So wählen Sie eine E-Signatur-Lösung für hohe Dokumentenmengen

Warum der grösste Zeitfaktor nicht das Signieren selbst ist

Bei der Beurteilung einer E-Signatur-Lösung liegt der Fokus häufig darauf, wie rasch eine Empfängerin oder ein Empfänger ein Dokument signieren kann. In der Praxis entstehen Verzögerungen jedoch oft vor und nach der eigentlichen Signatur.

Dokumente vorbereiten, Unterzeichnende erinnern, den Bearbeitungsstand verfolgen und wiederkehrende administrative Aufgaben erledigen: All dies kann deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen als das Signieren selbst. Mit zunehmendem Dokumentenvolumen können solche ineffizienten Abläufe zu einer erheblichen operativen Belastung werden.

E-Signatur-Lösungen können den manuellen Aufwand über den gesamten Signaturprozess hinweg reduzieren. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und die Standardisierung von Abläufen können Organisationen mehr Dokumente mit weniger administrativem Aufwand verarbeiten und gleichzeitig für mehr Transparenz und einheitliche Prozesse sorgen.

Funktionen für effiziente Signaturprozesse bei hohen Dokumentenvolumen

Nicht jede Funktion trägt gleichermassen zur betrieblichen Effizienz bei. Die folgenden Funktionen können insbesondere für Organisationen relevant sein, die grosse Dokumentenmengen verarbeiten.

Workflow-Automatisierung und wiederverwendbare Vorlagen

Durch Automatisierung lassen sich wiederkehrende administrative Aufgaben reduzieren, indem Genehmigungs- und Signaturprozesse im Voraus definiert werden. Anstatt jede Anfrage manuell vorzubereiten, können Organisationen vordefinierte Workflows nutzen, die Dokumente automatisch in der richtigen Reihenfolge an die richtigen Personen weiterleiten.

Wiederverwendbare Vorlagen reduzieren den Vorbereitungsaufwand zusätzlich, da häufig verwendete Verträge, HR-Dokumente oder Beschaffungsformulare mit vordefinierten Signaturfeldern und Einstellungen versendet werden können.

Dokumente in grossem Umfang verwalten

Mit zunehmendem Dokumentenvolumen wird eine effiziente Verwaltung immer wichtiger.

Funktionen wie der Batch-Versand ermöglichen es, mehrere Signaturanfragen gleichzeitig vorzubereiten und zu versenden. Automatische Erinnerungen können Verzögerungen reduzieren, ohne dass ein manuelles Nachfassen erforderlich ist. Zentrale Dashboards bieten Administratorinnen und Administratoren einen Überblick über den Status der Dokumente. So lassen sich Engpässe leichter erkennen und ausstehende Anfragen gezielt verfolgen.

Zusammen können diese Funktionen die Verwaltung grosser Signaturvolumen vereinfachen und die Bearbeitungszeiten verkürzen.

Flexible Signaturmöglichkeiten für alle Empfängerinnen und Empfänger

Ein effizienter Signaturprozess sollte auch für die Personen einfach zugänglich sein, die Dokumente erhalten.

Für international tätige Unternehmen können mehrsprachige Benutzeroberflächen und Benachrichtigungen zudem zu einem einheitlichen Signaturprozess für Mitarbeitende, Kundinnen und Kunden sowie Partner in verschiedenen Regionen beitragen.

In der Schweiz ist die Unterstützung von Deutsch, Französisch und Italienisch insbesondere für Organisationen relevant, die über mehrere Sprachregionen hinweg tätig sind. Englisch spielt zudem für multinationale Unternehmen und internationale Fachkräfte in der Schweiz eine wichtige Rolle.

Eine neue E-Signatur-Lösung schnell implementieren

Eine moderne E-Signatur-Lösung sollte sich möglichst unkompliziert einführen lassen, ohne bestehende Geschäftsprozesse zu beeinträchtigen.

Cloudbasierte Lösungen können häufig innerhalb weniger Tage implementiert werden, sodass Organisationen ihre Genehmigungs- und Signaturprozesse zeitnah digitalisieren können. Viele Anbieter bieten zudem Pilotprojekte an, mit denen Unternehmen die Lösung testen können, bevor sie sich für eine breitere Einführung entscheiden.

Für Organisationen, die bereits eine andere E-Signatur-Lösung einsetzen, ist auch die Unterstützung bei der Migration relevant. Hilfe bei der Übertragung von Vorlagen, beim Onboarding der Nutzerinnen und Nutzer sowie bei der Optimierung von Workflows kann den Aufwand für einen Plattformwechsel reduzieren.

Ob papierbasierte Genehmigungsprozesse ersetzt werden oder der Wechsel von einem bestehenden Anbieter erfolgt: Eine gut geplante Implementierung kann dazu beitragen, dass Organisationen die Vorteile der neuen Lösung schneller nutzen können.

Checkliste: So beurteilen Sie eine E-Signatur-Lösung

Beim Vergleich von E-Signatur-Lösungen sollten Sie die folgenden Kriterien berücksichtigen:

Anstatt sich ausschliesslich auf die Geschwindigkeit des Signierens zu konzentrieren, sollten Organisationen beurteilen, wie gut die Lösung den gesamten Genehmigungs- und Signaturprozess unterstützt.

Wie DeepSign Signaturprozesse mit hohen Dokumentenvolumen unterstützt

DeepSign ist eine Schweizer E-Signatur-Lösung, mit der Organisationen Genehmigungs- und Signaturprozesse digitalisieren und dabei Anforderungen an Sicherheit und Rechtskonformität berücksichtigen können.

Für Organisationen mit grossen Dokumentenvolumen bietet DeepSign Workflow-Automatisierung, wiederverwendbare Vorlagen, Signaturanfragen per E-Mail, mehrsprachige Benutzeroberflächen und Benachrichtigungen auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch sowie eine cloudbasierte Implementierung. Unternehmen können zunächst mit einem Pilotprojekt starten und die Nutzung anschliessend schrittweise ausweiten. Für Organisationen, die von einer anderen E-Signatur-Lösung wechseln, steht zudem eine strukturierte Migrationsunterstützung zur Verfügung, um den Aufwand und mögliche Beeinträchtigungen während des Wechsels zu reduzieren.

Durch die Vereinfachung verschiedener Schritte im Signaturprozess können Organisationen Dokumente mit weniger administrativem Aufwand verarbeiten und den Prozess für Administratorinnen und Administratoren sowie Unterzeichnende übersichtlich gestalten.

Zusammenfassung

Bei der Wahl einer E-Signatur-Lösung für hohe Dokumentenvolumen geht es um mehr als die Geschwindigkeit einer einzelnen Signatur. Entscheidend sind unter anderem Funktionen zur Automatisierung von Workflows, zur Reduktion des administrativen Aufwands und zur Unterstützung einer schnellen Implementierung sowie eine möglichst einfache Nutzung für alle Beteiligten.