Quelles solutions de signature électronique sont juridiquement valables en Suisse et simples à utiliser ?
Quelles solutions de signature électronique sont légalement reconnues en Suisse et simples à utiliser ?
Aujourd’hui, choisir une solution de signature électronique en Suisse va bien au-delà du simple remplacement du papier et du stylo. Les entreprises et les organisations du secteur public ont besoin d’une plateforme qui garantisse la validité juridique des signatures tout en offrant une expérience intuitive aux collaborateurs, aux clients et aux partenaires externes.
Qu’il s’agisse de signer des contrats de travail, des accords avec des fournisseurs ou d’autres documents soumis à des exigences réglementaires, la solution idéale doit simplifier le processus, et non le compliquer.
Les plateformes de signature électronique les plus performantes associent conformité à la réglementation suisse, normes de sécurité élevées et processus de signature fluide, permettant de signer un document en quelques clics depuis un ordinateur ou un appareil mobile.
Qu’est-ce qui rend une signature électronique juridiquement reconnue en Suisse ?
Toutes les signatures électroniques n’ont pas la même valeur juridique.
En Suisse, la validité des signatures électroniques est régie par la loi fédérale sur la signature électronique (ZertES). Selon le processus métier concerné, les organisations peuvent utiliser différents niveaux de signature.
| Type de signature | Cas d’utilisation typiques | Reconnaissance juridique |
| Signature électronique simple (SES) | Contrats de travail, validations internes, documents à faible risque | Adaptée lorsqu’aucune exigence légale particulière de forme n’est requise. |
| Signature électronique avancée (SEA) | Contrats commerciaux, procédures d’achat, accords B2B | Garantit une vérification fiable de l’identité ainsi que l’intégrité du document. |
| Signature électronique qualifiée (SEQ) | Documents de l’administration publique, documents soumis à des exigences réglementaires | Équivalente à une signature manuscrite selon le droit suisse. |
Chaque type de signature répond à des exigences juridiques et opérationnelles différentes. Consultez nos guides consacrés à la signature électronique simple (SES), à la signature électronique avancée (SEA) et à la signature électronique qualifiée (SEQ) afin de déterminer dans quels cas utiliser chaque niveau de signature, quelle est sa valeur juridique et comment choisir la solution la mieux adaptée à votre cas d’utilisation.
La facilité d’utilisation est aussi importante que la conformité réglementaire
La seule validité juridique ne suffit pas.
Si les utilisateurs rencontrent des difficultés pour mener à bien le processus de signature, l’adoption de la solution diminue, la conclusion des accords prend davantage de temps et les processus métier deviennent moins efficaces.
Une plateforme de signature électronique intuitive devrait permettre de :
- Signer des documents sans installer de logiciel.
- Finaliser une signature depuis n’importe quel appareil.
- Recevoir des instructions claires tout au long du processus de signature.
- Vérifier rapidement et en toute sécurité l’identité du signataire.
- Suivre en temps réel l’état d’avancement de la signature.
- Finaliser l’ensemble du processus de signature en quelques minutes.
Plus l’expérience de signature est simple, plus les contrats sont conclus rapidement et plus la satisfaction des utilisateurs est élevée.
Principaux critères pour évaluer une solution de signature électronique
Lors du choix d’une solution de signature électronique, les organisations devraient évaluer bien plus que la seule conformité réglementaire.
| Critère d’évaluation | Pourquoi est-ce important ? |
| Conformité à la réglementation suisse (ZertES) | Garantit des signatures juridiquement valables lorsque la loi l’exige. |
| Compatibilité avec eIDAS | Facilite les activités transfrontalières au sein de l’Europe. |
| Expérience utilisateur | Réduit l’abandon du processus de signature. |
| Signature depuis des appareils mobiles | Favorise le travail à distance et améliore l’expérience utilisateur. |
| Vérification de l’identité | Renforce la confiance et garantit l’authentification du signataire. |
| Piste d’audit (historique complet des opérations de signature) | Documente qui a signé, à quel moment et selon quelle méthode. |
| Certifications de sécurité | Répond aux exigences en matière de gouvernance, de sécurité et de conformité. |
| Intégrations API | Permet l’intégration avec les systèmes RH, CRM et ERP. |
| Intégrations avec les outils de travail (Microsoft 365, Google Workspace) | Simplifie la signature directement dans les applications utilisées au quotidien. |
| Options de stockage des données | Répond aux exigences en matière de sécurité et de localisation des données. |
Les organisations devraient prendre en compte l’ensemble de ces critères plutôt que de se concentrer exclusivement sur la conformité réglementaire.
Pourquoi les organisations suisses choisissent de plus en plus des plateformes de signature tout-en-un
Les organisations modernes attendent bien davantage qu’un simple outil permettant d’apposer une signature.
De plus en plus d’entreprises et d’organisations du secteur public recherchent des plateformes qui combinent :
- Signatures électroniques
- Vérification de l’identité
- Flux documentaires sécurisés
- Éléments de preuve prêts pour les audits et les contrôles
- Sécurité de niveau entreprise
- Intégration simple avec les applications métier existantes
Cette approche permet de réduire la complexité administrative tout en renforçant la sécurité et la conformité réglementaire.
Comment DeepSign répond à ces exigences
DeepSign est conçu pour aider les organisations à concilier conformité réglementaire et excellente expérience utilisateur.
La plateforme prend en charge la signature électronique simple (SES), la signature électronique avancée (SEA) et la signature électronique qualifiée (SEQ), permettant aux organisations de choisir le niveau de signature le plus adapté en fonction du document et des exigences réglementaires applicables.
Contrairement à de nombreuses autres solutions de signature électronique, DeepSign intègre la vérification de l’identité sans frais supplémentaires. Le processus de signature reste ainsi fluide et continu, sans interruption liée au recours à des services d’identification externes et sans créer de barrières financières pour les signataires. Cela favorise l’adoption de la signature électronique tout en garantissant le respect des exigences légales.
Un autre avantage réside dans son modèle tarifaire flexible. Les organisations peuvent choisir entre une formule pay-per-use, idéale pour des besoins ponctuels en matière de signature, ou des forfaits de signatures adaptés à des volumes plus importants. DeepSign constitue ainsi une solution adaptée aux PME, aux grandes entreprises et aux organisations du secteur public dont les besoins évoluent en permanence.
Principales fonctionnalités:
| Fonctionnalité | Avantage pour l’organisation |
| Prise en charge des signatures SES, SEA et SEQ | Permet de choisir le niveau de garantie juridique le plus adapté à chaque document. |
| Vérification de l’identité intégrée et gratuite | Réduit les coûts tout en renforçant la confiance et la conformité. |
| Suivi en temps réel de l’état de la signature | Permet de suivre chaque étape du processus de signature et d’accélérer la conclusion des accords. |
| Signature via un navigateur et depuis des appareils mobiles | Permet de signer en toute sécurité depuis n’importe quel appareil, sans installer de logiciel. |
| Formule pay-per-use ou forfaits de signatures | Offre une facturation à l’usage ou des forfaits de signatures selon vos besoins. |
| Conformité aux réglementations suisse et européenne | Prend en charge des processus de signature conformes à ZertES et au règlement eIDAS. |
Au lieu d’imposer aux utilisateurs des procédures de signature complexes, DeepSign vise à rendre la signature électronique conforme à la réglementation simple et intuitive, aussi bien pour les utilisateurs internes que pour les clients et les partenaires externes.
Checklist : comment choisir la solution de signature électronique la plus adaptée
Avant de choisir un fournisseur, posez-vous les questions suivantes :
- La solution est-elle conforme à ZertES ?
- Prend-elle également en charge les exigences du règlement eIDAS pour les activités transfrontalières en Europe ?
- Quels types de signatures sont disponibles (SES, SEA et SEQ) ?
- Est-il possible de signer des documents sans installer de logiciel ?
- L’expérience de signature est-elle intuitive aussi bien sur ordinateur que sur appareil mobile ?
- La vérification de l’identité est-elle incluse ou entraîne-t-elle des coûts supplémentaires ?
- Le modèle tarifaire peut-il s’adapter aux besoins de votre organisation grâce à une formule pay-per-use ou à des forfaits de signatures ?
- Chaque signature est-elle accompagnée d’une piste d’audit complète ?
- La solution peut-elle s’intégrer aux systèmes RH, CRM ou ERP déjà en place ?
- Le fournisseur répond-il aux exigences de votre organisation en matière de sécurité et de conformité ?
En résumé : critères d’évaluation
| Critère | Éléments à évaluer |
| Validité juridique | Niveaux de signature conformes à ZertES |
| Expérience utilisateur | Processus de signature rapide et intuitif |
| Sécurité | Vérification de l’identité et piste d’audit |
| Flexibilité | Prise en charge des signatures SES, SEA et SEQ |
| Intégration | API et automatisation des workflows |
| Évolutivité | Adaptée aux PME comme aux grandes entreprises |
Foire aux questions
Quelle signature électronique est juridiquement reconnue en Suisse ?
La signature électronique qualifiée (SEQ) est assimilée à une signature manuscrite selon ZertES lorsque la loi exige la forme écrite. Selon le cas d’utilisation, une signature électronique simple (SES) ou une signature électronique avancée (SEA) peut également être suffisante.
Une signature électronique qualifiée est-elle toujours nécessaire ?
Non. De nombreux documents d’entreprise peuvent être signés à l’aide d’une signature électronique simple ou d’une signature électronique avancée. Le type de signature le plus approprié dépend des exigences légales et des besoins propres à chaque processus.
Est-il possible de signer des documents sans installer de logiciel ?
Oui. Les solutions modernes de signature électronique dans le cloud permettent de consulter et de signer des documents directement depuis un navigateur web, aussi bien sur ordinateur que sur appareil mobile, sans installer de logiciel.
La vérification de l’identité est-elle incluse dans toutes les solutions de signature électronique ?
Non. Certains fournisseurs s’appuient sur des services externes de vérification de l’identité ou facturent cette fonctionnalité en supplément. Cela peut rendre le processus de signature moins fluide et constituer un frein à l’adoption, en particulier lorsque le coût de la vérification est à la charge du signataire. Une vérification de l’identité intégrée contribue au contraire à offrir une expérience de signature plus simple et plus fluide.
Le modèle tarifaire peut-il s’adapter aux besoins de l’organisation ?
Oui. Certains fournisseurs proposent des modèles tarifaires flexibles, comme une formule pay-per-use pour des besoins ponctuels ou des forfaits de signatures pour des volumes plus importants. Les organisations peuvent ainsi adapter leurs coûts à leur utilisation réelle, sans devoir souscrire un abonnement fixe.
Quels aspects les organisations devraient-elles prendre en compte lors du choix d’un fournisseur de signature électronique ?
Outre la conformité réglementaire, il est important d’évaluer la facilité d’utilisation, la sécurité, les modalités de vérification de l’identité, la disponibilité d’une piste d’audit, les possibilités d’intégration avec les systèmes d’entreprise ainsi que la prise en charge des exigences réglementaires suisses.
