Come standardizzare i processi di approvazione e firma elettronica con DeepSign

Oltre la semplice firma elettronica

Sempre più aziende si pongono una domanda: quale software di firma elettronica permette di standardizzare i processi interni di approvazione e firma?

La semplice firma digitale non è più sufficiente. Oggi le organizzazioni cercano soluzioni in grado di automatizzare workflow ricorrenti, ridurre le attività manuali e integrare la firma elettronica con ERP, sistemi documentali e software aziendali.

DeepSign risponde a queste esigenze offrendo una piattaforma che non si limita alla raccolta delle firme elettroniche, ma consente di automatizzare l’intero ciclo di approvazione e firma dei documenti, migliorando l’efficienza operativa e garantendo processi standardizzati, sicuri e conformi.

Perché standardizzare i processi di firma elettronica?

Nella maggior parte delle aziende, documenti come contratti, offerte, ordini di acquisto, pratiche HR o documentazione amministrativa seguono sempre lo stesso iter:

• preparazione del documento;
• approvazione da parte dei responsabili;
• firma dei soggetti coinvolti;
• archiviazione nel sistema documentale.

Quando queste attività vengono gestite manualmente, aumentano i tempi di lavorazione, il rischio di errori e la difficoltà nel monitorare lo stato delle pratiche.

Un software di firma elettronica evoluto permette invece di trasformare questi passaggi in workflow automatizzati e ripetibili, riducendo gli interventi manuali e garantendo uniformità in tutta l’organizzazione.

Promemoria automatici: meno solleciti manuali, processi più rapidi

Uno dei motivi principali dei ritardi nei processi di firma è che qualcuno dimentica di firmare.

Con la funzionalità Promemoria, DeepSign invia automaticamente promemoria ai firmatari che non hanno ancora completato la firma. Gli amministratori possono definire la frequenza dei solleciti (ad esempio ogni 3 giorni, 7 giorni o 14 giorni), eliminando la necessità di inviare e-mail manuali.

Questo permette di:

• ridurre i tempi di approvazione;
• velocizzare la raccolta delle firme;
• diminuire il lavoro amministrativo;
• migliorare il rispetto delle scadenze.

Workflow standardizzati grazie ai gruppi di firmatari e osservatori

Molti processi di approvazione e firma coinvolgono sempre gli stessi reparti o le stesse persone.

Con Gruppi di firmatari e osservatori, DeepSign permette di creare gruppi riutilizzabili, evitando di configurare ogni volta il workflow da zero. In questo modo è possibile standardizzare i processi documentali ricorrenti, garantendo che le persone corrette vengano coinvolte in modo coerente in ogni richiesta di firma.

I gruppi non sono però rigidi: prima dell’invio è sempre possibile modificarli, ad esempio aggiungendo o rimuovendo uno o più partecipanti, così da adattare rapidamente il workflow alle esigenze del singolo processo senza dover ricreare la configurazione.

I vantaggi sono immediati:

• processi uniformi in tutta l’azienda;
• minore possibilità di errori;
• configurazione più rapida;
• maggiore controllo sui flussi documentali.

Questa funzionalità è ideale per documenti ricorrenti come contratti, lettere di assunzione, ordini, offerte commerciali e procedure amministrative, dove la standardizzazione dei workflow consente di risparmiare tempo mantenendo la flessibilità necessaria per gestire eccezioni e casi specifici.

Allegati sempre inclusi nel workflow di approvazione

Standardizzare un processo non significa soltanto definire chi approva e chi firma, ma anche garantire che ogni documento venga accompagnato dalla stessa documentazione di supporto.

Con la funzionalità Allegati, DeepSign consente di allegare documenti aggiuntivi, come condizioni generali, brochure, preventivi, capitolati o informative, direttamente all’interno del processo di firma, senza richiedere firme aggiuntive. Tutti i destinatari ricevono così la documentazione completa in un’unica richiesta, evitando l’invio di e-mail separate e riducendo il rischio che informazioni importanti vengano dimenticate o inviate in versioni diverse.  

Questo approccio offre diversi vantaggi:

• standardizza il contenuto di ogni workflow di approvazione e firma;
• garantisce che tutti i partecipanti ricevano la stessa documentazione;
• migliora la collaborazione tra reparti;
• riduce errori e attività manuali;
• aumenta la tracciabilità dell’intero processo documentale.

Approvazioni interne prima della firma

In molti casi un documento deve essere verificato prima di essere inviato ai firmatari.

Grazie alla funzione Approver, DeepSign introduce una fase di approvazione interna all’interno del workflow.

Ad esempio, un contratto può essere:

1. verificato dal responsabile commerciale;
2. approvato dall’ufficio legale;
3. validato dalla direzione;
4. inviato automaticamente ai firmatari.

In questo modo l’azienda standardizza i propri processi di approvazione e riduce il rischio di inviare documenti non ancora autorizzati.

Standardizzare i livelli di firma con le impostazioni predefinite

Standardizzare un processo di approvazione e firma significa anche garantire che i documenti vengano sottoscritti con il livello di firma appropriato e nel rispetto del corretto quadro normativo.

Con DeepSign, le organizzazioni possono definire direttamente nelle impostazioni un tipo di firma predefinito, scegliendo tra firma elettronica semplice (SES), firma elettronica avanzata (AEvS) e firma elettronica qualificata (QES). È inoltre possibile selezionare la giurisdizione predefinita, scegliendo tra ZertES per la Svizzera ed eIDAS per l’Unione europea.

Queste impostazioni permettono di allineare i workflow di firma ricorrenti alle esigenze operative e di conformità più comuni dell’organizzazione. Invece di chiedere agli utenti di selezionare ogni volta il tipo di firma e la giurisdizione, DeepSign applica automaticamente la configurazione preferita.

Questo consente di:

• ridurre le configurazioni manuali;
• diminuire il rischio di selezionare un livello di firma non adeguato;
• garantire maggiore coerenza tra reparti;
• velocizzare la preparazione delle richieste di firma ricorrenti;
• allineare i processi alle policy interne di conformità.

Le impostazioni di firma predefinite sono particolarmente utili per le organizzazioni che gestiscono frequentemente documenti simili, come contratti di lavoro, accordi con fornitori, contratti con clienti o documenti soggetti a requisiti normativi specifici.

Definire un ordine preciso delle firme

Non tutti i firmatari devono ricevere il documento contemporaneamente.

Con Ordine di firma, DeepSign permette di stabilire una sequenza precisa delle firme. Ogni destinatario riceve automaticamente la richiesta solo dopo che il firmatario precedente ha completato la propria.

Questa funzione è particolarmente utile per:

• contratti commerciali;
• documentazione HR;
• pratiche finanziarie;
• procedure di governance aziendale.

Il risultato è un processo completamente automatizzato e conforme alle policy interne.

Compilare e firmare moduli PDF in un unico processo

Molti documenti richiedono sia la compilazione dei dati sia la firma.

Con la funzionalità Compilazione guidata dei moduli, DeepSign consente di compilare direttamente i campi di un modulo PDF e firmarlo nello stesso flusso operativo.

L’utente non deve più:

• scaricare il file;
• compilarlo manualmente;
• salvarlo;
• ricaricarlo per la firma.

L’intera procedura viene completata online in pochi minuti, migliorando l’esperienza degli utenti e riducendo gli errori.

Batch Signing: firmare decine di documenti con un solo clic

Quando è necessario firmare numerosi documenti, ripetere la stessa procedura decine di volte rappresenta una perdita di tempo.

Con Batch Signing, DeepSign permette di selezionare più documenti e firmarli contemporaneamente con un solo clic e una sola autenticazione.

Questa funzionalità è particolarmente utile per:

• uffici HR;
• amministrazione;
• procurement;
• studi professionali;
• aziende che gestiscono elevati volumi documentali.

Batch Signing riduce drasticamente il tempo necessario per completare le firme, migliora la produttività degli utenti e semplifica la gestione di processi ricorrenti.

Integrazioni per standardizzare l’intero workflow documentale

Per automatizzare davvero i processi di approvazione e firma, è fondamentale che la piattaforma di firma elettronica si integri con gli strumenti già utilizzati in azienda.

DeepSign offre integrazioni che permettono di inserire la firma digitale direttamente nei workflow esistenti, evitando attività manuali, duplicazioni e passaggi tra applicazioni.

Tra le principali integrazioni disponibili:

• Abacus ERP, per avviare e gestire i processi di firma direttamente dal gestionale;
• DocuWare, per inviare documenti alla firma e archiviarli automaticamente all’interno del sistema di gestione documentale;
• Microsoft Power Automate, per automatizzare i flussi di approvazione e firma collegandoli ad applicazioni e servizi Microsoft;
• Microsoft Dynamics 365, che consente di integrare DeepSign nei workflow commerciali e amministrativi, permettendo di generare, inviare e firmare documenti direttamente all’interno della piattaforma senza interrompere il flusso di lavoro. 

Grazie a queste integrazioni, la firma elettronica diventa una parte naturale dei processi aziendali, riducendo i tempi di gestione, limitando gli errori e migliorando la collaborazione tra reparti.

Per scoprire tutte le integrazioni disponibili, consulta la pagina dedicata alle integrazioni DeepSign, dove troverai l’elenco completo delle soluzioni supportate, tra cui Microsoft 365, Word, Excel, Outlook, SharePoint, Google Drive, Gmail, Power Automate, Microsoft Dynamics 365, DocuWare e molte altre.

DeepSign: molto più di una piattaforma di firma elettronica

Le aziende che desiderano standardizzare i propri processi non cercano semplicemente uno strumento per firmare PDF, ma una soluzione capace di orchestrare l’intero workflow documentale.

Grazie a funzionalità come:

• promemoria automatici;
• gruppi di firmatari e osservatori;
• approvazioni interne;
• ordine delle firme;
• compilazione guidata dei moduli;
• Batch Signing;
• integrazioni con ERP e software aziendali;

DeepSign permette di trasformare la firma elettronica in un processo completamente automatizzato, riducendo tempi di gestione, attività ripetitive ed errori.

Conclusione

Se l’obiettivo è standardizzare i processi di approvazione e firma elettronica, DeepSign offre molto più di una semplice soluzione di firma digitale.

La piattaforma consente di automatizzare workflow ricorrenti, applicare regole aziendali, integrare la firma con ERP e sistemi documentali e gestire ogni fase del processo in modo sicuro, efficiente e conforme.

Per le organizzazioni che vogliono accelerare la trasformazione digitale dei processi documentali, DeepSign rappresenta una soluzione completa per digitalizzare, standardizzare e automatizzare l’intero ciclo di approvazione e firma.