Boulangerie Maier : la recette d'un processus fournisseurs numérique performant

Le défi

Un traitement des factures chronophage

Pendant longtemps, la Boulangerie Maier a traité ses factures fournisseurs de manière manuelle. Les factures reçues devaient être distribuées, contrôlées, imputées et archivées, un processus chronophage qui engendrait une charge administrative importante tout en compliquant la collaboration entre différents sites.

Avec la croissance de l’entreprise, il est devenu évident que les processus papier ne répondaient plus aux exigences d’un environnement de travail moderne. L’objectif était de trouver une solution capable de numériser l’ensemble du processus fournisseurs tout en s’intégrant parfaitement à l’infrastructure informatique existante.

La solution

Un processus fournisseurs numérique de bout en bout avec DeepCloud

Dans le cadre de l’introduction d’Abacus, la Boulangerie Maier a choisi les solutions DeepCloud DeepO, DeepBox et DeepSign. Les principaux critères de décision étaient l’intégration transparente avec Abacus, la simplicité d’utilisation et la possibilité de numériser l’ensemble du processus fournisseurs.

En collaboration avec son partenaire Abacus, la solution a été mise en œuvre de manière structurée et pragmatique. Aujourd’hui, les factures entrantes sont automatiquement capturées, traitées numériquement et attribuées aux bonnes personnes dans le cadre du workflow d’approbation. Les validations peuvent être effectuées où que se trouvent les collaborateurs, tandis que tous les documents restent accessibles à tout moment sous forme numérique.

La solution fait désormais partie intégrante du quotidien de l’entreprise et constitue également la base de futurs projets de numérisation et d’automatisation.

« DeepCloud a durablement simplifié notre administration. Moins de papier, davantage de transparence et des processus nettement plus efficaces nous permettent de nous concentrer sur l’essentiel. »

David Giess
Responsable de l’administration | Membre de la direction

Les résultats

Davantage de transparence et des processus nettement plus efficaces

Grâce à DeepCloud, la Boulangerie Maier a durablement simplifié son processus fournisseurs. Les factures entrantes sont automatiquement lues, traitées et transférées directement dans Abacus. Grâce aux imputations prédéfinies et aux workflows configurés, les interventions manuelles ont été réduites au strict minimum. Les collaborateurs n’ont plus qu’à contrôler et archiver les factures.

Le potentiel est particulièrement visible avec le principal fournisseur de l’entreprise, Pistor. Alors qu’un cycle de traitement des factures nécessitait auparavant environ six heures, le processus est aujourd’hui largement automatisé. Le contrôle des factures et le rapprochement avec les bons de livraison ne demandent plus qu’environ une heure. Cela représente un gain de temps de plus de 80 %.

La Boulangerie Maier dispose ainsi de davantage de temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée, réduit sa charge administrative et pose les bases d’une comptabilité fournisseurs moderne et évolutive.

Perspectives : poursuivre la transformation numérique

Pour la Boulangerie Maier, la numérisation ne s’arrête pas au processus fournisseurs. DeepCloud constitue aujourd’hui la base de nouvelles initiatives d’automatisation au sein de l’entreprise. Les indicateurs d’exploitation sont déjà analysés automatiquement à l’aide de l’IA et des rapports quotidiens et hebdomadaires sont générés de manière automatisée.

À l’avenir, d’autres processus administratifs seront intelligemment automatisés afin de continuer à soulager les collaborateurs et de faire progresser en permanence le niveau de numérisation de l’entreprise.