Elektronische Signaturen in Unternehmenssysteme und -prozesse integrieren
Warum elektronische Signaturen in bestehende Systeme integrieren?
Wenn ein Unternehmen elektronische Signaturen einführt, sollte eine der ersten Fragen lauten: Wo entsteht das Dokument, das unterzeichnet werden soll?
Ein Arbeitsvertrag kann auf Grundlage der Daten im ERP- oder HR-System erstellt werden. Eine geschäftliche Vereinbarung kann im CRM entstehen. Ein Protokoll kann in SharePoint abgelegt sein, während ein abgeschlossener Vertrag im DMS archiviert oder dem entsprechenden Dossier zugeordnet werden muss.
Muss das Dokument in jedem dieser Fälle heruntergeladen, manuell auf eine Signaturplattform hochgeladen und anschliessend wieder im ursprünglichen System abgelegt werden, bleibt der Prozess fragmentiert.
Durch die Integration elektronischer Signaturen lässt sich die Signatur stattdessen direkt in den bestehenden Workflow einbinden. Der Prozess kann einer durchgängigen Abfolge folgen:
- Geschäftsereignis
- Dokumentenerstellung
- Signaturanfrage
- Signatur
- Statusaktualisierung
- Archivierung
Die Signaturplattform kann so mit ERP- und CRM-Systemen, Dokumentenmanagementsystemen (DMS), Microsoft 365, SharePoint, BPM- und Workflow-Management-Plattformen, Kundenportalen, Projektmanagementsystemen, Ticketing-Tools und Lösungen zur automatisierten Dokumentenerstellung kommunizieren.
Deshalb sind die Integrationsmöglichkeiten bei der Wahl einer Lösung für elektronische Signaturen ein ebenso wichtiges Kriterium wie die eigentlichen Signaturfunktionen.
Native Integrationen, APIs und individuelle Integrationen
Nicht alle Unternehmen verfügen über dieselbe IT-Infrastruktur. Entsprechend gibt es kein einzelnes Integrationsmodell, das für jede Situation geeignet ist. Grundsätzlich lässt sich zwischen nativen Integrationen, APIs und individuellen Entwicklungen unterscheiden.
Native Integrationen
Native oder vorkonfigurierte Integrationen verbinden die Plattform für elektronische Signaturen mit bereits weit verbreiteten Softwarelösungen. Sie sind besonders nützlich, wenn eine Organisation Standardanwendungen nutzt und die elektronische Signatur einführen möchte, ohne die Verbindung von Grund auf neu entwickeln zu müssen.
Ein Connector zu einem ERP, CRM oder DMS kann beispielsweise ermöglichen, eine Signaturanfrage direkt aus der jeweiligen Anwendung zu starten und das fertig unterzeichnete Dokument automatisch wieder im System abzulegen.
Integration über APIs
APIs für elektronische Signaturen bieten mehr Flexibilität. Sie sind besonders wichtig für Unternehmen, die eigene Anwendungen, Kundenportale, branchenspezifische Software oder individuelle Prozesse nutzen.
Über eine API kann eine Anwendung automatisch ein Dokument zur Signatur senden, die Unterzeichnenden festlegen, den Status des Vorgangs prüfen und den Prozess fortsetzen, sobald alle erforderlichen Signaturen vorliegen.
Individuelle Integrationen
In komplexeren IT-Ökosystemen kann es erforderlich sein, APIs, Automatisierungen und individuell entwickelte Komponenten miteinander zu kombinieren.
Eine Plattform lediglich anhand der Anzahl aufgeführter Integrationen zu beurteilen, kann deshalb irreführend sein. Entscheidend ist vielmehr die Frage: Ermöglicht das Integrationsmodell die Umsetzung des Geschäftsprozesses, den wir tatsächlich benötigen?
Elektronische Signaturen in ERP und CRM integrieren
ERP- und CRM-Systeme enthalten häufig genau die Informationen und Ereignisse, aus denen ein zu unterzeichnendes Dokument entsteht.
Nehmen wir die Einstellung einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters. Die im ERP- oder HR-System erfassten Daten können genutzt werden, um automatisch einen Arbeitsvertrag zu erstellen. Nach der internen Freigabe kann das Dokument zur Signatur versendet und nach Abschluss des Prozesses im Personaldossier archiviert werden. Gleichzeitig lässt sich der entsprechende Status aktualisieren.
Im CRM funktioniert das Prinzip ähnlich. Erreicht eine Verkaufschance eine bestimmte Phase, kann auf Basis der bereits vorhandenen Daten ein Vertrag erstellt und die Signaturanfrage gestartet werden. Nach Abschluss kann das CRM automatisch erfassen, dass die Vereinbarung unterzeichnet wurde.
Diese Logik lässt sich je nach Systemumgebung und gewünschtem Prozess über bestehende Connectoren oder APIs auf Systeme wie Salesforce, HubSpot oder Microsoft Dynamics 365 übertragen.
Für Schweizer Unternehmen und Organisationen ist auch die Integration mit Abacus, dem am weitesten verbreiteten ERP auf dem Schweizer Markt, von besonderer Bedeutung.
Das Beispiel OBT AG zeigt konkret, wie sich elektronische Signaturen in dieses Ökosystem integrieren lassen. Das Beratungsunternehmen mit 11 Standorten und rund 550 Mitarbeitenden führte DeepSign als in Abacus integrierte Lösung ein, um seine Signaturprozesse einheitlicher und effizienter zu gestalten. Bereits wenige Monate nach der Einführung nutzten 60% der Mitarbeitenden DeepSign. OBT hob zudem die einfache Nutzung der Lösung im Abacus-Umfeld hervor und plant, die Integration in die eigenen Systeme weiter auszubauen.
Der Nutzen geht damit über die reine Möglichkeit hinaus, digital zu signieren: Die Signatur wird genau dort in den Geschäftsprozess eingebunden, wo sie benötigt wird.
Microsoft 365, SharePoint und DMS: signieren ohne Unterbruch im Dokumentenprozess
Viele Organisationen arbeiten täglich mit Microsoft 365, SharePoint oder Dokumentenmanagementsystemen. In diesen Umgebungen ermöglicht die Integration elektronischer Signaturen, dass das Dokument innerhalb des bereits bestehenden Workflows bleibt.
Ein in SharePoint oder einem DMS gespeichertes Dokument kann beispielsweise zur Signatur versendet und nach Abschluss automatisch im richtigen Ordner oder Dossier archiviert werden.
Dasselbe Prinzip lässt sich auf DMS-Lösungen wie DocuWare anwenden. In komplexeren Microsoft-Umgebungen ermöglichen Tools wie Microsoft Power Automate zudem, die Signatur mit Ereignissen und Aktionen aus verschiedenen Anwendungen zu verknüpfen.
Das Ergebnis ist ein durchgängigerer Dokumentenprozess mit weniger repetitiven Aufgaben und einem geringeren Risiko, dass das signierte Dokument am falschen Ort archiviert wird oder ausserhalb des vorgesehenen Systems verbleibt.
Signaturprozesse durch bestimmte Ereignisse automatisieren
Bei der Integration geht es nicht nur darum, Dokumente von einem System in ein anderes zu übertragen. Auch die Schritte vor und nach der Signatur können Teil des automatisierten Prozesses sein.
Ein bestimmtes Ereignis kann zum Ausgangspunkt einer automatisierten Abfolge werden. Die interne Freigabe eines Vertrags kann die Signaturanfrage auslösen. Die Signatur der letzten beteiligten Person kann den Status des Vorgangs aktualisieren. Das fertig unterzeichnete Dokument kann automatisch archiviert werden und sein Eingang den nächsten Prozessschritt auslösen.
So muss niemand den Status einer Signaturanfrage regelmässig kontrollieren, um zu entscheiden, wann der nächste Schritt gestartet werden kann.
Elektronische Signaturen in Kundenportale und Anwendungen integrieren
In manchen Prozessen muss die Signatur zu einem festen Bestandteil der digitalen Kundenerfahrung werden.
Das ist beispielsweise bei Versicherungsportalen, Finanzdienstleistungen, digitalen Onboarding-Prozessen, Plattformen für Treuhänder oder SaaS-Anwendungen der Fall. Die Nutzerinnen und Nutzer befinden sich bereits in einem Prozess innerhalb einer Anwendung und sollten bis zur Signatur gelangen können, ohne auf separate, nicht verbundene Abläufe wechseln zu müssen.
In solchen Szenarien sind APIs und flexible Integrationsmöglichkeiten besonders wichtig.
Das Beispiel Revio, einer führenden Schweizer Software für Wirtschaftsprüfungen, zeigt konkret, wie DeepSign in eine Drittanwendung integriert werden kann. Die Revisorin oder der Revisor erstellt den Bericht und die Finanzdokumentation direkt in Revio. DeepSign wird in den Prozess eingebunden, sobald der Bericht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet werden muss. Nach Abschluss der Signatur wird das Dokument automatisch wieder im Kundendossier in Revio gespeichert.
Die Signatur vervollständigt damit einen digitalen Prozess, der bereits in der Revisionssoftware begonnen hat, ohne dass die Fachperson einen separaten Workflow aufbauen muss.
Von der Dokumentenerstellung über die Signatur bis zur Archivierung
Viele Signaturprozesse beginnen bereits vor der eigentlichen Erstellung des Dokuments.
Daten aus einem ERP, CRM oder einem anderen Unternehmenssystem können verwendet werden, um eine Vorlage automatisch auszufüllen. Der so erstellte Vertrag kann anschliessend einen internen Freigabeprozess durchlaufen, an die Unterzeichnenden gesendet und nach Abschluss wieder im entsprechenden System abgelegt werden.
Diese Logik lässt sich auf Arbeitsverträge, Angebote, Vereinbarungen mit Lieferanten, Mandate, Protokolle und zahlreiche weitere wiederkehrende Dokumente anwenden.
Worauf es bei individuellen Integrationen ankommt
Standard-Connectoren können viele Szenarien abdecken. Eine Organisation mit eigenen Anwendungen oder spezifischen Prozessen sollte jedoch prüfen, wie gut sich die Plattform tatsächlich erweitern lässt.
Zu den wichtigsten Aspekten gehören:
- Verfügbarkeit und Qualität der APIs
- klare und aktuelle technische Dokumentation
- Authentifizierung und Sicherheit
- Verfügbarkeit von Test- oder Sandbox-Umgebungen
- Webhooks oder andere ereignisbasierte Benachrichtigungen
- technischer Support für Integrationsprojekte
- Möglichkeit, die Signatur in eigene Anwendungen und Portale zu integrieren
- Flexibilität bei der Gestaltung spezifischer Prozesse
Für ein IT-Team oder einen Softwareanbieter können diese Faktoren wichtiger sein als ein einzelner Konnektor, da sie bestimmen, welche Lösungen sich langfristig entwickeln lassen.
Elektronische Signaturen in das Schweizer Software-Ökosystem integrieren
Für Schweizer Organisationen bedeutet die Wahl einer Plattform für elektronische Signaturen auch, das technologische Umfeld zu berücksichtigen, in dem sie eingesetzt werden soll. Die Anbindung an auf dem lokalen Markt verbreitete Software, vorhandenes Know-how für die Implementierung und die nötige Flexibilität für unterschiedliche IT-Architekturen können entscheidend zum Erfolg eines Projekts beitragen.
In diesem Umfeld positioniert sich DeepSign als Schweizer Lösung für elektronische Signaturen, die für die Integration in bestehende Geschäftsprozesse und Unternehmenssysteme konzipiert ist. Organisationen können auf bereits verfügbare Integrationen mit Lösungen wie Abacus ERP, Microsoft Power Automate, Microsoft Dynamics 365 und DocuWare zurückgreifen und den für ihre Umgebung passenden Weg wählen. Eine vollständige und aktuelle Übersicht finden Sie auf der Seite zu den DeepSign Integrationen für reibungslosere Prozesse.
Erfordert ein Prozess eine spezifische Konfiguration, kann DeepSign über APIs in eigene Anwendungen, Portale und individuell entwickelte Workflows integriert werden. Auch IT-Partner und Softwareanbieter können diese Möglichkeiten nutzen, um elektronische Signaturen in ihre eigenen Lösungen einzubinden oder Prozesse für bestimmte Branchen zu entwickeln.
Die Flexibilität betrifft auch das Bereitstellungsmodell. Neben der Nutzung in der Cloud ist DeepSign als On-Premises-Lösung für Organisationen verfügbar, die mehr Kontrolle über Infrastruktur, Daten und die Integration mit ihren eigenen Systemen benötigen. Diese Möglichkeit ist insbesondere dann relevant, wenn interne Anforderungen, IT-Architekturen oder Governance-Richtlinien eine auf die spezifischen Bedürfnisse der Organisation zugeschnittene Lösung erfordern.
Sie können die verfügbaren DeepSign Integrationen entdecken oder das Team kontaktieren, um eine individuelle Integration zu prüfen.
Fazit: Vom Prozess ausgehen, nicht von der Plattform
Für ein Unternehmen oder einen IT-Verantwortlichen, der eine Lösung für elektronische Signaturen evaluiert, sollte am Anfang eine konkrete Frage stehen: Wie soll die elektronische Signatur innerhalb unseres Prozesses funktionieren?
Wo entsteht das Dokument? Welches Ereignis soll die Signatur auslösen? Was soll geschehen, sobald alle Signaturen vorliegen? Welche Systeme müssen aktualisiert werden und wo soll das Dokument archiviert werden?
Die Antworten helfen dabei zu beurteilen, ob eine sofort einsatzbereite Integration ausreicht oder ob APIs, Automatisierungen oder eine individuelle Entwicklung erforderlich sind. Die Plattform sollte daher danach ausgewählt werden, wie gut sie sich an die Prozesse und die IT-Architektur der Organisation anpassen lässt.
Fragen und Antworten
Was bedeutet die Integration elektronischer Signaturen?
Dabei wird die Signaturplattform mit Unternehmenssystemen wie ERP, CRM, DMS, Microsoft 365, SharePoint oder eigenen Anwendungen verbunden. So können Dokumente, Informationen zum Signaturstatus und nachfolgende Aktionen automatisch zwischen den Systemen ausgetauscht werden.
Kann eine Signaturanfrage direkt aus einem ERP oder CRM gestartet werden?
Ja. Wenn ein geeigneter Connector oder entsprechende APIs verfügbar sind, kann ein Ereignis im ERP oder CRM, etwa die Freigabe eines Vertrags oder das Erreichen einer bestimmten Vertriebsphase, automatisch eine Signaturanfrage auslösen.
Was ist der Unterschied zwischen einer nativen Integration und einer API für elektronische Signaturen?
Eine native Integration ist eine bereits eingerichtete Verbindung zwischen der Plattform für elektronische Signaturen und einer bestimmten Software. Sie eignet sich beispielsweise, wenn ein Unternehmen einen Signaturprozess direkt aus seinem ERP, CRM oder DMS heraus starten und dafür eine bereits verfügbare Integration nutzen möchte.
APIs bieten dagegen mehr Flexibilität und ermöglichen es, Signaturfunktionen in individuell entwickelte Anwendungen und Prozesse einzubinden. Ein Unternehmen kann die elektronische Signatur beispielsweise in sein eigenes Kundenportal integrieren: Das Dokument wird auf Basis bereits vorhandener Daten erstellt, zur Signatur versendet und nach Abschluss automatisch an die Anwendung zurückgegeben, ohne dass für die Nutzerinnen und Nutzer ein separater Prozess entsteht.
Kurz gesagt: Mit einer nativen Integration lassen sich bereits unterstützte Systeme schneller anbinden. APIs sind besonders dann geeignet, wenn die Signatur an eine eigene Anwendung oder einen spezifischen Geschäftsprozess angepasst werden soll.
Lassen sich elektronische Signaturen in Microsoft 365 und SharePoint integrieren?
Ja. Je nach eingesetzter Lösung kann die Signatur mit Microsoft-Umgebungen verbunden werden, um Prozesse ausgehend von Dokumenten zu starten und nachfolgende Aufgaben zu automatisieren. Tools wie Microsoft Power Automate können zudem Prozesse orchestrieren, an denen verschiedene Anwendungen beteiligt sind.
Können Dokumente nach der Signatur automatisch archiviert werden?
Ja. Ein integrierter Prozess kann das signierte Dokument automatisch im DMS, ERP, CRM, in SharePoint oder in der ursprünglichen Anwendung ablegen und gleichzeitig den Status des zugehörigen Vorgangs aktualisieren.
