Fortgeschrittene vs qualifizierte elektronische Signatur: Was ist der Unterschied und wann sollten Sie welche verwenden?

Digitale Signaturen sind längst mehr als nur ein praktisches Hilfsmittel. Sie sind heute ein zentraler Bestandteil moderner Geschäftsprozesse, helfen Unternehmen schneller zu arbeiten, compliant zu bleiben und administrativen Aufwand zu reduzieren.

Gleichzeitig gilt: Nicht alle elektronischen Signaturen bieten das gleiche Mass an Sicherheit oder rechtlicher Verbindlichkeit.

Wenn Sie auf Begriffe wie fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur gestossen sind, fragen Sie sich vielleicht, was genau dahintersteckt und vor allem, welche Lösung für Ihr Unternehmen die richtige ist.

In diesem Artikel erklären wir die Unterschiede einfach und praxisnah, damit Sie für jede Situation die passende Entscheidung treffen können.

Die drei Arten der elektronischen Signatur

Gemäss der eIDAS-Verordnung werden elektronische Signaturen in Europa in drei Arten unterteilt. Jede Art steht für ein unterschiedliches Verhältnis zwischen Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und rechtlicher Verbindlichkeit.

Am einen Ende steht maximale Einfachheit und Geschwindigkeit, am anderen maximale Rechtssicherheit. Die meisten Geschäftsprozesse bewegen sich dazwischen.

In der Praxis gibt es drei Signaturtypen:

• Einfache elektronische Signatur (EES): schnell und unkompliziert, mit geringer rechtlicher Absicherung
  
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): hohe Sicherheit bei gleichzeitig guter Benutzerfreundlichkeit
  
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): maximale rechtliche Verbindlichkeit und Compliance
  

Einfache elektronische Signatur (EES)

Die einfache elektronische Signatur ist die grundlegendste Form der digitalen Unterschrift. Dazu gehören zum Beispiel das Eintippen Ihres Namens, das Hochladen einer eingescannten Unterschrift oder das Anklicken von „Ich stimme zu“.

Durch ihre Einfachheit wird sie vor allem in alltäglichen Geschäftssituationen eingesetzt, in denen das rechtliche Risiko gering ist und Prozesse schnell ablaufen müssen. Sie ermöglicht effizientes Arbeiten ohne zusätzliche Hürden.

Typische Anwendungsfälle sind:

• das Akzeptieren von AGB
  
• interne Dokumente
  
• einfache Vereinbarungen mit geringem Risiko
  

Wenn Sie genauer verstehen möchten, wann diese Art ausreicht und wo ihre Grenzen liegen, finden Sie weitere Informationen in unserem Beitrag zur einfachen elektronischen Signatur im Alltag.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet ein höheres Sicherheitsniveau und sorgt für Nachvollziehbarkeit. Damit eignet sie sich für eine Vielzahl geschäftskritischer Dokumente.

Entscheidend sind dabei die Anforderungen, die sie erfüllt:

• sie ist eindeutig einer Person zugeordnet
  
• sie ermöglicht die Identifikation der unterzeichnenden Person
  
• sie wird mit Daten erstellt, die unter der alleinigen Kontrolle der unterzeichnenden Person stehen
  
• sie ist so mit dem Dokument verbunden, dass nachträgliche Änderungen erkannt werden
  

Diese Eigenschaften machen die FES zu einer zuverlässigen Lösung für Unternehmen, die sowohl Effizienz als auch Sicherheit in ihren Prozessen benötigen.

In vielen Fällen stellt sie den optimalen Mittelweg zwischen Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit dar. Wenn Sie prüfen möchten, ob diese Signaturart zu Ihren Prozessen passt, lohnt sich ein Blick in unseren Artikel dazu, wann eine fortgeschrittene elektronische Signatur sinnvoll ist.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte elektronische Signatur ist die anspruchsvollste Art in Bezug auf Sicherheit und rechtliche Verbindlichkeit.

Im Gegensatz zu anderen Signaturtypen basiert sie auf klar definierten regulatorischen Anforderungen. Dazu gehören:

• ein qualifiziertes Zertifikat eines anerkannten Vertrauensdiensteanbieters
  
• eine überprüfte Identität der unterzeichnenden Person
  
• der Einsatz eines zertifizierten Signaturerstellungsverfahrens
  

Das Ergebnis ist eine Signatur, die in der EU und in der Schweiz rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist.

Aus diesem Grund wird die QES überall dort eingesetzt, wo rechtliche Verbindlichkeit und Compliance zwingend erforderlich sind. Mehr dazu finden Sie in unserem Beitrag zu rechtssicheren qualifizierten elektronischen Signaturen.

Fortgeschritten vs. qualifiziert: Wo liegt der Unterschied?

Auf den ersten Blick bieten sowohl die fortgeschrittene als auch die qualifizierte elektronische Signatur ein hohes Mass an Sicherheit. Der eigentliche Unterschied liegt im Grad der rechtlichen Anerkennung und der Identitätsprüfung.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist darauf ausgelegt, Geschäftsprozesse effizient zu unterstützen. Sie bietet ein hohes Sicherheitsniveau, stellt die Integrität von Dokumenten sicher und ermöglicht schnelle, unkomplizierte Abläufe. Für die meisten Verträge und internen Prozesse ist sie vollkommen ausreichend.

Die qualifizierte elektronische Signatur hingegen kommt dann zum Einsatz, wenn maximale Rechtssicherheit erforderlich ist. Aufgrund der strengen regulatorischen Anforderungen und der verpflichtenden Identitätsprüfung ist sie rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Die wichtigsten Unterschiede im Überblick:

• Rechtliche Wirkung
  
  • FES: hohe Beweiskraft
    
  • QES: gleichgestellt mit handschriftlicher Unterschrift
    
• Identitätsprüfung
  
  • FES: abhängig von der Umsetzung
    
  • QES: zwingend und zertifiziert
    
• Benutzerfreundlichkeit
  
  • FES: schnell und unkompliziert
    
  • QES: ein mehr strukturierter Prozess
    
• Typische Anwendung
  
  • FES: alltägliche Geschäftsprozesse
    
  • QES: regulierte oder risikoreiche Dokumente
    

In der Praxis läuft die Entscheidung auf eine zentrale Frage hinaus: Wie viel rechtliche Sicherheit benötigen Sie für ein bestimmtes Dokument?

• FES, wenn Effizienz und Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund stehen
  
• QES, wenn rechtliche Verbindlichkeit entscheidend ist
  

Wann sollten Sie welche Signatur verwenden?

Die Wahl der richtigen Signatur hängt immer vom Kontext ab. Entscheidend sind die rechtlichen Anforderungen, das Risikoniveau und die Bedeutung der Benutzerfreundlichkeit.

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist in der Regel die richtige Wahl, wenn Sie eine sichere und gleichzeitig flexible Lösung benötigen. Sie eignet sich für die meisten geschäftlichen Vereinbarungen, insbesondere wenn Prozesse schnell und benutzerfreundlich bleiben sollen.

Typische Einsatzbereiche der FES:

• Dienstleistungsverträge
  
• HR-Dokumente
  
• Lieferantenverträge
  
• interne Freigaben
  

Die qualifizierte elektronische Signatur wird notwendig, wenn gesetzliche Formvorschriften erfüllt werden müssen oder das Risiko entsprechend hoch ist.

Typische Einsatzbereiche der QES:

• Arbeitsverträge (je nach Rechtsraum)
  
• Kredit- und Finanzverträge
  
• offizielle oder regulierte Dokumente
  

Warum das für Ihr Unternehmen relevant ist

Die Wahl der richtigen Signatur ist nicht nur eine juristische Frage. Sie beeinflusst direkt, wie effizient Ihre Organisation arbeitet.

Ist die gewählte Signaturstufe zu niedrig, entstehen Compliance-Risiken. Ist sie unnötig hoch, können Prozesse verlangsamt und Nutzererlebnisse beeinträchtigt werden.

Die richtige Balance hilft Ihnen:

• manuelle Aufwände zu reduzieren
  
• Freigabeprozesse zu beschleunigen
  
• Compliance sicherzustellen, ohne Prozesse zu verkomplizieren

Einfach halten und compliant handeln

Elektronische Signaturen müssen nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, je nach Anwendungsfall die passende Signaturart zu wählen, ohne Prozesse unnötig zu verkomplizieren.

Mit Lösungen wie DeepSign können Unternehmen:

• einfache elektronische Signaturen für alltägliche Vorgänge nutzen
  
• fortgeschrittene Signaturen für die meisten Geschäftsprozesse einsetzen
  
• qualifizierte Signaturen für besonders sensible Fälle verwenden
  

Alles in einer Plattform, die Prozesse effizient, sicher und compliant hält.

Fragen und Antworten

Ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur rechtlich gültig?

Ja. Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist gemäss eIDAS rechtlich zulässig und kann in den meisten Geschäftssituationen eingesetzt werden. Sie bietet eine hohe Beweiskraft in Bezug auf Identität und Dokumentintegrität, ist jedoch nicht in allen Fällen automatisch einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Wann ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich?

Immer dann, wenn gesetzlich eine handschriftliche Unterschrift verlangt wird oder ein besonders hohes Mass an rechtlicher Sicherheit notwendig ist. Dies betrifft je nach Land und Anwendungsfall bestimmte Verträge oder regulierte Dokumente. In solchen Fällen stellt die QES vollständige Compliance und die höchste rechtliche Durchsetzbarkeit sicher.

Ist die QES immer besser als die FES?

Nicht unbedingt. Die QES bietet zwar die höchste rechtliche Sicherheit, ist aber auch mit strengeren Anforderungen und einem formelleren Prozess verbunden. In vielen alltäglichen Geschäftssituationen ist die FES die praktikablere Lösung, da sie Sicherheit, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit kombiniert.

Können innerhalb eines Unternehmens verschiedene Signaturarten verwendet werden?

Ja, und das ist in der Praxis oft die sinnvollste Lösung. Unterschiedliche Dokumente erfordern unterschiedliche Sicherheitsniveaus. Die Kombination aus FES für Standardprozesse und QES für besonders sensible Fälle ermöglicht es Ihnen, effizient zu arbeiten und gleichzeitig compliant zu bleiben.