht darin, einen häufig genutzten Prozess mit wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten zu identifizieren. Beispiele von DeepSign Kunden zeigen, dass der Einstieg bei ganz unterschiedlichen Prozessen möglich ist: Die Migros Ostschweiz und die PHBern haben beispielsweise die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen digitalisiert. Die Stadt Illnau-Effretikon nutzt DeepSign für die digitale Unterzeichnung von Verträgen und Verfügungen. Andere Verwaltungen setzen die Lösung für Dokumente wie Protokolle, Anträge und Beschlüsse ein.

Mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall lässt sich die elektronische Signatur einführen, ohne sofort die gesamte Infrastruktur anzupassen. Anschliessend kann sie schrittweise auf weitere Prozesse ausgeweitet werden.

2. Die passende Signaturstufe wählen

Nicht jedes Dokument benötigt die gleiche Stufe der elektronischen Signatur.

In der Schweiz gibt es verschiedene Stufen elektronischer Signaturen. Welche davon geeignet ist, hängt vom Dokument, den geltenden Formvorschriften und dem erforderlichen Beweiswert ab. Auch ein Scan eines handschriftlich unterzeichneten Dokuments ist nicht zwingend mit dem unterzeichneten Original gleichzusetzen und erfüllt unter Umständen die geltenden Formvorschriften nicht. Ist die Schriftform vorgeschrieben, ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) unter den Voraussetzungen von Art. 14 Abs. 2bis OR der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt.

Vor der Digitalisierung eines Prozesses sollte deshalb geklärt werden, welche Signaturstufe für die jeweiligen Dokumente erforderlich ist. Weitere Informationen zu den Unterschieden finden sich im DeepSign-Ratgeber zur fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur.

3. Zuerst digitalisieren, später integrieren

In einem ersten Schritt lassen sich Drucken, handschriftliches Unterschreiben, Scannen und der Postversand durch einen elektronischen Prozess ersetzen, während der restliche Workflow weitgehend unverändert bleibt.

Sobald sich der neue Prozess etabliert hat, kann die elektronische Signatur mit den Systemen verbunden werden, die bereits für die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten im Einsatz sind. So lässt sich die Digitalisierung schrittweise vorantreiben, ohne von Anfang an eine vollständige Transformation vorauszusetzen.

Was sollte eine E-Signatur-Lösung für die Digitalisierung von Papierprozessen bieten?

Für eine Organisation, die noch stark mit Papier arbeitet, ist eine Lösung sinnvoll, die einen einfachen Einstieg in die elektronische Signatur ermöglicht und auch die weiteren Digitalisierungsschritte unterstützt.

Zu den wichtigsten Kriterien gehören:

• einfache Einführung, damit der Einstieg ohne komplexes IT-Projekt möglich ist
• verschiedene Signaturstufen und digitale Identifikationsverfahren, passend zum jeweiligen Dokument und den geltenden Anforderungen
• Nachvollziehbarkeit, um den Status von Dokumenten zu verfolgen und mehrere signierende Personen zu verwalten
• Nutzung auf Desktop und mobilen Geräten, damit Dokumente auch ortsunabhängig signiert werden können
• Integration in bestehende Systeme, beispielsweise DMS, ERP, CRM und Fachapplikationen
• APIs und Automatisierungsmöglichkeiten, um digitale Workflows später weiter auszubauen
• Sicherheit, Datenschutz und Compliance, abgestimmt auf das jeweilige organisatorische und regulatorische Umfeld

Diese Funktionen ermöglichen es, elektronische Signaturen in bestehende Prozesse einzubinden und sie mit der Zeit auf weitere Workflows, Systeme und Automatisierungsstufen auszuweiten.

Von der Digitalisierung zur Automatisierung: die Rolle von APIs

Papier zu vermeiden ist der erste Schritt. Sobald ein Prozess digital abläuft, lässt sich der manuelle Aufwand weiter reduzieren, indem die elektronische Signatur mit den bestehenden Unternehmenssystemen verbunden wird.

APIs ermöglichen die direkte Kommunikation zwischen Anwendungen und einer E-Signatur-Plattform. Ein Vertrag kann beispielsweise in einem CRM erstellt, automatisch zur Signatur versendet und nach der Unterzeichnung archiviert sowie wieder im System erfasst werden, ohne dass das Dokument manuell zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen werden muss.

Auch Organisationen, die zunächst lediglich Drucken und Scannen vermeiden möchten, sollten deshalb prüfen, ob eine Lösung APIs und Integrationsmöglichkeiten bietet. In der ersten Phase werden diese Funktionen möglicherweise noch nicht benötigt. Mit der zunehmenden Digitalisierung weiterer Prozesse gewinnen sie jedoch an Bedeutung.

DeepSign stellt APIs zur Verfügung, mit denen elektronische Signaturen in Anwendungen und Unternehmensworkflows integriert werden können. Zusätzlich bestehen bereits Integrationen mit verschiedenen Systemen.

Effizienz und Nachhaltigkeit: Welche Vorteile lassen sich messen?

Die Digitalisierung papierbasierter Prozesse kann sowohl die Zeit bis zur Unterzeichnung als auch den administrativen Aufwand für die physische Dokumentenverwaltung reduzieren.

Um die Ergebnisse zu messen, können vor und nach der Digitalisierung beispielsweise folgende Kennzahlen verglichen werden:

• durchschnittliche Zeit zwischen Versand und Signatur;
• Anzahl manueller Arbeitsschritte pro Dokument;
• Papierverbrauch;
• Anzahl Postsendungen.

Diese Kennzahlen können auch dabei helfen, die Umweltauswirkungen der Umstellung zu beurteilen. Eine elektronische Signatur führt nicht automatisch zu einer bestimmten Reduktion der CO₂-Emissionen – die tatsächliche Wirkung hängt vom ersetzten Prozess ab. Werden Drucken, Papierverbrauch, Postversand und physische Archivierung reduziert oder ganz vermieden, lässt sich der Ressourcenverbrauch bei der Dokumentenverwaltung jedoch konkret senken.

Was es in der Schweizer öffentlichen Verwaltung zu beachten gilt

Die bisher beschriebenen Grundsätze gelten sowohl für private Unternehmen als auch für öffentliche Organisationen. In der Schweizer öffentlichen Verwaltung können bei der Digitalisierung bestimmter Verfahren jedoch zusätzliche Anforderungen eine Rolle spielen, etwa der rechtliche Rahmen, der Datenschutz, die Identifikation der signierenden Personen und die Integration in bestehende Verwaltungssysteme.

Neben der elektronischen Signatur ist für öffentliche Stellen auch das elektronische Siegel besonders relevant. Während eine Signatur einer natürlichen Person zugeordnet ist, bestätigt ein Siegel die Herkunft eines Dokuments von einer bestimmten Organisation und schützt dessen Integrität. Es eignet sich deshalb besonders für Dokumente, die von Behörden ausgestellt werden, beispielsweise Bescheinigungen, Mitteilungen, Entscheide, Protokolle oder Bewilligungen.

In der Schweiz nutzen bereits mehr als 200 Städte und Gemeinden digitale Siegel für Bescheinigungen und Mitteilungen, darunter Zürich, Zug, Thun, Basel, Illnau-Effretikon, Orpund, Küsnacht und Rafz. Die Stadt Zürich beispielsweise nutzt DeepSign für die Signatur von Verträgen und rechtlichen Dokumenten sowie elektronische Siegel im Kreditorenworkflow und bei der Archivierung. Individuelle Siegel für einzelne Dienstabteilungen gewährleisten zudem die Herkunft und Integrität der Dokumente und ermöglichen es, Millionen von Dokumenten zu siegeln und zu archivieren.

DeepSign ist eine Schweizer Lösung, die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen sowie elektronische Siegel unterstützt. DeepSign ist zudem bereits in Lösungen integriert, die im Schweizer öffentlichen Sektor eingesetzt werden, darunter Abacus, innosolv und CMI. Dadurch können Verwaltungen elektronische Signaturen und Siegel direkt in bestehende Systeme und Prozesse einbinden.

Checkliste für die Wahl einer E-Signatur-Lösung

Vor der Wahl einer Lösung lohnt es sich, einige zentrale Punkte zu prüfen:

• Unterstützt die Lösung die benötigten Signaturstufen und Identifikationsverfahren?
• Erfüllt sie die geltenden Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und Compliance?
• Lässt sie sich in bestehende Systeme wie DMS, ERP und CRM integrieren?
• Stehen APIs für die Automatisierung von Prozessen zur Verfügung?
• Kann die Lösung schrittweise eingeführt und auf weitere Anwendungsfälle ausgeweitet werden?
• Lassen sich Prozesse überwachen und die Vorteile der Digitalisierung messen?

Ziel ist eine Lösung, die die heutigen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig die Weiterentwicklung digitaler Prozesse unterstützt.

Fazit: von Papier zu durchgängig digitalen Prozessen

Der Wechsel von Papier zu elektronischen Signaturen kann schrittweise erfolgen. Organisationen können mit geeigneten Workflows beginnen, Drucken, Scannen und Postversand nach und nach reduzieren und die gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um weitere Prozesse zu digitalisieren.

Dabei lohnt es sich, eine Plattform zu wählen, die auch die nächsten Entwicklungsschritte unterstützt. Verschiedene Signaturstufen, Integrationen in bestehende Systeme und verfügbare APIs schaffen die Voraussetzungen für zunehmend integrierte und automatisierte Workflows.

Die elektronische Signatur wird damit Teil einer umfassenderen Digitalisierung. Sie vereinfacht die tägliche Dokumentenverwaltung und schafft die Grundlage dafür, Prozesse schrittweise effizienter und stärker automatisiert zu gestalten.