Come scegliere una soluzione di firma elettronica per grandi volumi di documenti

Perché la velocità non dipende solo dalla firma di un documento

Quando si valuta una soluzione di firma elettronica, l’attenzione si concentra spesso sulla rapidità con cui un destinatario può firmare un documento. Nella pratica, però, i rallentamenti maggiori si verificano spesso prima e dopo la firma vera e propria.

Preparare i documenti,sollecitare i firmatari, monitorare lo stato delle richieste e ripetere le stesse attività amministrative può richiedere molto più tempo rispetto alla firma in sé. Con l’aumento del volume di documenti, questi processi poco efficienti possono trasformarsi in un significativo carico operativo.

Le soluzioni di firma elettronica più efficaci riducono le attività manuali lungo l’intero processo di firma. Automatizzando le operazioni di routine e standardizzando i flussi di lavoro, le organizzazioni possono gestire un maggior numero di documenti con meno risorse, migliorando al tempo stesso visibilità e coerenza dei processi.

Le funzionalità che rendono efficiente la gestione di grandi volumi di firme

Non tutte le funzionalità contribuiscono allo stesso modo all’efficienza operativa. Le seguenti sono generalmente quelle che offrono i maggiori vantaggi in termini di produttività per le organizzazioni che gestiscono grandi volumi di documenti.

Automazione dei workflow e modelli riutilizzabili

L’automazione permette di eliminare le attività amministrative ripetitive definendo in anticipo i processi di approvazione e firma. Invece di preparare manualmente ogni singola richiesta, le organizzazioni possono utilizzare workflow predefiniti che inoltrano automaticamente i documenti alle persone corrette, nell’ordine previsto.

I modelli riutilizzabili riducono ulteriormente i tempi di preparazione, consentendo di inviare contratti, documenti HR o moduli per gli acquisti utilizzati di frequente con campi di firma e impostazioni predefiniti.

Gestire grandi volumi di documenti

Con l’aumentare del volume di documenti, una gestione efficiente diventa sempre più importante.

Funzionalità come l’invio in blocco consentono di preparare e distribuire contemporaneamente più richieste di firma, mentre i promemoria automatici aiutano a ridurre i ritardi senza richiedere solleciti manuali. Le dashboard centralizzate offrono agli amministratori una panoramica chiara dello stato dei documenti, facilitando l’individuazione di eventuali colli di bottiglia e il monitoraggio delle richieste ancora in sospeso.

Nel loro insieme, queste funzionalità semplificano la gestione di grandi volumi di firme e contribuiscono a ridurre i tempi di completamento dei processi.

Modalità di firma flessibili per ogni destinatario

Un processo di firma efficiente deve essere semplice e pratico anche per chi riceve i documenti.

Per le aziende che operano a livello internazionale, interfacce utente e notifiche multilingue contribuiscono inoltre a garantire un’esperienza uniforme a dipendenti, clienti e partner in diverse regioni.

In Svizzera, il supporto del tedesco, del francese e dell’italiano è particolarmente importante per le organizzazioni che operano nelle diverse regioni linguistiche del Paese, mentre l’inglese è essenziale per le aziende multinazionali e i professionisti internazionali attivi sul territorio.

Implementare rapidamente una nuova soluzione di firma elettronica

Una moderna soluzione di firma elettronica dovrebbe poter essere implementata nel modo più semplice possibile, senza interferire con i processi aziendali esistenti.

Le soluzioni basate sul cloud possono spesso essere implementate nell’arco di pochi giorni, consentendo alle organizzazioni di digitalizzare rapidamente i propri processi di approvazione e firma. Molti fornitori offrono inoltre progetti pilota, che permettono alle aziende di valutare la soluzione prima di procedere con un’implementazione su più ampia scala.

Per le organizzazioni che utilizzano già un’altra soluzione di firma elettronica, anche il supporto durante la migrazione è un aspetto importante. L’assistenza nel trasferimento dei modelli, nell’onboarding degli utenti e nell’ottimizzazione dei workflow può ridurre il lavoro necessario per passare da una piattaforma all’altra.

Che si tratti di sostituire processi di approvazione cartacei o di passare da un fornitore esistente a uno nuovo, un’implementazione ben pianificata consente alle organizzazioni di beneficiare molto più rapidamente dei vantaggi in termini di produttività.

Checklist: come valutare una soluzione di firma elettronica

Nel confronto tra diverse soluzioni di firma elettronica, è opportuno considerare i seguenti criteri:

Anziché concentrarsi esclusivamente sulla velocità della firma, le organizzazioni dovrebbero valutare in che misura la soluzione supporta l’intero processo di approvazione e firma.

Come DeepSign supporta i processi di firma con grandi volumi di documenti

DeepSign è una soluzione svizzera di firma elettronica progettata per aiutare le organizzazioni a digitalizzare i processi di approvazione e firma, mantenendo elevati standard di sicurezza e conformità normativa.

Per le organizzazioni che gestiscono grandi volumi di documenti, DeepSign combina automazione dei workflow, modelli riutilizzabili, invio flessibile delle richieste di firma tramite e-mail, interfacce e notifiche multilingue in tedesco, francese, italiano e inglese, oltre a una rapida implementazione basata sul cloud. Le aziende possono iniziare con un progetto pilota ed estendere successivamente l’utilizzo della soluzione su più ampia scala. Le organizzazioni che invece migrano da un’altra soluzione di firma elettronica possono contare su un supporto strutturato alla migrazione, pensato per ridurre al minimo eventuali interruzioni dei processi operativi.

Semplificando ogni fase del processo di firma, DeepSign consente alle organizzazioni di gestire i documenti in modo più efficiente, offrendo al tempo stesso un’esperienza migliore sia agli amministratori sia ai firmatari.

In sintesi

Scegliere la soluzione di firma elettronica più adatta alla gestione di grandi volumi di documenti significa considerare molto più della semplice velocità con cui viene apposta una singola firma. I maggiori vantaggi in termini di efficienza derivano da soluzioni in grado di automatizzare i workflow, ridurre le attività amministrative manuali, consentire un’implementazione rapida e offrire un’esperienza semplice e fluida a tutte le persone coinvolte nel processo di firma.