Comment standardiser les processus d’approbation et de signature électronique avec DeepSign

Bien plus qu’une signature électronique

De plus en plus d’entreprises se posent la même question : quelle solution de signature électronique permet de standardiser les processus internes d’approbation et de signature ?

Une simple signature électronique ne suffit plus. Les organisations ont aujourd’hui besoin de solutions capables d’automatiser les workflows récurrents, de réduire les tâches manuelles et d’intégrer la signature électronique aux systèmes ERP, aux solutions de gestion documentaire et aux autres applications métier.

DeepSign répond à ces besoins avec une plateforme qui va bien au-delà de la collecte de signatures électroniques. Elle automatise l’ensemble du cycle d’approbation et de signature des documents, tout en garantissant des processus standardisés, sécurisés et conformes.

Pourquoi standardiser les processus de signature électronique ?

Dans la plupart des entreprises, les documents tels que les contrats, les offres, les commandes, les documents RH et les dossiers administratifs suivent généralement le même processus :

• préparation du document ;
• approbation par les personnes responsables ;
• signature par les parties concernées ;
• archivage dans le système de gestion documentaire.

Lorsque ces étapes sont gérées manuellement, les délais de traitement augmentent, le risque d’erreurs s’accroît et le suivi du statut des documents devient plus complexe.

Une solution avancée de signature électronique permet de transformer ces étapes en workflows automatisés et reproductibles, de réduire les interventions manuelles et d’assurer des processus cohérents dans toute l’organisation.

Rappels automatiques : moins de relances manuelles, des processus plus rapides

L’une des principales causes de retard dans les processus d’approbation et de signature est l’oubli d’une signature.

Grâce à la fonctionnalité Rappels, DeepSign envoie automatiquement des notifications aux destinataires qui n’ont pas encore terminé le processus de signature. Les administrateurs peuvent définir la fréquence des rappels, par exemple tous les 3, 7 ou 14 jours, ce qui évite les relances manuelles par e-mail.

Cette fonctionnalité permet aux entreprises de :

• réduire les délais d’approbation ;
• accélérer la collecte des signatures ;
• diminuer la charge administrative ;
• mieux respecter les échéances.

Des workflows standardisés grâce aux groupes de signataires et d’observateurs

De nombreux processus d’approbation et de signature impliquent systématiquement les mêmes services ou les mêmes personnes.

Avec les Groupes de signataires et d’observateurs, DeepSign permet de créer des groupes réutilisables au lieu de configurer chaque workflow depuis le début. Les entreprises peuvent ainsi standardiser leurs processus documentaires récurrents et s’assurer que les bonnes personnes sont impliquées de manière cohérente dans chaque demande de signature.

Ces groupes restent toutefois flexibles. Avant l’envoi d’une demande, les utilisateurs peuvent les modifier, par exemple en ajoutant ou en supprimant un ou plusieurs participants. Il est ainsi possible d’adapter le workflow à un cas particulier sans devoir recréer l’ensemble de la configuration.

Les avantages sont immédiats :

• des processus cohérents dans toute l’organisation ;
• moins d’erreurs de configuration ;
• une mise en place plus rapide des workflows ;
• un meilleur contrôle des processus documentaires.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les documents récurrents tels que les contrats, les contrats de travail, les commandes, les offres commerciales et les procédures administratives. Elle permet de gagner du temps grâce à la standardisation tout en conservant la flexibilité nécessaire pour gérer les exceptions et les besoins spécifiques.

Toujours inclure les documents complémentaires dans le workflow

Standardiser un workflow ne consiste pas uniquement à définir qui approuve et qui signe. Il faut également veiller à ce que chaque document soit accompagné des mêmes pièces complémentaires.

Avec la fonctionnalité Pièces jointes, DeepSign permet d’ajouter directement à la demande de signature des documents supplémentaires, tels que des conditions générales, des brochures, des offres, des spécifications techniques ou des informations relatives à la protection des données, sans exiger de signature supplémentaire.

Chaque destinataire reçoit ainsi l’ensemble de la documentation dans une seule demande. Cela évite les e-mails séparés et réduit le risque que certaines informations importantes soient oubliées ou envoyées dans des versions différentes.

Cette approche offre plusieurs avantages :

• standardiser le contenu de chaque workflow d’approbation et de signature ;
• garantir que tous les participants reçoivent les mêmes documents complémentaires ;
• améliorer la collaboration entre les services ;
• réduire les tâches manuelles et les erreurs ;
• renforcer la traçabilité de l’ensemble du processus documentaire.

Approbations internes avant la signature

Dans de nombreux cas, un document doit être contrôlé avant d’être envoyé pour signature.

Grâce à la fonctionnalité Approver, DeepSign intègre une étape d’approbation interne directement dans le workflow.

Par exemple, un contrat peut être :

• contrôlé par le responsable commercial ;
• approuvé par le service juridique ;
• validé par la direction ;
• puis envoyé automatiquement aux signataires.

Les entreprises peuvent ainsi standardiser leurs processus d’approbation et réduire le risque que des documents non autorisés soient envoyés pour signature.

Standardiser les niveaux de signature grâce aux paramètres par défaut

La standardisation des processus d’approbation et de signature consiste également à garantir que chaque document est signé avec le niveau de signature approprié et conformément au cadre juridique applicable.

Avec DeepSign, les entreprises peuvent définir un type de signature par défaut en choisissant entre la Signature Électronique Simple (SES), la Signature Électronique Avancée (AES) et la Signature Électronique Qualifiée (QES). Elles peuvent également définir le cadre juridique par défaut, en sélectionnant ZertES pour la Suisse ou eIDAS pour l’Union européenne.

Ces paramètres permettent d’aligner les workflows de signature récurrents sur les exigences opérationnelles et réglementaires de l’entreprise. Au lieu de demander aux utilisateurs de choisir le type de signature et le cadre juridique à chaque demande, DeepSign applique automatiquement la configuration prédéfinie.

Les entreprises peuvent ainsi :

• réduire les configurations manuelles ;
• limiter le risque de sélectionner un niveau de signature inadapté ;
• garantir des processus cohérents entre les différents services ;
• accélérer les demandes de signature récurrentes ;
• assurer la conformité avec les politiques internes de conformité.

Les paramètres de signature par défaut sont particulièrement utiles pour les entreprises qui traitent régulièrement des documents similaires, tels que les contrats de travail, les contrats fournisseurs, les contrats clients ou les documents soumis à des exigences réglementaires spécifiques.

Définir un ordre de signature

Tous les signataires n’ont pas nécessairement besoin de recevoir un document au même moment.

Avec Ordre de signature, DeepSign permet de définir une séquence de signature précise. Chaque destinataire reçoit automatiquement la demande de signature uniquement après que le signataire précédent a terminé son action.

Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux :

• contrats commerciaux ;
• documents RH ;
• documents financiers ;
• procédures de gouvernance d’entreprise.

Le résultat est un workflow entièrement automatisé, conforme aux procédures internes d’approbation et aux règles de l’entreprise.

Remplir et signer des formulaires PDF dans un seul workflow

De nombreux documents nécessitent à la fois la saisie d’informations et une signature électronique.

Avec la fonctionnalité remplissage de formulaires, DeepSign permet aux utilisateurs de compléter directement les champs d’un formulaire PDF puis de signer le document dans le même workflow.

Il n’est plus nécessaire de :

• télécharger le document ;
• le remplir manuellement ;
• l’enregistrer ;
• le téléverser à nouveau pour la signature.

L’ensemble du processus est réalisé en ligne, en quelques minutes seulement. Cette approche améliore l’expérience utilisateur tout en réduisant les erreurs et les manipulations inutiles.

Batch Signing : signer plusieurs documents en un seul clic

Lorsqu’il est nécessaire de signer plusieurs documents, répéter la même opération pour chacun d’eux devient rapidement chronophage.

Avec Batch Signing, DeepSign permet de sélectionner plusieurs documents et de les signer simultanément en un seul clic et avec une seule authentification.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour :

• les services RH ;
• les équipes administratives ;
• les services achats ;
• les cabinets de conseil et les prestataires de services ;
• les entreprises qui traitent un volume important de documents.

Batch Signing réduit considérablement le temps consacré aux signatures, améliore la productivité des utilisateurs et simplifie la gestion des workflows documentaires récurrents.

Des intégrations pour standardiser l’ensemble du workflow documentaire

Pour automatiser efficacement les processus d’approbation et de signature électronique, il est essentiel que la plateforme de signature électronique s’intègre aux outils déjà utilisés dans l’entreprise.

DeepSign propose des intégrations qui permettent d’intégrer la signature électronique directement dans les workflows existants, en supprimant les tâches manuelles, les doublons et les changements d’application.

Parmi les principales intégrations disponibles figurent :

• Abacus ERP, pour lancer et gérer les processus de signature directement depuis le système ERP ;
• DocuWare, pour envoyer des documents à signer et les archiver automatiquement dans le système de gestion documentaire ;
• Microsoft Power Automate, pour automatiser les workflows d’approbation et de signature en les reliant aux applications et services Microsoft ;
• Microsoft Dynamics 365, pour intégrer DeepSign aux processus commerciaux et administratifs, afin de générer, envoyer et faire signer des documents directement dans la plateforme, sans interrompre le workflow.

Grâce à ces intégrations, la signature électronique devient une composante naturelle des processus métier. Les entreprises réduisent les délais de traitement, limitent les erreurs et améliorent la collaboration entre les différents services.

Pour découvrir toutes les intégrations disponibles, consultez la page Intégrations DeepSign, où vous trouverez la liste complète des solutions prises en charge, notamment Microsoft 365, Word, Excel, Outlook, SharePoint, Google Drive, Gmail, Power Automate, Microsoft Dynamics 365, DocuWare et bien d’autres.

DeepSign : bien plus qu’une plateforme de signature électronique

Les entreprises qui souhaitent standardiser leurs processus métier ont besoin de bien plus qu’un simple outil permettant de signer des documents PDF. Elles ont besoin d’une solution capable d’orchestrer l’ensemble du workflow documentaire.

Grâce à des fonctionnalités telles que :

• les rappels automatiques ;
• les Signer Groups et les Observer Groups ;
• les approbations internes ;
• Signing Order ;
• Form Filling ;
• Batch Signing ;
• les intégrations avec les ERP et les applications métier ;

DeepSign transforme la signature électronique en un processus entièrement automatisé, capable de réduire les délais de traitement, les tâches répétitives et les erreurs humaines.

Conclusion

Si votre objectif est de standardiser vos processus d’approbation et de signature électronique, DeepSign offre bien plus qu’une solution traditionnelle de signature électronique.

La plateforme permet aux entreprises d’automatiser leurs workflows récurrents, d’appliquer leurs règles métier, d’intégrer la signature électronique à leurs systèmes ERP et de gestion documentaire, et de gérer chaque étape du processus d’approbation et de signature de manière sécurisée, efficace et conforme aux réglementations en vigueur.

Pour les entreprises qui souhaitent accélérer la transformation numérique de leurs processus documentaires, DeepSign constitue une solution complète pour numériser, standardiser et automatiser l’ensemble du cycle d’approbation et de signature.