Was macht eine E-Signatur-Lösung benutzerfreundlich?

Warum Benutzerfreundlichkeit wichtig ist

Wenn Organisationen E-Signatur-Plattformen vergleichen, dreht sich die Diskussion häufig um Integrationen, Workflow-Automatisierung, Sicherheitsfunktionen oder Preise. Diese Aspekte sind wichtig, beschreiben jedoch die Erfahrung der Organisation, die das Dokument versendet – nicht die Erfahrung der Person, die es erhält.

Für externe Unterzeichnende sieht die Situation ganz anders aus.

Eine Kundin oder ein Kunde, der einen Vertrag unterzeichnet, eine Bewerberin oder ein Bewerber, die bzw. der ein Stellenangebot annimmt, oder eine Lieferantin oder ein Lieferant, die bzw. der einer Vereinbarung zustimmt, möchte in der Regel lediglich eine einfache Aufgabe möglichst schnell erledigen. Die meisten kennen die Plattform nicht und interessieren sich selten dafür, welcher Anbieter verwendet wird. Ihre einzige Erwartung ist, dass das Unterzeichnen unkompliziert erfolgt – ohne unerwartete Schritte oder zusätzliche Kosten, beispielsweise für die digitale Identitätsprüfung.

Deshalb hat das Signaturerlebnis einen direkten Einfluss auf den Geschäftserfolg. Wenn Empfängerinnen und Empfänger auf unnötige Hürden stossen, bleiben Dokumente länger ununterzeichnet, Supportanfragen nehmen zu und Geschäftsprozesse verlangsamen sich.

Ein gut gestalteter Signaturprozess hilft Organisationen dabei:

• schnellere Durchlaufzeiten zu erzielen
• höhere Abschlussquoten zu erreichen
• weniger abgebrochene Signaturanfragen zu verzeichnen
• weniger Supportanfragen zu erhalten
• die Erfahrung von Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartnern zu verbessern

Letztlich wird der Erfolg einer E-Signatur-Plattform nicht daran gemessen, wie viele Funktionen sie bietet, sondern daran, wie einfach Menschen den Signaturprozess abschliessen können.

Was macht eine E-Signatur-Lösung benutzerfreundlich?

Eine benutzerfreundliche Plattform beseitigt Reibungspunkte entlang des gesamten Signaturprozesses. Anstatt von Empfängerinnen und Empfängern zu verlangen, den Umgang mit einer neuen Software zu erlernen, führt sie sie intuitiv vom Öffnen der Einladung bis zum Abschluss des Dokuments.

Mehrere Gestaltungsprinzipien tragen zu diesem Nutzererlebnis bei.

Eine intuitive Benutzeroberfläche beseitigt Unsicherheiten

Die meisten externen Unterzeichnenden nutzen eine E-Signatur-Plattform nur gelegentlich. Sie benötigen vor allem eine klare Orientierung darüber, was als Nächstes zu tun ist und keine umfangreichen Zusatzfunktionen.

Eine intuitive Benutzeroberfläche beantwortet die Fragen der Nutzerinnen und Nutzer, bevor sie überhaupt gestellt werden.

• Wer hat dieses Dokument gesendet?
• Wo muss ich unterschreiben?
• Welche Felder sind obligatorisch?
• Wie viele Schritte verbleiben noch?
• Wurde meine Unterschrift erfolgreich abgeschlossen?

Wenn diese Informationen sofort ersichtlich sind, verbringen Empfängerinnen und Empfänger weniger Zeit damit, sich auf der Plattform zurechtzufinden und können sich stattdessen auf das Dokument konzentrieren.

Gutes Interface-Design bleibt oft unbemerkt. Es führt Nutzerinnen und Nutzer unauffällig durch den Prozess – mit einer klaren visuellen Struktur, eindeutig erkennbaren Handlungsaufforderungen, hervorgehobenen Signaturfeldern und einer sofortigen Bestätigung nach jedem wichtigen Schritt.

Einfachheit reduziert Reibung

Jeder zusätzliche Schritt erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Empfängerinnen und Empfänger den Prozess abbrechen.

Ein Konto zu erstellen, eine E-Mail-Adresse zu bestätigen, Software herunterzuladen oder das Gerät zu wechseln, mag jeweils wie eine kleine Unannehmlichkeit erscheinen. Zusammen können diese Schritte den Signaturprozess jedoch unnötig kompliziert machen.

Die benutzerfreundlichsten Plattformen beseitigen solche Hürden, wo immer dies möglich ist.

Bei vielen alltäglichen Geschäftsdokumenten sollten Empfängerinnen und Empfänger idealerweise:

• die Einladung direkt aus ihrer E-Mail öffnen
• das Dokument im Browser prüfen
• die erforderlichen Felder ausfüllen
• elektronisch unterschreiben
• sofort eine Bestätigung erhalten

Ein unkomplizierter Workflow sorgt dafür, dass sich Nutzerinnen und Nutzer auf das Dokument konzentrieren und nicht auf die Technologie dahinter.

Die Identitätsprüfung sollte Teil des Signaturprozesses sein

Die Wahl eines Anbieters mit integrierter Identitätsprüfung kann den Signaturprozess zusätzlich vereinfachen. Wenn eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich ist, sollte die Identitätsprüfung genauso einfach sein wie der eigentliche Signaturprozess. Mit DeepSign können Empfängerinnen und Empfänger den gesamten Identitätsprüfungsprozess online über den integrierten DeepID Service durchführen, ohne eine Geschäftsstelle aufsuchen oder sich persönlich identifizieren zu müssen. Da DeepID kostenlos verfügbar ist, können Nutzerinnen und Nutzer das erforderliche Sicherheitsniveau ohne unerwartete Kosten erreichen. Dadurch werden qualifizierte elektronische Signaturen sowohl zugänglich als auch einfach in der Anwendung.

Browserbasiertes Signieren ermöglicht einen reibungslosen Prozess

Viele Menschen nutzen eine E-Signatur-Plattform nur ein einziges Mal.

Im Gegensatz zu Mitarbeitenden innerhalb einer Organisation nehmen sie nie an einer Schulung teil und lesen auch keine Produktdokumentation. Ihr erster Eindruck von der Plattform entsteht innerhalb weniger Sekunden.

Ein Dokument direkt im Webbrowser öffnen zu können, vermittelt einen deutlich besseren ersten Eindruck, als zunächst ein Konto erstellen oder zusätzliche Software installieren zu müssen.

Das ist besonders wichtig, wenn Dokumente an Kundinnen und Kunden, Lieferantinnen und Lieferanten oder Bewerberinnen und Bewerber gesendet werden, die mit den Prozessen der Organisation möglicherweise nicht vertraut sind.

Mobile-First-Design ist heute unverzichtbar

Dokumente werden längst nicht mehr nur am Schreibtisch unterzeichnet.

Viele Empfängerinnen und Empfänger öffnen Signaturanfragen unterwegs, zwischen zwei Terminen oder ausserhalb der Bürozeiten auf ihrem Smartphone. Ein Signaturprozess, der am Desktop gut funktioniert, auf mobilen Geräten jedoch umständlich ist, kann die Abschlussquote deutlich senken.

Eine intuitive Plattform sollte daher auf allen Geräten ein konsistentes Nutzungserlebnis bieten.

Wichtige Merkmale sind:

• Seitenlayouts, die sich automatisch an jedes Gerät anpassen
• gut lesbare Dokumente ohne ständiges Zoomen
• grosse, touchfreundliche Schaltflächen
• zuverlässige Browserkompatibilität
• keine verpflichtende App-Installation für alltägliche Signaturprozesse

Das Ziel ist einfach: Empfängerinnen und Empfänger sollen Dokumente jederzeit und überall unterschreiben können und zwar genau dann, wenn es für sie am bequemsten ist.

Sicherheit sollte Vertrauen schaffen – nicht Verwirrung

Sicherheit ist für elektronische Signaturen unerlässlich, sie sollte Empfängerinnen und Empfänger jedoch niemals verunsichern.

Die benutzerfreundlichsten Plattformen erklären, warum eine zusätzliche Authentifizierung erforderlich ist, und stellen jeden Sicherheitsschritt klar und verständlich dar.

Wenn sich Empfängerinnen und Empfänger beispielsweise mittels SMS-Code oder einer anderen Authentifizierungsmethode identifizieren müssen, sollte die Plattform verständlich erklären, was geschieht und was als Nächstes zu tun ist.

Gutes Design sorgt dafür, dass Sicherheit Vertrauen schafft, anstatt einschüchternd zu wirken.

Erstnutzerinnen und Erstnutzer sollten den Prozess ohne Unterstützung abschliessen können

Einer der besten Indikatoren für einen intuitiven Signaturprozess ist, ob jemand den gesamten Ablauf ohne Hilfe abschliessen kann.

Die meisten externen Empfängerinnen und Empfänger verfügen über keine Erfahrung mit digitalen Signaturplattformen. Sie möchten lediglich ein Dokument prüfen und unterschreiben.

Ein gut gestalteter Workflow:

• führt Empfängerinnen und Empfänger intuitiv von einem Schritt zum nächsten
• hebt jedes erforderliche Feld deutlich hervor
• verhindert typische Fehler
• erklärt Fehlermeldungen verständlich
• bestätigt den erfolgreichen Abschluss.

Wenn Organisationen regelmässig separate Anleitungen zum Signieren versenden oder Supportanfragen beantworten müssen, deutet dies häufig darauf hin, dass der Signaturprozess verbessert werden kann.

So bewerten Sie den Signaturprozess

Marketingunterlagen heben häufig Funktionen, Zertifizierungen und Integrationen hervor.

Um die Benutzerfreundlichkeit zu beurteilen, sollten Organisationen stattdessen den gesamten Weg der Empfängerinnen und Empfänger betrachten.

Hilfreiche Fragen sind:

• Können Empfängerinnen und Empfänger unterschreiben, ohne ein Konto zu erstellen?
• Können sie direkt aus der Einladung auf das Dokument zugreifen?
• Ist die Benutzeroberfläche auch für Erstnutzerinnen und Erstnutzer intuitiv?
• Funktioniert der Signaturprozess auf Smartphones genauso gut?
• Ist die Installation einer Software optional?
• Sind die Authentifizierungsschritte leicht verständlich?
• Können auch weniger technikaffine Personen den Prozess selbstständig abschliessen?
• Bleibt der Workflow von der Einladung bis zur Bestätigung klar und nachvollziehbar?

Diese Fragen liefern eine deutlich realistischere Bewertung als der reine Vergleich von Funktionslisten.

Testen Sie die Plattform mit echten Nutzerinnen und Nutzern

Eine der einfachsten Möglichkeiten, eine E-Signatur-Lösung zu bewerten, besteht darin, Menschen bei der Nutzung zu beobachten.

Bitten Sie mehrere Personen, die mit der Plattform nicht vertraut sind, dasselbe Dokument ohne Unterstützung zu unterschreiben. Beziehen Sie Menschen mit unterschiedlichen technischen Kenntnissen ein und lassen Sie sie den Prozess auf verschiedenen Geräten durchführen.

Anstatt zu messen, wie schnell sie fertig sind, sollten Sie darauf achten, an welchen Stellen sie zögern.

• Wissen sie sofort, wo sie beginnen müssen?
• Verstehen sie, warum eine Authentifizierung erforderlich ist?
• Finden sie alle Signaturfelder problemlos?
• Wissen sie, wann der Signaturprozess abgeschlossen ist?

Solche Momente des Zögerns decken Probleme bei der Benutzerfreundlichkeit auf, die Produktdemonstrationen häufig übersehen.

Warum mehr Funktionen nicht immer ein besseres Nutzungserlebnis bedeuten

Es ist leicht anzunehmen, dass die umfassendste Plattform automatisch auch die beste Benutzererfahrung bietet.

In der Praxis kann jedoch manchmal genau das Gegenteil zutreffen.

Jede zusätzliche Option, Einstellung oder Entscheidung erhöht die kognitive Belastung. Während Administratorinnen und Administratoren von erweiterten Funktionen profitieren können, schätzen externe Unterzeichnende in der Regel vor allem Einfachheit.

Die besten E-Signatur-Plattformen schaffen ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Funktionalität und Übersichtlichkeit. Sie stellen Organisationen alle erforderlichen Funktionen zur Verfügung, zeigen Empfängerinnen und Empfängern jedoch nur diejenigen Optionen an, die für das Unterzeichnen des jeweiligen Dokuments relevant sind.

Diese Trennung zwischen administrativer Komplexität und einer einfachen Nutzererfahrung für Empfängerinnen und Empfänger ist eines der wichtigsten Merkmale einer intuitiven Plattform.

DeepSign als Beispiel

Diese Grundsätze lassen sich auf die Bewertung jedes E-Signatur-Anbieters anwenden.

DeepSign wurde beispielsweise entwickelt, um Reibungspunkte während des gesamten Signaturprozesses durch einen klaren, browserbasierten Workflow und eine mobilfreundliche Benutzeroberfläche zu reduzieren. Praktische Funktionen wie konfigurierbare Erinnerungen für ausstehende Signaturen helfen dabei, Signaturprozesse voranzubringen. Gleichzeitig vereinfacht die Möglichkeit, verfügbare Signaturarten und Rechtsräume individuell anzupassen, die Benutzeroberfläche, indem Nutzerinnen und Nutzern nur die für ihre Organisation relevanten Optionen angezeigt werden. Darüber hinaus können Empfängerinnen und Empfänger PDF-Formulare innerhalb desselben Workflows ausfüllen und unterschreiben, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln oder unnötige zusätzliche Schritte durchführen zu müssen.

DeepSign verfolgt ausserdem das Prinzip der angemessenen Sicherheit. Die erforderliche Identifizierungsmethode richtet sich nach der jeweiligen Signaturstufe, sodass Empfängerinnen und Empfänger nur diejenigen Schritte durchführen müssen, die für das erforderliche Vertrauensniveau notwendig sind. Einfachere Signaturen erfordern einen entsprechend einfacheren Prozess, während fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen eine stärkere Identitätsprüfung voraussetzen. Für qualifizierte elektronische Signaturen (QES) bietet DeepSign sowohl die kostenlose Identifikationslösung DeepID als auch Swisscom Mobile ID an. Eine kostenlose Identifizierungsmöglichkeit reduziert nicht nur Kosten, sondern beseitigt auch eine häufige Hürde bei der Einführung qualifizierter elektronischer Signaturen und macht die höchste gesetzlich anerkannte elektronische Signatur sowohl für Organisationen als auch für deren externe Unterzeichnende leichter zugänglich.

Letztlich zeigt sich der Wert einer E-Signatur-Lösung daran, wie mühelos externe Empfängerinnen und Empfänger den Signaturprozess abschliessen können. Eine sinnvolle Möglichkeit, Anbieter zu bewerten, besteht darin zu beobachten, ob Erstnutzerinnen und Erstnutzer den gesamten Ablauf – von der Einladung bis zur Unterschrift – klar, sicher und mit minimalem Aufwand abschliessen können.

Fazit

Eine benutzerfreundliche E-Signatur-Lösung zeichnet sich nicht durch die Anzahl ihrer Funktionen aus, sondern durch die Qualität des Nutzererlebnisses, das sie bietet.

Wenn Empfängerinnen und Empfänger ein Dokument sofort öffnen können, verstehen, was von ihnen erwartet wird, und den Signaturprozess ohne Verwirrung abschliessen können, profitieren Organisationen von kürzeren Durchlaufzeiten, höheren Abschlussquoten und weniger Supportanfragen.

Beim Vergleich verschiedener Anbieter sollten Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger deshalb nicht nur auf Funktionen und Compliance achten. Eine intuitive Benutzeroberfläche, ein reibungsloser Signaturprozess und ein konsequent auf die Empfängerinnen und Empfänger ausgerichtetes Design haben häufig den grössten Einfluss auf den Gesamterfolg einer E-Signatur-Lösung.