Comment choisir une plateforme de signature électronique pour des processus de signature complexes

Qu’est-ce qu’un processus de signature complexe ?

Un processus de signature complexe est un processus numérique dans lequel un document passe par plusieurs participants ou étapes avant d’être finalisé.

Un processus de signature électronique simple peut consister à envoyer un document à un seul destinataire pour signature. Les processus métier plus avancés peuvent quant à eux inclure des vérifications juridiques, des approbations internes, plusieurs signataires autorisés, des contre-signatures externes ainsi que des parties prenantes qui doivent pouvoir suivre l’avancement du document.

Un processus contractuel type pourrait suivre les étapes suivantes :

1. Création du document
2. Vérification juridique
3. Approbation interne
4. Première signature
5. Contre-signature
6. Distribution finale
7. Archivage du document

Chaque participant assume une responsabilité spécifique. Un spécialiste juridique peut vérifier le document, un responsable peut l’approuver, une personne autorisée peut le signer et une partie externe peut le contre-signer. D’autres collaborateurs peuvent avoir besoin de suivre le processus sans devoir effectuer d’action.

Ces workflows sont courants dans des domaines tels que les achats, les ressources humaines, la vente, la finance et la gestion des contrats. Ils sont particulièrement pertinents dans les grandes organisations, où les responsabilités sont réparties entre plusieurs départements et niveaux d’approbation.

La plateforme de signature électronique s’intègre ainsi dans un processus métier plus large. Ses fonctionnalités déterminent dans quelle mesure une organisation peut coordonner efficacement les personnes, les actions et les dépendances liées à un document.

Quelles fonctionnalités sont importantes pour les processus de signature complexes ?

Les entreprises qui évaluent des solutions de signature électronique devraient commencer par cartographier leurs processus existants.

Pour chaque workflow, il convient d’identifier les participants, l’action attendue de chacun, le moment où ils doivent intervenir et ce qui doit se passer lorsqu’une action reste en suspens.

Cet exercice permet généralement d’identifier plusieurs fonctionnalités à examiner lors du choix d’une solution.

Fonctionnalité	Points à évaluer
Rôles dans le workflow	Les signataires, approbateurs, réviseurs et observateurs peuvent-ils assumer des responsabilités différentes ?
Ordre de signature	Les participants peuvent-ils intervenir de manière séquentielle ou en parallèle ?
Étapes d’approbation	Les documents peuvent-ils être approuvés avant d’être transmis à un signataire ?
Groupes de destinataires	Les responsabilités ou les droits de consultation peuvent-ils être attribués à des groupes ?
Notifications	Les participants sont-ils automatiquement informés lorsqu’une action de leur part est requise ?
Relances automatiques	Les participants dont une action est en attente peuvent-ils recevoir automatiquement des relances ?
Règles d’escalade	Une autre action peut-elle être déclenchée lorsqu’un délai n’est pas respecté ?
Suivi du statut	Les utilisateurs peuvent-ils identifier l’étape à laquelle se trouve actuellement un document ?
Piste d’audit	Les actions et événements sont-ils enregistrés tout au long du processus ?
Niveaux de signature	La plateforme prend-elle en charge les types de signatures électroniques requis ?
Intégrations et API	Les workflows peuvent-ils être connectés aux applications métier existantes ?

L’importance de chaque fonctionnalité dépend de l’organisation. Une entreprise qui traite des contrats de vente standard peut avoir des exigences relativement simples. Une entreprise réglementée avec plusieurs niveaux d’approbation interne peut avoir besoin d’un contrôle nettement plus poussé.

Les critères suivants constituent un cadre utile pour comparer les différentes solutions.

1. Définir les rôles au sein du processus de signature

L’une des premières questions à se poser est de savoir si la plateforme permet d’attribuer des responsabilités différentes aux différents participants.

Plusieurs rôles interviennent fréquemment dans les processus complexes.

Signataires

Lorsque plusieurs signatures sont nécessaires, les entreprises devraient vérifier si la plateforme prend en charge les signatures séquentielles et parallèles.

Approbateurs et réviseurs

Une approbation peut être nécessaire avant qu’un document ne passe à l’étape de la signature.

Par exemple, un contrat de vente peut nécessiter l’approbation du directeur des ventes lorsqu’une remise dépasse un seuil défini. Un contrat d’achat peut quant à lui nécessiter une vérification juridique et une approbation budgétaire.

Observateurs et autres parties prenantes

Certains participants doivent pouvoir suivre l’avancement d’un document sans avoir de tâche d’approbation ou de signature à effectuer.

Un account manager peut par exemple avoir besoin de savoir quand un client a signé. Un spécialiste RH peut devoir suivre le statut d’un contrat de travail. Un chef de projet peut vouloir suivre un accord impliquant un fournisseur externe.

2. Évaluer l’ordre de signature et l’enchaînement du workflow

L’ordre dans lequel les participants interviennent constitue un autre critère important.

Certains documents peuvent être envoyés simultanément à plusieurs signataires. D’autres processus comportent des dépendances qui imposent aux participants d’intervenir dans un ordre précis.

Prenons l’exemple d’un contrat avec un fournisseur qui nécessite :

1. Approbation juridique
2. Approbation du responsable de département
3. Signature de la direction
4. Contre-signature du fournisseur

Chaque étape dépend de l’achèvement de la précédente.

Une plateforme prenant en charge l’ordre de signature et les étapes séquentielles du workflow peut contrôler automatiquement le moment où chaque participant est invité à intervenir. Cela réduit les transferts manuels et contribue à garantir que les documents parviennent aux bonnes personnes au moment approprié du processus.

Les entreprises devraient également déterminer si leurs processus nécessitent une combinaison d’actions séquentielles et parallèles. Deux signataires internes pourraient par exemple signer simultanément, avant qu’un signataire externe ne contre-signe le document.

3. Examiner les fonctionnalités de notification et de relance

Les notifications jouent un rôle important dans le bon déroulement des processus de signature complexes.

Les participants doivent recevoir des informations claires dès qu’une action relève de leur responsabilité. Pour les organisations qui traitent de grands volumes de documents, les communications automatisées peuvent réduire la charge administrative liée au suivi des tâches en attente.

Lors de la comparaison de plateformes de signature électronique, il convient d’examiner :

• à quel moment les notifications sont déclenchées
• quels participants les reçoivent
• si les paramètres de notification peuvent être configurés
• si les relances peuvent être planifiées automatiquement
• si la fréquence des relances peut être ajustée
• si les administrateurs ou les expéditeurs peuvent consulter les actions en attente

4. Prendre en compte les groupes et les responsabilités partagées

Un workflow complexe peut impliquer des groupes récurrents de signataires et d’observateurs.

Par exemple, une équipe juridique peut signer régulièrement des accords standard, tandis qu’une équipe RH peut avoir besoin de suivre des documents liés à l’emploi. Au lieu d’ajouter individuellement chaque participant à chaque fois, les organisations peuvent créer des groupes réutilisables pour ces workflows récurrents.

Lors de l’évaluation d’une plateforme, il convient de vérifier si des groupes de signataires et d’observateurs peuvent être créés à l’avance et sélectionnés en un clic lors de l’envoi de documents pour approbation et signature.

Cette fonctionnalité peut simplifier la gestion des workflows récurrents, en particulier dans les grandes organisations, les environnements de services partagés et les équipes qui gèrent fréquemment des processus documentaires similaires.

5. Vérifier le suivi du statut et la traçabilité

Dès que plusieurs participants interviennent dans un processus, les organisations ont besoin d’un moyen clair de savoir où se trouve chaque document.

Une plateforme adaptée devrait permettre de répondre à des questions telles que :

• Qui a déjà effectué l’action requise ?
• Qui doit actuellement intervenir ?
• Quelles approbations sont encore en attente ?
• Quand les invitations et les relances ont-elles été envoyées ?
• Un participant a-t-il refusé ou rejeté une action ?
• Quand le document final a-t-il été complété ?

Une piste d’audit peut également enregistrer les événements importants tout au long du cycle de vie du document.

Ces informations facilitent le suivi opérationnel et peuvent être utiles pour la gouvernance, la conformité et les audits internes.

Les entreprises devraient examiner le niveau de détail enregistré par chaque solution et déterminer pendant combien de temps ces informations restent disponibles.

6. Déterminer le niveau de signature électronique requis

Les fonctionnalités du workflow doivent également correspondre aux exigences juridiques et de conformité applicables au document.

Les signatures électroniques peuvent offrir différents niveaux de garantie.

En Suisse, la loi fédérale sur la signature électronique (ZertES) définit le cadre juridique applicable aux signatures électroniques et aux services de certification. Selon le cas d’utilisation, les organisations peuvent recourir à des signatures électroniques simples (SES), avancées (AES) ou qualifiées (QES).

Une signature électronique qualifiée qui répond aux exigences applicables de ZertES peut satisfaire aux exigences légales de la forme écrite en Suisse, dans les conditions prévues par le droit suisse.

Les organisations actives dans l’Union européenne peuvent également devoir tenir compte du cadre eIDAS.

Avant de choisir une plateforme, les entreprises devraient classer leurs principaux types de documents et déterminer le niveau de signature approprié pour chacun d’eux. Les documents liés à l’emploi, les contrats avec des fournisseurs, les accords avec des clients et les documents soumis à des exigences réglementaires peuvent avoir des besoins différents.

Cela permet d’évaluer conjointement les fonctionnalités du workflow et les exigences relatives à la signature.

7. Évaluer les intégrations et l’automatisation

Les processus de signature complexes fonctionnent rarement de manière isolée.

Les documents peuvent provenir de systèmes CRM, de plateformes ERP, d’applications RH, de systèmes de gestion documentaire ou d’applications métier développées sur mesure.

Les intégrations et les API peuvent contribuer à connecter ces systèmes au workflow de signature électronique.

Par exemple, un contrat généré dans un CRM pourrait être automatiquement intégré à un processus d’approbation, envoyé pour signature puis retransmis au CRM une fois finalisé.

Les entreprises qui traitent de grands volumes de documents devraient donc évaluer :

• les intégrations disponibles
• les possibilités offertes par les API
• les options d’authentification
• les possibilités d’automatisation des workflows
• le transfert de documents entre les systèmes
• la synchronisation des statuts
• les options d’archivage des documents finalisés

La valeur de ces fonctionnalités augmente à mesure que les processus de signature deviennent plus fréquents et plus étroitement liés aux autres opérations de l’entreprise.

8. Tester le workflow du point de vue des participants

La complexité doit également être considérée du point de vue des utilisateurs.

Un workflow techniquement sophistiqué doit rester compréhensible pour les personnes qui y participent.

Lors de l’évaluation d’un produit, il est recommandé de tester l’ensemble du processus du point de vue de l’expéditeur, de l’approbateur, du signataire et du destinataire externe.

Il convient de vérifier si les participants comprennent l’action qui leur est demandée, si les notifications sont claires et s’ils peuvent accomplir leurs tâches sans étapes superflues.

Cet aspect est particulièrement important pour les signataires externes. Les clients, fournisseurs et autres tiers peuvent n’avoir aucune expérience préalable de la plateforme.

Une mise en œuvre réussie associe un contrôle structuré du workflow à une expérience claire pour les participants.

Comment DeepSign prend-il en charge les processus de signature complexes ?

Après avoir défini les exigences du workflow, les organisations peuvent évaluer comment DeepSign prend en charge leurs processus.

DeepSign est conçu pour des processus de signature en plusieurs étapes impliquant plusieurs participants, des approbations internes et des signataires externes. Ses fonctionnalités de workflow permettent aux organisations d’attribuer les responsabilités et de structurer le parcours du document au sein d’un même processus.

Un workflow pourrait par exemple inclure une approbation juridique et une approbation de la direction, une signature interne, la contre-signature d’un client ainsi qu’un account manager qui suit le processus en tant qu’observateur.

DeepSign prend en charge ce type de configuration grâce aux fonctionnalités suivantes :

• Ordre de signature, qui permet de contrôler à quel moment chaque participant reçoit le document
• Rôles d’approbateur, qui permettent une autorisation interne avant la signature
• Rôles d’observateur, qui permettent de suivre le processus sans attribuer de tâche d’approbation ou de signature
• Groupes de signataires et d’observateurs, qui facilitent la gestion des responsabilités partagées au sein des équipes
• Relances automatiques, qui rappellent aux participants les actions encore en attente

Ces fonctionnalités peuvent réduire la coordination manuelle et offrir aux expéditeurs une meilleure visibilité sur l’avancement de chaque document. Les organisations devraient néanmoins vérifier que les possibilités de workflow et d’escalade de la plateforme correspondent à leurs exigences opérationnelles spécifiques.

Signatures électroniques pour les processus suisses et européens

DeepSign prend en charge les SES, SEA et SEQ pour les cas d’utilisation relevant des cadres suisse ZertES et européen eIDAS.

Les organisations peuvent ainsi prendre en compte à la fois la conception du workflow et le niveau de signature lorsqu’elles choisissent une solution pour leurs contrats, approbations et autres documents professionnels. La configuration appropriée dépend du type de document, des participants impliqués et des exigences juridiques applicables.

Conclusion

Le choix d’une solution de signature électronique pour des processus de signature complexes commence par une compréhension détaillée du processus que l’organisation souhaite numériser.

Les entreprises devraient identifier les participants concernés, leurs rôles, l’ordre requis, les étapes d’approbation, les exigences en matière de notifications, la fréquence des relances, les scénarios d’escalade, les niveaux de signature et les besoins d’intégration. Le suivi du statut, la traçabilité et l’expérience des participants devraient également faire partie de l’évaluation.

Ces exigences constituent un cadre pratique pour comparer les plateformes de signature électronique sur la base de fonctionnalités qui ont un impact direct sur les processus quotidiens.

Pour les organisations ayant des exigences de signature suisses ou européennes, DeepSign peut être évalué selon ce cadre. Des fonctionnalités telles que l’ordre de signature, les approbateurs, les observateurs, les groupes de signataires et d’observateurs ainsi que les relances automatiques peuvent prendre en charge des processus documentaires en plusieurs étapes impliquant plusieurs participants internes et externes.

Cartographier d’abord le workflow permet aux organisations de disposer d’une base plus claire pour choisir une solution adaptée à leurs processus actuels et capable d’évoluer avec leurs besoins.

Foire aux questions

Quelles solutions de signature électronique conviennent aux processus de signature complexes ?

Les solutions destinées aux processus de signature complexes devraient prendre en charge les rôles, les séquences et les automatisations dont l’organisation a besoin. Les fonctionnalités pertinentes peuvent inclure l’ordre de signature, les étapes d’approbation, les groupes de destinataires, les notifications, les relances automatiques, les options d’escalade, les pistes d’audit et les intégrations. Les organisations devraient d’abord cartographier leurs workflows, puis comparer les fournisseurs sur la base de ces exigences.

Qu’est-ce qu’un approbateur dans un workflow de signature électronique ?

Un approbateur examine un document et autorise son passage à l’étape suivante. L’approbation peut donc avoir lieu avant la signature électronique elle-même. Cette fonction est utile pour les processus internes impliquant une approbation juridique, financière, managériale ou liée aux achats.

Pourquoi l’ordre de signature est-il important ?

L’ordre de signature détermine la séquence dans laquelle les participants reçoivent un document et interviennent dans le processus. Il est particulièrement utile lorsqu’un processus comporte des dépendances, par exemple une approbation interne suivie d’une signature autorisée puis d’une contre-signature externe.

Plusieurs départements peuvent-ils participer au même workflow de signature ?

Oui. Les plateformes disposant de fonctionnalités de workflow adaptées peuvent intégrer des participants issus de plusieurs départements. Les rôles et les groupes permettent de définir qui doit approuver, signer ou suivre un document à chaque étape.