Audit Trail bei elektronischen Signaturen: So lässt sich nachweisen, wer was wann signiert hat

Was ist ein Audit Trail bei elektronischen Signaturen?

Ein Audit Trail ist eine chronologische Aufzeichnung der Ereignisse innerhalb eines digitalen Prozesses. Bei elektronischen Signaturen kann er – je nach Plattform – beispielsweise dokumentieren, wann ein Dokument versendet wurde, wie der Workflow verlaufen ist oder ob ein Signaturvorgang abgeschlossen oder abgelehnt wurde.

Seine wichtigste Funktion besteht darin, im Nachhinein nachvollziehen zu können, wer am Prozess beteiligt war, was geschehen ist und wann.

Ein Audit Trail darf jedoch nicht mit der elektronischen Signatur selbst verwechselt werden. Das Aktivitätsprotokoll dokumentiert den Workflow, während sich der kryptografische Nachweis direkt auf das signierte Dokument bezieht. Damit lassen sich Elemente wie Signatur, Zertifikat, Zeitstempel und die Integrität des Inhalts überprüfen.

Beide Komponenten ergänzen sich, haben aber nicht zwingend denselben Beweiswert.

Welche Informationen sollte ein Audit Trail enthalten?

Nicht alle Plattformen zeichnen dieselben Ereignisse auf. Vor der Wahl einer Lösung für elektronische Signaturen lohnt es sich deshalb zu prüfen, welche Informationen gespeichert werden und wie einfach sie sich später abrufen lassen.

Für Organisationen, die Audits oder Compliance-Anforderungen unterliegen, sind zudem Aufbewahrung, Zugänglichkeit und Exportierbarkeit der Nachweise entscheidend – nicht nur die Anzahl der aufgezeichneten Ereignisse.

Wie lässt sich überprüfen, ob ein Dokument verändert wurde?

Eine elektronische Signatur, die auf kryptografischen Verfahren basiert, verhindert nicht zwingend, dass eine Datei verändert werden kann. Sie ermöglicht jedoch, nachträgliche Veränderungen am signierten Dokument zu erkennen.

Der Inhalt des Dokuments wird mathematisch mit der Signatur verknüpft. Werden die signierten Daten nachträglich verändert, kann bei einer späteren Überprüfung festgestellt werden, dass die Integrität nicht mehr gewährleistet ist. Auch die Schweizer Bundesverwaltung erklärt, dass sich bei einer gültigen Signatur überprüfen lässt, ob der Inhalt seit der Unterzeichnung verändert wurde. (Bit_admin)

Zertifikate und Zeitstempel liefern zusätzliche Elemente für die Überprüfung: Das Zertifikat enthält Informationen zur Signatur, während der Zeitstempel die Signatur einem bestimmten Zeitpunkt zuordnet.

Deshalb ist es präziser, von der Erkennung nachträglicher Manipulationen zu sprechen, statt Dokumente technisch als «unveränderbar» zu bezeichnen.

Warum endet die Überprüfung nicht mit der Signatur des Dokuments?

Ein Dokument muss möglicherweise Monate oder Jahre nach der Unterzeichnung erneut überprüft werden. Dann reicht es nicht zwingend aus, zu wissen, dass der Workflow abgeschlossen wurde. Es kann beispielsweise erforderlich sein zu prüfen, ob die Signatur technisch gültig ist, welches Zertifikat verwendet wurde, ob die Datei verändert wurde oder ob das Zertifikat widerrufen wurde.

Validierungswerkzeuge erfüllen deshalb eine andere Funktion als der Audit Trail.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Zeichnungsberechtigung. Bei einem Unternehmensvertrag bedeutet die eindeutige Identifikation einer Person nicht automatisch, dass diese auch berechtigt war, die Organisation rechtsgültig zu vertreten.

Ein Beispiel für diesen Ansatz im Schweizer Markt ist der DeepValidator von DeepCloud. Der Dienst validiert elektronische Signaturen und Siegel und kann durch die Integration von Daten aus dem Schweizer Handelsregister die eingetragenen Zeichnungsberechtigungen einer bestimmten Organisation überprüfen. DeepValidator kann zudem für Signaturen verschiedener Anbieter eingesetzt werden.

Identifizieren, signieren und überprüfen: drei unterschiedliche Schritte

Ein zuverlässiger digitaler Prozess lässt sich somit als Kette aus drei Funktionen betrachten:

• Identität feststellen
• Dokument signieren
• Signatur und Zeichnungsberechtigungen nachträglich überprüfen

Diese Unterscheidung hilft auch dabei, Signaturplattformen umfassender zu beurteilen.

Im DeepCloud-Ökosystem werden diese Funktionen beispielsweise wie folgt abgedeckt:

• DeepID wird für die digitale Identifikation eingesetzt und ist in den Signaturprozess mit DeepSign integriert
• DeepSign ermöglicht die elektronische Signatur von Dokumenten
• DeepValidator dient der nachträglichen Validierung elektronischer Signaturen und Siegel sowie, wenn relevant, der Überprüfung eingetragener Zeichnungsberechtigungen

Der Wert dieses Modells liegt auch darin, dass alle drei Funktionen Teil desselben Ökosystems sind. Beim Vergleich verschiedener Lösungen ist jedoch grundsätzlich entscheidend, dass Identität, Signatur, Integrität und Validierung klar und überprüfbar miteinander verknüpft werden können.

Ein konkretes Beispiel: GGA Maur digitalisiert Kollektivunterschriften

Wie wichtig die Verbindung von Identifikation und Signatur ist, zeigt das Beispiel der Schweizer Genossenschaft GGA Maur. Die Organisation musste Kollektivunterschriften auch dann ermöglichen, wenn sich die zeichnungsberechtigten Personen an unterschiedlichen Standorten befanden oder remote arbeiteten. Zuvor wurden eingescannte Unterschriften in Dokumente eingefügt – ein Verfahren, mit dem sich die Identität der unterzeichnenden Person nicht eindeutig überprüfen liess.

GGA Maur digitalisierte den Prozess deshalb mit DeepSign in Kombination mit DeepID: DeepID dient der Identifikation, DeepSign der digitalen Signatur der Dokumente. Damit kann GGA Maur Signaturen auch ortsunabhängig abwickeln, den Prozess nachvollziehbar dokumentieren und gleichzeitig manuelle Arbeitsschritte reduzieren.

Neben der Nachvollziehbarkeit zeigt das Beispiel auch messbare betriebliche Vorteile: GGA Maur hat 500 Dokumente digital signiert und gibt eine Einsparung von CHF 10 pro Dokument an.

Darüber hinaus stehen Organisationen mit weitergehenden Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit auch On-Premises-Lösungen zur Verfügung. DeepSign On-Prem beispielsweise zeichnet die Aktionen innerhalb des Prozesses sicher auf und integriert Informationen zum Zertifikat sowie, sofern relevant, zum qualifizierten Zeitstempel direkt in das Dokument.

Audit Trail und rechtliche Gültigkeit in der Schweiz

In der Schweiz bildet das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) den rechtlichen Rahmen.

Ein Audit Trail allein stellt eine elektronische Signatur nicht einer handschriftlichen Unterschrift gleich. Gemäss Artikel 14 Absatz 2bis des Obligationenrechts gilt diese Gleichstellung für eine qualifizierte elektronische Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat eines anerkannten Anbieters beruht und mit einem qualifizierten elektronischen Zeitstempel verbunden ist. (Bit_admin)

Für viele Verträge gilt im Schweizer Recht jedoch der Grundsatz der Formfreiheit. Welche Art der Signatur geeignet ist, hängt deshalb vom jeweiligen Dokument, den rechtlichen Anforderungen und den Vereinbarungen zwischen den Parteien ab.

Fazit

Ein zuverlässiger Signaturprozess endet nicht mit der Unterzeichnung. Er sollte nachvollziehbar machen, wer welches Dokument wann signiert hat, ob der Inhalt unverändert geblieben ist und – sofern relevant – ob die unterzeichnende Person berechtigt war, für eine Organisation zu handeln.

Ein guter Audit Trail ermöglicht es, den Prozess im Nachhinein zu rekonstruieren, ersetzt jedoch nicht die mit der Signatur verbundenen Nachweise. Bei der Beurteilung einer Lösung lohnt sich deshalb eine praktische Frage: Wenn dieses Dokument in fünf Jahren angefochten oder überprüft werden müsste – welche Nachweise stünden zur Verfügung, um zu belegen, wer es wann signiert hat, welcher Inhalt signiert wurde und welche Zeichnungsberechtigungen bestanden?