Firme elettroniche per HR: come digitalizzare contratti di lavoro e onboarding dei collaboratori
Perché utilizzare le firme elettroniche nei processi HR?
Le firme elettroniche permettono ai professionisti delle risorse umane di sostituire passaggi come stampa, firma autografa, scansione e invio postale con un processo digitale. Il vantaggio è particolarmente evidente nell’onboarding, dove documenti e approvazioni devono spesso passare rapidamente tra HR, responsabili e nuovi collaboratori.
Un processo di assunzione, inoltre, raramente riguarda un solo documento. Oltre al contratto di lavoro possono essere necessari accordi di riservatezza, regolamenti interni, policy aziendali, allegati e altri documenti amministrativi.
Una piattaforma di firma elettronica può riunire queste attività in un workflow: il reparto del personale prepara i documenti, stabilisce chi deve approvare o firmare, definisce l’eventuale ordine di firma e monitora il completamento del processo. Il collaboratore può firmare online, anche senza essere fisicamente presente in azienda.
Quali documenti HR possono essere firmati elettronicamente?
Le firme elettroniche possono essere utilizzate per molti documenti relativi al personale, tra cui contratti di lavoro, modifiche contrattuali, accordi di riservatezza (NDA), regolamenti, policy aziendali e documentazione di onboarding.
Il livello di firma richiesto può variare a seconda del documento. Prima di digitalizzare un processo è quindi importante verificare gli eventuali requisiti legali, contrattuali o interni all’organizzazione.
In Svizzera, un normale contratto individuale di lavoro di diritto privato non deve, in linea di principio, essere stipulato per iscritto e può essere concluso anche oralmente ai sensi dell’art. 320 CO. Esistono tuttavia eccezioni e singole clausole per le quali la forma scritta è necessaria, oltre a possibili requisiti derivanti da contratti collettivi o altre disposizioni.
Quando il diritto svizzero richiede la forma scritta, il livello della firma elettronica diventa particolarmente importante: una firma elettronica qualificata (FEQ) conforme ai requisiti previsti dal diritto svizzero può essere equiparata alla firma autografa.
Per un reparto HR è quindi utile classificare i documenti in base ai requisiti applicabili e scegliere di conseguenza il livello di firma più appropriato.
Come funziona la firma elettronica nell’onboarding dei nuovi collaboratori?
Un onboarding digitale può collegare la firma del contratto alle altre attività necessarie per inserire un nuovo collaboratore. Il processo può partire dalla generazione dei documenti nel sistema di gestione del personale o ERP e proseguire con verifiche, approvazioni interne, firma delle parti e archiviazione.
In un tipico workflow, l’HR prepara il contratto e gli altri documenti; il responsabile competente li verifica o approva; il nuovo collaboratore li riceve e firma online; eventuali firmatari interni completano il processo nell’ordine previsto. L’HR può seguirne lo stato e intervenire quando una firma o un’approvazione è ancora in sospeso.
Con volumi elevati, l’automazione di questi passaggi può ridurre sensibilmente il lavoro amministrativo. gmp, studio di architettura attivo a livello internazionale, ad esempio, ha digitalizzato i processi contrattuali nell’onboarding con DeepSign e Abacus. Il workflow gestisce circa 300 documenti contrattuali all’anno, consentendo un risparmio di tempo del 92%.
Come gestire il remote onboarding con le firme elettroniche?
Nel remote onboarding, la firma elettronica consente ai nuovi collaboratori di completare la documentazione senza recarsi fisicamente in azienda. Contratti e altri documenti possono essere ricevuti e firmati tramite browser, da computer o dispositivo mobile.
Per il reparto del personale è importante poter seguire l’intero processo: quali documenti sono stati inviati, chi deve ancora firmare e quali attività sono in sospeso. Notifiche e promemoria possono aiutare a gestire le scadenze senza controllare manualmente ogni singola pratica.
Queste funzionalità sono utili anche per aziende con personale distribuito su più sedi. Säntis Schwebebahn AG, società che gestisce la funivia del Säntis e attività turistiche collegate, ha digitalizzato diversi processi di gestione del personale e la firma dei documenti con DeepSign. L’azienda conta circa 220 collaboratori su tre sedi, con personale a ore e orari variabili. La digitalizzazione ha ridotto attività come stampa, distribuzione e raccolta dei documenti; circa 2.700 fogli di rilevazione delle ore di lavoro vengono firmati elettronicamente ogni anno.
Come gestire più documenti e firmatari nello stesso processo?
Un onboarding può comprendere contratto di lavoro, NDA, regolamenti, policy, allegati e altri documenti. Allo stesso tempo possono essere coinvolti il reparto del personale, candidato, responsabile di linea, direzione e, in alcuni casi, soggetti esterni.
Una soluzione di firma elettronica dovrebbe quindi consentire di gestire più documenti, destinatari e ruoli all’interno dello stesso workflow. Ogni partecipante può ricevere i documenti che lo riguardano e intervenire nel momento previsto dal processo.
Ordine di firma, approvazioni, promemoria e assegnazione dei destinatari aiutano a coordinare queste attività e riducono il numero di e-mail e richieste separate. Per il nuovo collaboratore, avere un processo strutturato rende anche più semplice completare la documentazione richiesta per l’ingresso in azienda.
Cosa valutare nella scelta di una soluzione di firma elettronica per HR?
La soluzione adatta dipende dai documenti da gestire, dal numero di firme, dai processi aziendali e dai requisiti legali e di sicurezza. Prima di confrontare i fornitori è quindi utile definire le esigenze concrete dell’organizzazione.
| Criterio | Cosa valutare |
| Livelli di firma elettronica | Disponibilità del livello di firma appropriato per i diversi documenti e requisiti applicabili. |
| Identificazione | Possibilità di verificare l’identità del firmatario anche a distanza, quando necessario. |
| Protezione e localizzazione dei dati | Luogo in cui i dati vengono trattati e conservati, standard di sicurezza e requisiti di protezione dei dati. |
| Esperienza del firmatario | Facilità di firma per candidati e collaboratori tramite browser e dispositivi mobili. |
| Workflow e tracciabilità | Ordine di firma, approvazioni, notifiche, promemoria, audit trail e monitoraggio dello stato dei documenti. |
| Più documenti e destinatari | Possibilità di gestire diversi documenti, firmatari e ruoli all’interno dello stesso processo di onboarding. |
| Integrazione | Collegamento con sistemi HR, ERP e documentali per ridurre inserimenti manuali e passaggi tra applicazioni. |
| Automazione | API e workflow automatizzati per gestire in modo efficiente volumi elevati e processi ricorrenti. |
Per le aziende che assumono collaboratori in più Paesi è inoltre importante verificare i requisiti applicabili ai singoli documenti nelle diverse giurisdizioni. In Europa, i due principali riferimenti normativi sono ZertES per le firme elettroniche in Svizzera ed eIDAS per le firme elettroniche nell’Unione europea.
Un esempio su larga scala: l’onboarding digitale di Migros Ostschweiz
Il caso di Migros Ostschweiz mostra l’impatto della firma elettronica in un processo di assunzione con volumi significativi.
Prima della digitalizzazione, il processo di assunzione prevedeva diversi passaggi manuali e l’invio dei contratti per posta. La finalizzazione di un contratto poteva richiedere fino a dieci giorni, con conseguenze sui tempi di gestione amministrativa e sull’attesa per i nuovi collaboratori.
Con l’introduzione di DeepSign, i contratti vengono gestiti digitalmente e i nuovi collaboratori possono firmarli online. Migros Ostschweiz gestisce circa 200 firme elettroniche al mese e ha ridotto il tempo necessario per finalizzare i contratti da dieci a un massimo di due giorni.
Su questi volumi, la riduzione dei tempi si traduce in un processo di assunzione più rapido e in meno attività amministrative legate alla gestione dei documenti cartacei.
Quale ruolo può avere DeepSign nei processi HR?
Dopo aver definito i requisiti, è possibile confrontare le piattaforme disponibili in base alle esigenze dell’organizzazione.
DeepSign è una soluzione svizzera di firma elettronica che supporta processi di gestione del personale e di onboarding digitale. Offre firma elettronica semplice (FES), avanzata (FEA) e qualificata (FEQ), identificazione digitale tramite DeepID e funzioni per gestire destinatari, ordine di firma, approvazioni e promemoria.
Per i processi che comprendono più documenti, la funzione Envelope permette di raggrupparli all’interno di uno stesso processo di firma. Le API e le possibilità di integrazione consentono inoltre di collegare la firma elettronica a sistemi di gestione del personale, ERP e documentali.
Un esempio di integrazione su volumi significativi è PHBern, l’Alta scuola pedagogica del Cantone di Berna, che ha digitalizzato circa 1.000 contratti di lavoro all’anno con DeepSign e DeepID. I dati provenienti da SAP HCM vengono utilizzati per generare i contratti, successivamente verificati, approvati e firmati digitalmente. DeepID viene utilizzato per l’identificazione necessaria alla firma elettronica qualificata.
DeepSign rappresenta quindi un’opzione solida per organizzazioni svizzere che cercano di digitalizzare non soltanto la firma del contratto, ma anche i passaggi che la precedono e la seguono. Per approfondire l’aspetto tecnico, è possibile consultare le integrazioni già disponibili con DeepSign o contattare il team per valutare le possibilità di integrazione con i sistemi e i processi già presenti in azienda
Conclusione
Le firme elettroniche per HR possono semplificare la gestione di contratti di lavoro e documentazione di onboarding, in particolare nei processi che coinvolgono più persone, diversi documenti o collaboratori che lavorano da sedi differenti.
Nella scelta della piattaforma è importante considerare il livello di firma richiesto, l’identificazione, la protezione dei dati, la facilità d’uso, la gestione dei workflow e l’integrazione con i sistemi esistenti.
L’obiettivo non è semplicemente sostituire la firma autografa con una firma digitale, ma creare un processo in cui preparazione, approvazione, firma e gestione dei documenti possano avvenire in modo più efficiente e tracciabile.
Domande e risposte
I contratti di lavoro possono essere firmati elettronicamente in Svizzera?
Sì, ma occorre considerare il documento e i requisiti applicabili. Un normale contratto individuale di lavoro di diritto privato non richiede in linea di principio una forma particolare ai sensi dell’art. 320 CO. Esistono tuttavia eccezioni e clausole soggette a requisiti di forma. Quando è richiesta la forma scritta, una firma elettronica qualificata (FEQ) conforme ai requisiti svizzeri può essere equiparata alla firma autografa.
Quale tipo di firma elettronica serve per un contratto di lavoro in Svizzera?
Non esiste un unico livello di firma adatto a tutti i contratti e documenti HR. La scelta tra firma elettronica semplice, avanzata e qualificata dipende dai requisiti legali e contrattuali del documento e dal livello di garanzia richiesto.
È possibile inviare più documenti di onboarding nello stesso processo?
Sì, se la piattaforma supporta workflow multi-documento. Contratto di lavoro, NDA, regolamenti, policy e altri allegati possono essere raggruppati e gestiti in maniera coordinata, evitando di creare una richiesta di firma separata per ogni documento. Questo semplifica il lavoro dell’HR e offre al nuovo collaboratore un processo di onboarding più ordinato.
DeepSign mette a disposizione la funzionalità Envelope, che consente di raggruppare più documenti in un unico processo di firma e di gestirli insieme.
Quali soluzioni di firma elettronica sono adatte ai reparti HR svizzeri?
La soluzione dipende dai requisiti dell’organizzazione. Un reparto HR dovrebbe valutare almeno i livelli di firma disponibili, identificazione dei firmatari, protezione e localizzazione dei dati, firma da browser e mobile, gestione di più documenti e destinatari, tracciabilità e possibilità di integrazione con software HR o ERP. DeepSign è una delle soluzioni svizzere che supportano questi requisiti ed è utilizzata in processi HR da organizzazioni come Migros Ostschweiz, PHBern, gmp e Säntis Schwebebahn.
Quale soluzione è adatta se devono firmare sia collaboratori interni sia soggetti esterni?
È utile scegliere una piattaforma che consenta di gestire diversi destinatari e ruoli nello stesso workflow. Ordine di firma, approvazioni, identificazione, promemoria e firma tramite browser sono particolarmente utili quando il processo coinvolge contemporaneamente HR, collaboratori, manager e soggetti esterni.
Le firme elettroniche possono essere integrate con software HR o ERP?
Sì. API e integrazioni permettono di collegare la firma elettronica ai sistemi HR, ERP o documentali, riducendo attività manuali e passaggi tra applicazioni. Nei processi con volumi elevati, questo permette di automatizzare una parte più ampia del workflow HR.
