Come sostituire i processi di firma cartacei con la firma elettronica

Digitalizzare i processi cartacei: da dove iniziare?

In molte organizzazioni, un documento nasce già in formato digitale, ma diventa cartaceo nel momento in cui deve essere approvato o firmato. Un contratto viene preparato digitalmente, stampato, firmato a mano, eventualmente spedito, scansionato e infine archiviato di nuovo in formato digitale.

La firma elettronica permette di eliminare questa interruzione, mantenendo il documento digitale durante l’intero processo.

La digitalizzazione consente quindi di intervenire sull’intero ciclo del documento, non soltanto sul momento in cui viene apposta la firma.

Come illustrato anche nell’approfondimento DeepSign sui vantaggi delle firme digitali per le aziende, eliminare i passaggi manuali può ridurre tempi di gestione, costi amministrativi e consumo di carta.

Come passare dalla carta alla firma elettronica senza cambiare tutto subito

Una delle principali barriere alla digitalizzazione è l’idea che sia necessario sostituire contemporaneamente software, procedure e sistemi aziendali.

In realtà, un approccio graduale è spesso più pratico.

1. Identificare un processo cartaceo semplice e frequente

Il primo passo è individuare un processo frequente e caratterizzato da attività manuali ripetitive. I casi d’uso dei clienti DeepSign mostrano come sia possibile partire da processi molto diversi: Migros Ostschweiz e PHBern, ad esempio, hanno digitalizzato la firma dei contratti di lavoro, mentre nella Città di Illnau-Effretikon DeepSign viene utilizzato per firmare digitalmente contratti e ordinanze. Altre amministrazioni lo utilizzano per documenti come verbali, richieste e delibere.

Partire da un caso d’uso specifico permette di introdurre la firma elettronica senza modificare immediatamente l’intera infrastruttura e di estenderla successivamente ad altri processi.

2. Scegliere il livello di firma adeguato

Non tutti i documenti richiedono lo stesso livello di firma elettronica.

In Svizzera esistono diversi livelli di firma elettronica e la scelta dipende dal documento, dai requisiti formali e dal livello di prova necessario. Anche la scansione di un documento firmato a mano non equivale necessariamente all’originale firmato e può non soddisfare i requisiti di forma applicabili. Quando è richiesta la forma scritta, la firma elettronica qualificata (FEQ), alle condizioni previste dall’art. 14 cpv. 2bis del Codice delle obbligazioni, è equiparata alla firma autografa.

Prima di digitalizzare un processo è quindi importante stabilire quale livello di firma sia adeguato ai documenti coinvolti. Per approfondire le differenze è possibile consultare la guida DeepSign sulla firma elettronica avanzata e qualificata.

3. Digitalizzare prima, integrare successivamente

In una prima fase si possono sostituire stampa, firma manuale, scansione e spedizione con un processo elettronico, mantenendo per il resto il workflow esistente.

Una volta consolidato il nuovo processo, la firma può essere collegata ai sistemi aziendali utilizzati per creare, gestire e archiviare i documenti. In questo modo la digitalizzazione procede per gradi, senza richiedere una trasformazione completa fin dall’inizio.

Quali caratteristiche deve avere una soluzione di firma elettronica per digitalizzare i processi cartacei?

Per un’organizzazione ancora molto dipendente dalla carta, è importante scegliere una soluzione che renda semplice il primo passaggio alla firma elettronica e possa accompagnare la digitalizzazione anche nelle fasi successive.

Tra le caratteristiche principali da valutare rientrano:

• semplicità di adozione, per iniziare senza un progetto IT complesso
• diversi livelli di firma e identificazione digitale, in funzione del documento e dei requisiti applicabili
• tracciabilità, per monitorare lo stato dei documenti e gestire più firmatari
• utilizzo da desktop e dispositivi mobili, per consentire la firma anche da remoto
• integrazione con i sistemi esistenti, come DMS, ERP, CRM e applicazioni specialistiche
• API e possibilità di automazione, per estendere successivamente i workflow digitali
• sicurezza, protezione dei dati e conformità, coerenti con il contesto in cui opera l’organizzazione

Questi aspetti permettono di introdurre la firma elettronica nei processi attuali e, con il tempo, di estenderla a nuovi workflow, sistemi e livelli di automazione.

Dalla digitalizzazione all’automazione: il ruolo delle API

Eliminare la carta è il primo passo. Quando il processo è digitale, è possibile ridurre ulteriormente le attività manuali collegando la firma elettronica ai sistemi aziendali.

Le API permettono alle applicazioni di comunicare direttamente con una piattaforma di firma elettronica. Per esempio, un contratto può essere generato da un CRM, inviato automaticamente ai firmatari e, una volta sottoscritto, archiviato e registrato nuovamente nel sistema senza dover trasferire manualmente il documento tra applicazioni diverse.

Per questo motivo, anche un’organizzazione che oggi vuole semplicemente eliminare stampa e scansione dovrebbe verificare che la soluzione scelta disponga di API e possibilità di integrazione. Potrebbero non essere necessarie nella prima fase, ma diventare importanti quando aumentano i processi digitalizzati.

DeepSign mette a disposizione API per integrare le firme elettroniche nelle applicazioni e nei workflow aziendali, oltre alle integrazioni già disponibili con diversi sistemi.

Efficienza e sostenibilità: quali benefici si possono misurare?

Digitalizzare i processi cartacei può ridurre non solo i tempi necessari per ottenere una firma, ma anche diverse attività amministrative che accompagnano la gestione fisica dei documenti.

Per misurare i risultati è possibile confrontare, prima e dopo la digitalizzazione, indicatori come:

• tempo medio tra invio e firma;
• numero di passaggi manuali per documento;
• quantità di carta utilizzata;
• numero di spedizioni postali.

Questi dati permettono anche di valutare l’impatto ambientale del cambiamento. Una firma elettronica non determina automaticamente una specifica riduzione delle emissioni di CO₂: il risultato dipende dal processo sostituito. Eliminare o ridurre stampa, carta, spedizioni e archiviazione fisica consente però di intervenire concretamente sul consumo di risorse legato alla gestione documentale.

Cosa considerare nella pubblica amministrazione svizzera

I principi descritti fin qui si applicano sia alle imprese private sia alle organizzazioni pubbliche. Nella pubblica amministrazione svizzera, tuttavia, la digitalizzazione di determinate procedure può richiedere considerazioni specifiche legate al quadro giuridico, alla protezione dei dati, all’identificazione dei firmatari e all’integrazione con i sistemi amministrativi esistenti.

Accanto alla firma elettronica, per un ente pubblico assume particolare rilevanza anche il sigillo elettronico. Mentre la firma è associata a una persona fisica, il sigillo permette di attestare che un documento proviene da una determinata organizzazione e di garantirne l’integrità. È quindi particolarmente adatto a documenti emessi dall’amministrazione, come certificati, comunicazioni, decisioni, verbali o autorizzazioni.

In Svizzera, oltre 200 città e comuni utilizzano già i sigilli digitali per certificati e comunicazioni, tra cui Zurigo, Zugo, Thun, Basilea, Illnau-Effretikon, Orpund, Küsnacht e Rafz. La Città di Zurigo, ad esempio, utilizza DeepSign per firmare contratti e documenti legali e i sigilli elettronici nel workflow dei conti fornitori e nell’archiviazione. Sigilli personalizzati per i singoli uffici garantiscono inoltre l’origine e l’integrità dei documenti, consentendo di sigillare e archiviare milioni di documenti.

DeepSign è una soluzione svizzera che supporta firme elettroniche semplici, avanzate e qualificate, oltre ai sigilli elettronici. È inoltre già integrata in soluzioni utilizzate nel settore pubblico svizzero, come Abacus, innosolv e CMI, permettendo alle amministrazioni di introdurre firma e sigillo digitale direttamente nei sistemi e nei processi esistenti.

Checklist per scegliere una soluzione di firma elettronica

Prima di scegliere una soluzione, è utile verificare alcuni aspetti:

• Supporta i livelli di firma e i metodi di identificazione necessari?
• Risponde ai requisiti di sicurezza, protezione dei dati e conformità applicabili?
• Si integra con i sistemi già utilizzati, come DMS, ERP e CRM?
• Dispone di API per automatizzare i processi?
• Può essere introdotta gradualmente ed estesa ad altri casi d’uso?
• Permette di monitorare i processi e misurare i benefici della digitalizzazione?

L’obiettivo è scegliere una soluzione adatta alle esigenze attuali e in grado di accompagnare l’evoluzione dei processi digitali.

Conclusione: dalla carta a processi realmente digitali

Il passaggio dalla carta alla firma elettronica può avvenire gradualmente, iniziando dai workflow più adatti e riducendo progressivamente stampa, scansioni e spedizioni. I risultati ottenuti possono poi guidare l’estensione della digitalizzazione ad altri processi.

In questa prospettiva, è utile scegliere una piattaforma capace di accompagnare anche le fasi successive. Diversi livelli di firma, integrazioni con i sistemi esistenti e disponibilità di API consentono di evolvere verso workflow sempre più integrati e automatizzati.

La firma elettronica diventa così parte di un percorso di digitalizzazione più ampio, che semplifica la gestione quotidiana dei documenti e crea le condizioni per rendere i processi progressivamente più efficienti e automatizzati.