Qu'est-ce qui rend une solution de signature électronique facile à utiliser ?

Pourquoi la facilité d’utilisation est-elle importante ?

Lorsque les organisations comparent des plateformes de signature électronique, la discussion porte souvent sur les intégrations, l’automatisation des flux de travail, les fonctionnalités de sécurité ou les tarifs. Ces éléments sont importants, mais ils décrivent l’expérience de l’organisation qui envoie le document, et non celle de la personne qui le reçoit.

Pour les signataires externes, la situation est très différente.

Un client qui signe un contrat, un candidat qui accepte une offre d’emploi ou un fournisseur qui approuve un accord souhaite généralement accomplir une seule tâche le plus rapidement possible. Il est peu probable qu’il connaisse la plateforme et il se soucie rarement du fournisseur utilisé. Sa seule attente est que la signature soit simple, sans étapes imprévues ni frais supplémentaires, comme le paiement d’une vérification d’identité numérique.

C’est pourquoi l’expérience de signature a un impact direct sur les performances de l’entreprise. Lorsque les destinataires rencontrent des obstacles inutiles, les documents restent plus longtemps sans être signés, les demandes d’assistance augmentent et les processus métier ralentissent.

Une expérience de signature bien conçue aide les organisations à obtenir :

• des délais de traitement plus rapides 
• des taux de finalisation plus élevés 
• moins de demandes de signature abandonnées 
• moins de demandes d’assistance 
• une meilleure expérience pour les clients et les partenaires.

En définitive, le succès d’une plateforme de signature électronique ne se mesure pas au nombre de fonctionnalités qu’elle propose, mais à la facilité avec laquelle les utilisateurs peuvent mener le processus de signature à son terme.

Qu’est-ce qui rend une solution de signature électronique facile à utiliser ?

Une plateforme facile à utiliser élimine les points de friction tout au long du processus de signature. Au lieu de demander aux destinataires d’apprendre à utiliser un nouveau logiciel, elle les guide naturellement depuis l’ouverture de l’invitation jusqu’à la finalisation du document.

Plusieurs principes de conception contribuent à cette expérience.

Une interface intuitive élimine les incertitudes

La plupart des signataires externes utilisent une plateforme de signature électronique de manière occasionnelle. Ils ont simplement besoin d’indications claires sur les étapes à suivre, plutôt que de fonctionnalités avancées.

Une interface intuitive répond aux questions des utilisateurs avant même qu’ils aient besoin de les poser.

• Qui a envoyé ce document ?
• Où dois-je signer ?
• Quels champs sont obligatoires ?
• Combien d’étapes reste-t-il ?
• Ma signature a-t-elle été effectuée avec succès ?

Lorsque ces réponses sont immédiatement visibles, les destinataires passent moins de temps à comprendre le fonctionnement de la plateforme et davantage de temps à finaliser le document.

Une bonne conception de l’interface passe souvent inaperçue. Elle guide discrètement les utilisateurs tout au long du processus grâce à une hiérarchie visuelle claire, des boutons d’action bien visibles, des champs de signature mis en évidence et une confirmation immédiate après chaque étape importante.

La simplicité réduit les points de friction

Chaque action supplémentaire crée une nouvelle occasion pour les destinataires d’abandonner le processus.

Créer un compte, confirmer une adresse e-mail, télécharger un logiciel ou changer d’appareil peuvent sembler être de petits désagréments. Ensemble, cependant, ces étapes peuvent rendre l’expérience de signature inutilement complexe.

Les plateformes les plus faciles à utiliser éliminent ces obstacles chaque fois que cela est possible.

Pour de nombreux documents professionnels du quotidien, les destinataires devraient idéalement pouvoir :

• ouvrir l’invitation directement depuis leur e-mail
• consulter le document dans leur navigateur
• remplir les champs requis
• signer électroniquement
• recevoir une confirmation immédiate.

Un flux de travail simple permet aux utilisateurs de se concentrer sur le document plutôt que sur la technologie qui le sous-tend.

La vérification d’identité devrait faire partie du processus de signature

Choisir un fournisseur proposant une vérification d’identité intégrée peut simplifier davantage l’expérience de signature. Lorsqu’une signature électronique qualifiée (QES) est requise, le processus d’identification doit rester aussi simple que le processus de signature lui-même. Avec DeepSign, les destinataires peuvent effectuer l’ensemble de la vérification d’identité en ligne grâce au service intégré DeepID, sans avoir à se rendre dans un bureau ni à effectuer une vérification d’identité en personne. Comme DeepID est disponible gratuitement, les utilisateurs peuvent obtenir le niveau de garantie requis sans frais imprévus, ce qui rend les signatures électroniques qualifiées à la fois accessibles et faciles à utiliser.

La signature via navigateur offre une approche sans friction

De nombreuses personnes n’utilisent une plateforme de signature électronique qu’une seule fois.

Contrairement aux collaborateurs d’une organisation, elles ne suivront jamais de formation et ne consulteront pas la documentation du produit. Leur opinion sur la plateforme se forme dès les premières secondes.

Pouvoir ouvrir immédiatement un document dans un navigateur web offre une première impression nettement plus fluide que de devoir d’abord s’inscrire ou installer un logiciel supplémentaire.

Cela est particulièrement important lors de l’envoi de documents à des clients, des fournisseurs ou des candidats qui ne connaissent peut-être pas les processus de l’organisation.

Une conception pensée pour le mobile est désormais indispensable

La signature de documents ne se fait plus uniquement depuis un bureau.

De nombreux destinataires ouvrent les demandes de signature sur leur smartphone lorsqu’ils sont en déplacement, entre deux réunions ou en dehors des heures de bureau. Une expérience de signature qui fonctionne bien sur un ordinateur mais devient frustrante sur un appareil mobile peut réduire considérablement les taux de finalisation.

Une plateforme intuitive devrait donc offrir une expérience cohérente sur tous les appareils.

Les principales caractéristiques comprennent :

• des mises en page qui s’adaptent automatiquement à tous les appareils 
• des documents lisibles sans zoom excessif 
• de grands boutons adaptés aux écrans tactiles 
• une compatibilité fiable avec les navigateurs 
• aucune installation obligatoire d’application pour les signatures courantes.

L’objectif est simple : les destinataires doivent pouvoir signer où et quand cela leur convient le mieux.

Une sécurité adaptée au niveau de signature demandé

La sécurité est essentielle dans toute solution de signature électronique, mais elle ne doit pas créer de complexité inutile.

Les plateformes les plus efficaces appliquent le principe de sécurité proportionnée : le niveau d’identification demandé dépend du niveau de signature requis.

Pour les signatures électroniques simples, les destinataires peuvent généralement signer après une vérification minimale. Les signatures avancées peuvent nécessiter une authentification supplémentaire, tandis que les signatures électroniques qualifiées (QES) exigent une vérification d’identité conforme aux exigences légales.

Cette approche permet de maintenir un processus de signature aussi simple que possible tout en répondant aux exigences réglementaires.

Les nouveaux utilisateurs doivent pouvoir réussir dès leur première utilisation

Une bonne expérience de signature ne doit pas dépendre d’une utilisation répétée.

Dans de nombreux cas, un destinataire n’utilisera la plateforme qu’une seule fois. Cela signifie que l’ensemble du processus doit être suffisamment intuitif pour être compris sans explication.

Les indicateurs les plus utiles sont notamment :

• des instructions claires 
• des étapes visibles
• des messages d’erreur compréhensibles 
• une confirmation immédiate une fois le document signé.

Lorsqu’une personne utilise une plateforme pour la première fois et parvient malgré tout à terminer le processus sans assistance, c’est généralement le signe d’une expérience utilisateur réussie.

La création d’un compte doit rester simple

La création d’un compte est une étape importante du processus de signature, car elle permet aux destinataires d’accéder aux documents en toute sécurité et de vérifier leur identité. Pour garantir une expérience utilisateur positive, le processus d’inscription doit être rapide, intuitif et ne demander que les informations strictement nécessaires pour finaliser la signature.

Comment évaluer la facilité d’utilisation d’une plateforme de signature électronique

Comparer les plateformes uniquement sur la base de leurs fonctionnalités ne permet pas de mesurer l’expérience réelle des destinataires.

Une approche plus pertinente consiste à observer la manière dont un utilisateur externe interagit avec la plateforme pour la première fois.

Les questions suivantes peuvent servir de guide :

• Le destinataire comprend-il immédiatement ce qu’il doit faire ?
• Le document peut-il être ouvert directement dans un navigateur ?
• Le processus est-il fluide sur un appareil mobile ?
• Les instructions sont-elles claires à chaque étape ?
• Le niveau de sécurité est-il adapté au type de signature demandé ?
• Le document peut-il être signé sans assistance ?

Les organisations qui testent ces scénarios avec de vrais utilisateurs identifient souvent des points de friction qui ne sont pas visibles lors d’une simple comparaison des fonctionnalités.

Testez la plateforme avec de vrais utilisateurs

L’une des façons les plus simples d’évaluer une solution de signature électronique consiste à observer des personnes en train de l’utiliser.

Demandez à plusieurs personnes qui ne connaissent pas la plateforme de signer le même document sans assistance. Faites participer des personnes ayant différents niveaux de maîtrise des outils numériques et demandez-leur d’effectuer le processus sur différents appareils.

Au lieu de mesurer la rapidité avec laquelle elles terminent le processus, observez les moments où elles hésitent.

• Savent-elles immédiatement par où commencer ?
• Comprennent-elles pourquoi une authentification est nécessaire ?
• Trouvent-elles facilement tous les champs de signature ?
• Savent-elles quand le processus de signature est terminé ?

Les moments d’hésitation révèlent des problèmes de facilité d’utilisation que les démonstrations de produits ne mettent souvent pas en évidence.

Pourquoi davantage de fonctionnalités ne signifie pas toujours une meilleure expérience

Il est facile de penser que la plateforme la plus complète offre automatiquement la meilleure expérience utilisateur.

En réalité, c’est parfois l’inverse.

Chaque option, paramètre ou décision supplémentaire augmente la charge cognitive. Si les administrateurs peuvent tirer parti de fonctionnalités avancées, les signataires externes apprécient généralement avant tout la simplicité.

Les meilleures plateformes de signature électronique trouvent le juste équilibre entre fonctionnalité et clarté. Elles offrent aux organisations les fonctionnalités dont elles ont besoin tout en ne présentant aux destinataires que les actions nécessaires pour finaliser le document.

Cette séparation entre la complexité administrative et la simplicité offerte aux destinataires est l’une des caractéristiques essentielles d’une plateforme intuitive.

DeepSign comme exemple

Ces principes peuvent être utilisés pour évaluer n’importe quel fournisseur de signature électronique.

DeepSign, par exemple, a été conçu pour réduire les points de friction tout au long du processus de signature grâce à un parcours clair, entièrement accessible via le navigateur, et à une interface adaptée aux appareils mobiles. Des fonctionnalités pratiques, telles que les rappels configurables pour les signatures en attente, contribuent à faire avancer les processus de signature. En outre, la possibilité de personnaliser les types de signature et les juridictions disponibles simplifie l’interface en ne présentant aux utilisateurs que les options pertinentes pour leur organisation. Les destinataires peuvent également remplir et signer des formulaires PDF dans le même processus, sans étape supplémentaire ni changement d’outil.

DeepSign applique également le principe de sécurité proportionnée. La méthode d’identification requise dépend du niveau de signature demandé, ce qui garantit que les destinataires n’effectuent que les étapes nécessaires pour atteindre le niveau de garantie requis. Les signatures simples nécessitent un processus allégé, tandis que les signatures électroniques avancées et qualifiées impliquent une vérification d’identité plus robuste. Pour les signatures électroniques qualifiées (QES), DeepSign propose à la fois sa solution d’identification gratuite DeepID et Swisscom Mobile ID. En proposant une solution d’identification gratuite, DeepSign réduit non seulement les coûts, mais élimine également un obstacle fréquent à l’adoption des signatures électroniques qualifiées, rendant le niveau de signature électronique offrant la plus haute reconnaissance juridique plus accessible aux organisations et à leurs signataires externes.

En définitive, la valeur d’une solution de signature électronique se mesure à la facilité avec laquelle les destinataires externes peuvent mener le processus de signature à son terme. Une bonne façon d’évaluer les différents fournisseurs consiste à vérifier si un utilisateur qui découvre la plateforme peut accomplir l’ensemble du parcours, de l’invitation à la signature, avec clarté, confiance et un minimum d’effort.

Conclusion

Une solution de signature électronique facile à utiliser ne se définit pas par le nombre de fonctionnalités qu’elle propose, mais par la qualité de l’expérience qu’elle offre.

Lorsque les destinataires peuvent ouvrir immédiatement un document, comprendre ce qui est attendu d’eux et finaliser le processus de signature sans confusion, les organisations bénéficient de délais de traitement plus courts, de taux de finalisation plus élevés et d’un nombre réduit de demandes d’assistance.

Lorsqu’ils comparent les différents fournisseurs, les décideurs devraient donc regarder au-delà des fonctionnalités et de la conformité. Une interface intuitive, un processus de signature fluide et une conception centrée sur les destinataires ont souvent le plus grand impact sur le succès global d’une solution de signature électronique.