Panetteria Maier: la ricetta del successo per una gestione digitale dei fornitori 

La sfida

Un’elaborazione delle fatture dispendiosa

Per molti anni la Panetteria Maier ha gestito manualmente le fatture fornitori. Le fatture in entrata dovevano essere smistate, controllate, contabilizzate e archiviate, dando origine a un processo lungo e laborioso che comportava un notevole carico amministrativo e rendeva più difficile la collaborazione tra sedi diverse.

Con la crescita dell’azienda è diventato sempre più evidente che i processi cartacei non erano più in grado di soddisfare le esigenze di un moderno ambiente di lavoro. L’obiettivo era trovare una soluzione capace di digitalizzare l’intera gestione dei fornitori integrandosi perfettamente con l’infrastruttura informatica esistente.

La soluzione

Gestione dei fornitori digitale end-to-end con DeepCloud

Nell’ambito dell’introduzione di Abacus, la Panetteria Maier ha scelto le soluzioni DeepCloud DeepO, DeepBox e DeepSign. Gli elementi decisivi sono stati la perfetta integrazione con Abacus, la semplicità d’uso e la possibilità di digitalizzare l’intero processo fornitori.

In collaborazione con il partner Abacus, la soluzione è stata implementata in modo strutturato e in linea con le esigenze operative. Oggi le fatture in entrata vengono acquisite automaticamente, elaborate in formato digitale e assegnate alle persone competenti attraverso un workflow di approvazione. Le approvazioni possono essere effettuate ovunque ci si trovi e tutti i documenti sono sempre disponibili in formato digitale.

La soluzione è ormai parte integrante delle attività quotidiane e costituisce al tempo stesso la base per ulteriori progetti di digitalizzazione e automazione all’interno dell’azienda.

«DeepCloud ha semplificato in modo duraturo la nostra amministrazione. Meno carta, più trasparenza e processi decisamente più efficienti ci permettono di concentrare la nostra attenzione su ciò che conta davvero.»

David Giess
Responsabile Amministrazione | Membro della Direzione aziendale

I risultati

Maggiore trasparenza e processi decisamente più efficienti

Grazie a DeepCloud, la Panetteria Maier ha semplificato in modo duraturo la propria gestione dei fornitori. Le fatture in entrata vengono acquisite automaticamente, elaborate e trasferite direttamente in Abacus. Grazie alle imputazioni contabili predefinite e ai workflow configurati, il lavoro manuale è stato ridotto al minimo. I collaboratori devono ormai soltanto verificare e archiviare le fatture.

Il potenziale è evidente osservando il caso del principale fornitore dell’azienda, Pistor. Se in passato un ciclo di elaborazione delle fatture richiedeva circa sei ore, oggi il processo è in gran parte automatizzato. Per il controllo delle fatture e l’abbinamento con i bollettini di consegna è necessaria soltanto circa un’ora. Ciò corrisponde a un risparmio di tempo superiore all’80%.

La Panetteria Maier può così dedicare più tempo alle attività a maggior valore aggiunto, ridurre il carico amministrativo e creare le basi per una contabilità fornitori moderna e scalabile.

Uno sguardo al futuro: portare avanti la digitalizzazione

Per la Panetteria Maier la digitalizzazione non si ferma alla gestione dei fornitori. Oggi DeepCloud rappresenta la base per ulteriori iniziative di automazione all’interno dell’azienda. Gli indicatori operativi vengono già analizzati automaticamente con l’ausilio dell’intelligenza artificiale e vengono generati report giornalieri e settimanali in modo automatizzato.

In futuro saranno automatizzati in modo intelligente anche altri processi amministrativi, con l’obiettivo di alleggerire ulteriormente il lavoro dei collaboratori e aumentare costantemente il livello di digitalizzazione dell’azienda.