So wählen Sie eine E-Signatur-Plattform für komplexe Signaturprozesse
Was sind komplexe Signaturprozesse?
Ein komplexer Signaturprozess ist ein digitaler Prozess, bei dem ein Dokument vor dem Abschluss mehrere Beteiligte oder Prozessschritte durchläuft.
Bei einem einfachen elektronischen Signaturprozess wird beispielsweise ein Dokument zur Unterschrift an eine einzelne Person gesendet. Anspruchsvollere Geschäftsprozesse können hingegen rechtliche Prüfungen, interne Freigaben, mehrere zeichnungsberechtigte Personen, externe Gegenzeichnungen sowie weitere Beteiligte umfassen, die den Fortschritt des Dokuments verfolgen müssen.
Ein typischer Vertragsprozess könnte beispielsweise so aussehen:
- Dokument erstellen
- Rechtliche Prüfung
- Interne Freigabe
- Erste Unterschrift
- Gegenzeichnung
- Finale Verteilung
- Dokumentenablage
Jede beteiligte Person hat dabei eine bestimmte Aufgabe. Eine Fachperson aus der Rechtsabteilung prüft beispielsweise das Dokument, eine Führungskraft gibt es frei, eine zeichnungsberechtigte Person unterzeichnet es und eine externe Partei zeichnet gegen. Weitere Mitarbeitende müssen den Prozess möglicherweise verfolgen können, ohne selbst aktiv zu werden.
Solche Workflows sind unter anderem im Einkauf, im HR, im Vertrieb, im Finanzwesen und im Vertragsmanagement verbreitet. Besonders relevant sind sie in grösseren Organisationen, in denen Zuständigkeiten auf verschiedene Abteilungen und Freigabestufen verteilt sind.
Die E-Signatur-Plattform wird damit Teil eines umfassenderen Geschäftsprozesses. Ihre Funktionen bestimmen, wie gut eine Organisation die beteiligten Personen, Aktionen und Abhängigkeiten rund um ein Dokument koordinieren kann.
Welche Funktionen sind für komplexe Signaturprozesse wichtig?
Unternehmen, die E-Signatur-Lösungen evaluieren, sollten zunächst ihre bestehenden Prozesse abbilden.
Für jeden Workflow gilt es festzuhalten, wer beteiligt ist, welche Aufgabe die jeweilige Person hat, wann sie aktiv werden muss und was geschehen soll, wenn eine Aktion aussteht.
Dabei zeigt sich in der Regel, welche Funktionen bei der Auswahl einer Lösung genauer geprüft werden sollten.
| Funktion | Was sollte geprüft werden? |
| Workflow-Rollen | Können Unterzeichnende, Freigebende, Prüfende und Beobachtende unterschiedliche Aufgaben übernehmen? |
| Signaturreihenfolge | Können Beteiligte nacheinander oder parallel agieren? |
| Freigabestufen | Können Dokumente freigegeben werden, bevor sie eine unterzeichnende Person erreichen? |
| Empfängergruppen | Können Zuständigkeiten oder Einsichtsrechte Gruppen zugewiesen werden? |
| Benachrichtigungen | Werden Beteiligte automatisch informiert, sobald ihre Aktion erforderlich ist? |
| Automatische Erinnerungen | Können Personen bei ausstehenden Aktionen automatisch erinnert werden? |
| Eskalationsregeln | Kann bei verpassten Fristen eine weitere Aktion ausgelöst werden? |
| Statusverfolgung | Ist ersichtlich, in welcher Phase sich ein Dokument aktuell befindet? |
| Audit Trail | Werden Aktionen und Ereignisse während des gesamten Prozesses protokolliert? |
| Signaturstufen | Unterstützt die Plattform die erforderlichen Arten elektronischer Signaturen? |
| Integrationen und APIs | Lassen sich die Workflows mit bestehenden Geschäftsanwendungen verbinden? |
Wie wichtig die einzelnen Funktionen sind, hängt von der jeweiligen Organisation ab. Ein Unternehmen, das standardisierte Verkaufsverträge verarbeitet, hat möglicherweise relativ einfache Anforderungen. Ein reguliertes Unternehmen mit mehreren internen Freigabestufen benötigt hingegen deutlich mehr Kontrolle.
Die folgenden Faktoren bieten einen hilfreichen Rahmen für den Vergleich verschiedener Lösungen.
1. Rollen innerhalb des Signaturprozesses definieren
Eine der ersten Fragen bei der Evaluation ist, ob die Plattform verschiedenen Beteiligten unterschiedliche Aufgaben zuweisen kann.
In komplexen Prozessen kommen häufig mehrere Rollen zum Einsatz.
Unterzeichnende
Wenn mehrere Unterschriften erforderlich sind, sollten Unternehmen prüfen, ob die Plattform sowohl sequenzielles als auch paralleles Unterzeichnen unterstützt.
Freigebende und Prüfende
Bevor ein Dokument zur Unterschrift weitergeleitet wird, kann eine Freigabe erforderlich sein.
Ein Verkaufsvertrag könnte beispielsweise die Freigabe durch die Vertriebsleitung erfordern, sobald ein Rabatt einen definierten Schwellenwert überschreitet. Bei einem Beschaffungsvertrag können eine rechtliche Prüfung und eine Budgetfreigabe notwendig sein.
Beobachtende und weitere Beteiligte
Einige Beteiligte müssen den Fortschritt eines Dokuments verfolgen können, ohne selbst eine Freigabe oder Unterschrift leisten zu müssen.
Ein Account Manager möchte beispielsweise wissen, wann ein Kunde unterzeichnet hat. Eine HR-Fachperson benötigt möglicherweise Einblick in den Status eines Arbeitsvertrags. Eine Projektleitung wiederum möchte eine Vereinbarung mit einem externen Lieferanten verfolgen können.
2. Signaturreihenfolge und Prozessablauf prüfen
Auch die Reihenfolge, in der Beteiligte aktiv werden, ist ein wichtiger Aspekt.
Manche Dokumente können gleichzeitig an mehrere Unterzeichnende gesendet werden. Andere Prozesse enthalten Abhängigkeiten, die eine bestimmte Reihenfolge erfordern.
Ein Lieferantenvertrag könnte beispielsweise folgende Schritte durchlaufen:
- Rechtliche Freigabe
- Freigabe durch die Abteilungsleitung
- Unterschrift der Geschäftsleitung
- Gegenzeichnung durch den Lieferanten
Jeder Schritt setzt voraus, dass der vorherige abgeschlossen wurde.
Eine Plattform, die eine Signaturreihenfolge und sequenzielle Workflow-Schritte unterstützt, kann automatisch steuern, wann die jeweiligen Beteiligten zum Handeln aufgefordert werden. Dadurch lässt sich das manuelle Weiterleiten reduzieren und sicherstellen, dass Dokumente zum richtigen Zeitpunkt die zuständige Person erreichen.
Unternehmen sollten zudem prüfen, ob ihre Prozesse eine Kombination aus sequenziellen und parallelen Aktionen erfordern. Beispielsweise könnten zwei interne Personen gleichzeitig unterzeichnen, bevor das Dokument anschliessend von einer externen Partei gegengezeichnet wird.
3. Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen prüfen
Benachrichtigungen spielen eine wichtige Rolle, damit komplexe Signaturprozesse ohne unnötige Verzögerungen weiterlaufen.
Beteiligte sollten klar informiert werden, sobald eine Aktion von ihnen erforderlich ist. Bei Organisationen, die grosse Dokumentenmengen verarbeiten, kann eine automatisierte Kommunikation den administrativen Aufwand für die Überwachung ausstehender Aufgaben reduzieren.
Beim Vergleich von E-Signatur-Plattformen sollten Unternehmen prüfen:
- wann Benachrichtigungen ausgelöst werden
- welche Beteiligten sie erhalten
- ob die Benachrichtigungseinstellungen konfiguriert werden können
- ob Erinnerungen automatisch geplant werden können
- ob sich die Häufigkeit der Erinnerungen anpassen lässt
- ob Administratoren oder Absender ausstehende Aktionen einsehen können
4. Gruppen und gemeinsame Zuständigkeiten berücksichtigen
Ein komplexer Workflow kann wiederkehrende Gruppen von Unterzeichnenden und Beobachtenden umfassen.
Beispielsweise unterzeichnet ein Legal-Team regelmässig Standardvereinbarungen, während ein HR-Team Einblick in Arbeitsverträge benötigt. Anstatt alle Beteiligten jedes Mal einzeln hinzuzufügen, können Organisationen wiederverwendbare Gruppen für solche wiederkehrenden Workflows erstellen.
Bei der Evaluation einer Plattform sollte geprüft werden, ob Gruppen von Unterzeichnenden und Beobachtenden im Voraus erstellt und beim Versand von Dokumenten zur Freigabe und Unterzeichnung mit einem Klick ausgewählt werden können.
Dies kann die Verwaltung wiederkehrender Workflows vereinfachen, insbesondere in grösseren Organisationen, Shared-Service-Umgebungen und Teams mit häufig wiederkehrenden Dokumentenprozessen.
5. Statusverfolgung und Nachvollziehbarkeit prüfen
Sobald mehrere Personen an einem Prozess beteiligt sind, benötigen Organisationen eine klare Übersicht darüber, wo sich jedes Dokument aktuell befindet.
Eine geeignete Plattform sollte unter anderem folgende Fragen beantworten können:
- Wer hat die erforderliche Aktion bereits abgeschlossen?
- Wer muss aktuell aktiv werden?
- Welche Freigaben stehen noch aus?
- Wann wurden Einladungen und Erinnerungen versendet?
- Hat eine beteiligte Person eine Aktion abgelehnt?
- Wann wurde das finale Dokument abgeschlossen?
Ein Audit Trail kann zudem wichtige Ereignisse während des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments protokollieren.
Diese Informationen unterstützen die operative Überwachung und können für Governance, Compliance und interne Audits relevant sein.
Unternehmen sollten prüfen, wie detailliert die jeweilige Lösung Ereignisse protokolliert und wie lange diese Informationen verfügbar bleiben.
6. Erforderliche Stufe der elektronischen Signatur bestimmen
Die Workflow-Funktionen müssen auch zu den rechtlichen und regulatorischen Anforderungen des jeweiligen Dokuments passen.
Elektronische Signaturen bieten unterschiedliche Sicherheits- und Beweisniveaus.
In der Schweiz bildet das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) den rechtlichen Rahmen für elektronische Signaturen und Zertifizierungsdienste. Je nach Anwendungsfall können Organisationen mit einfachen elektronischen Signaturen (EES), fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (FES) oder qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) arbeiten.
Eine qualifizierte elektronische Signatur, welche die geltenden Anforderungen gemäss ZertES erfüllt, kann unter den im Schweizer Recht definierten Voraussetzungen gesetzliche Schriftformerfordernisse erfüllen.
Organisationen, die in der Europäischen Union tätig sind, müssen gegebenenfalls zusätzlich die eIDAS-Verordnung berücksichtigen.
Vor der Auswahl einer Plattform sollten Unternehmen ihre wichtigsten Dokumenttypen klassifizieren und festlegen, welche Signaturstufe jeweils geeignet ist. Für Arbeitsdokumente, Lieferantenverträge, Kundenvereinbarungen und regulierte Dokumente können unterschiedliche Anforderungen gelten.
So lassen sich Workflow-Funktionen und Signaturanforderungen gemeinsam beurteilen.
7. Integrationen und Automatisierung evaluieren
Komplexe Signaturprozesse stehen selten für sich allein.
Dokumente können aus CRM-Systemen, ERP-Plattformen, HR-Anwendungen, Dokumentenmanagementsystemen oder individuellen Geschäftsanwendungen stammen.
Integrationen und APIs können dabei helfen, diese Systeme mit dem elektronischen Signaturprozess zu verbinden.
Ein in einem CRM erstellter Vertrag könnte beispielsweise automatisch einen Freigabeprozess durchlaufen, zur Unterzeichnung versendet und nach Abschluss wieder an das CRM übermittelt werden.
Unternehmen mit einem hohen Dokumentenvolumen sollten deshalb folgende Punkte evaluieren:
- verfügbare Integrationen
- API-Funktionen
- Authentifizierungsoptionen
- Möglichkeiten zur Workflow-Automatisierung
- Dokumentenübertragung zwischen Systemen
- Synchronisierung von Statusinformationen
- Möglichkeiten zur Archivierung abgeschlossener Dokumente
Je häufiger Signaturprozesse durchgeführt werden und je enger sie mit anderen Geschäftsabläufen verbunden sind, desto wichtiger werden diese Funktionen.
8. Den Workflow aus Sicht der Beteiligten testen
Komplexität sollte auch aus Sicht der Nutzerinnen und Nutzer betrachtet werden.
Ein technisch ausgefeilter Workflow muss für die beteiligten Personen verständlich bleiben.
Während der Evaluation einer Lösung sollte der gesamte Prozess aus der Perspektive von Absendern, Freigebenden, Unterzeichnenden und externen Empfängern getestet werden.
Dabei sollte geprüft werden, ob die Beteiligten verstehen, welche Aktion von ihnen erwartet wird, ob die Benachrichtigungen klar sind und ob sie ihre Aufgaben ohne unnötige Schritte erledigen können.
Dies ist besonders für externe Unterzeichnende wichtig. Kunden, Lieferanten und andere Drittparteien haben möglicherweise noch keine Erfahrung mit der jeweiligen Plattform.
Eine erfolgreiche Implementierung verbindet eine klare Steuerung des Workflows mit einer verständlichen Nutzererfahrung für alle Beteiligten.
Wie unterstützt DeepSign komplexe Signaturprozesse?
DeepSign ist für mehrstufige Signaturprozesse mit mehreren Beteiligten, internen Freigaben und externen Unterzeichnenden ausgelegt. Mit den Workflow-Funktionen können Organisationen Zuständigkeiten festlegen und den Ablauf eines Dokuments innerhalb eines einzigen Prozesses strukturieren.
Ein Workflow könnte beispielsweise eine rechtliche und eine geschäftliche Freigabe, eine interne Unterschrift, die Gegenzeichnung durch einen Kunden sowie einen Account Manager umfassen, der den Prozess als Beobachter verfolgt.
DeepSign unterstützt solche Abläufe mit folgenden Funktionen:
- Signaturreihenfolge, mit der gesteuert wird, wann die einzelnen Beteiligten das Dokument erhalten
- Freigaberollen (Genehmiger), mit denen interne Freigaben vor der Unterzeichnung abgebildet werden können
- Beobachterrollen, die Einblick in den Prozess ermöglichen, ohne eine Freigabe- oder Signaturaufgabe zuzuweisen
- Gruppen für Unterzeichnende und Beobachtende, mit denen gemeinsame Zuständigkeiten innerhalb von Teams abgebildet werden können
- Automatische Erinnerungen, die Beteiligte auf ausstehende Aktionen aufmerksam machen
Diese Funktionen können den manuellen Koordinationsaufwand reduzieren und Absendern eine bessere Übersicht über den Fortschritt der einzelnen Dokumente geben. Organisationen sollten dennoch prüfen, ob die Workflow- und Eskalationsmöglichkeiten der Plattform ihren spezifischen betrieblichen Anforderungen entsprechen.
Elektronische Signaturen für Schweizer und europäische Prozesse
DeepSign unterstützt EES, FES und QES für Anwendungsfälle im Rahmen des Schweizer ZertES und der europäischen eIDAS-Verordnung.
Damit können Organisationen bei der Auswahl einer Lösung für Verträge, Freigaben und andere Geschäftsdokumente sowohl die Gestaltung des Workflows als auch die erforderliche Signaturstufe berücksichtigen. Welche Konfiguration geeignet ist, hängt vom Dokumenttyp, den beteiligten Personen und den geltenden rechtlichen Anforderungen ab.
Fazit
Die Auswahl einer E-Signatur-Lösung für komplexe Signaturprozesse beginnt mit einem detaillierten Verständnis des Prozesses, den eine Organisation digitalisieren möchte.
Unternehmen sollten die beteiligten Personen, ihre Rollen, die erforderliche Reihenfolge, Freigabestufen, Benachrichtigungsanforderungen, Erinnerungsintervalle, Eskalationsszenarien, Signaturstufen und Integrationsanforderungen bestimmen. Auch Statusverfolgung, Nachvollziehbarkeit und die Nutzererfahrung der Beteiligten sollten in die Evaluation einfliessen.
Diese Anforderungen bilden einen praktischen Rahmen, um E-Signatur-Plattformen anhand von Funktionen zu vergleichen, die sich direkt auf die täglichen Prozesse auswirken.
Für Organisationen mit Schweizer oder europäischen Signaturanforderungen kann DeepSign anhand dieses Rahmens evaluiert werden. Funktionen wie Signaturreihenfolge, Genehmiger, Beobachtende, Gruppen für Unterzeichnende und Beobachtende sowie automatische Erinnerungen können mehrstufige Dokumentenprozesse mit mehreren internen und externen Beteiligten unterstützen.
Wer zuerst den eigenen Workflow abbildet, schafft eine klare Grundlage für die Auswahl einer Lösung, die zu den heutigen Prozessen passt und sich auch an künftige Anforderungen anpassen lässt.
Fragen und Antworten
Welche E-Signatur-Lösungen eignen sich für komplexe Signaturprozesse?
Lösungen für komplexe Signaturprozesse sollten die Rollen, Abläufe und Automatisierungen unterstützen, die eine Organisation benötigt. Zu den relevanten Funktionen können Signaturreihenfolgen, Freigabestufen, Empfängergruppen, Benachrichtigungen, automatische Erinnerungen, Eskalationsmöglichkeiten, Audit Trails und Integrationen gehören. Organisationen sollten zunächst ihre Workflows abbilden und anschliessend verschiedene Anbieter anhand dieser Anforderungen vergleichen.
Was ist ein Genehmiger in einem elektronischen Signaturprozess?
Ein Genehmiger prüft ein Dokument und autorisiert dessen Weiterleitung an die nächste Prozessstufe. Die Freigabe kann somit vor der eigentlichen elektronischen Signatur erfolgen. Dies ist besonders bei internen Prozessen mit rechtlichen, finanziellen, geschäftlichen oder beschaffungsbezogenen Freigaben hilfreich.
Warum ist die Signaturreihenfolge wichtig?
Die Signaturreihenfolge legt fest, in welcher Reihenfolge Beteiligte ein Dokument erhalten und bearbeiten. Sie ist besonders relevant, wenn ein Prozess Abhängigkeiten enthält, beispielsweise eine interne Freigabe, gefolgt von einer autorisierten Unterschrift und einer externen Gegenzeichnung.
Können mehrere Abteilungen am selben Signaturprozess beteiligt sein?
Ja. Plattformen mit entsprechenden Workflow-Funktionen können Beteiligte aus mehreren Abteilungen in denselben Prozess einbinden. Rollen und Gruppen helfen dabei festzulegen, wer ein Dokument in der jeweiligen Phase freigibt, unterzeichnet oder dessen Fortschritt verfolgt.
