Come scegliere una piattaforma di firma elettronica per processi di firma complessi
Cosa sono i processi di firma complessi?
Un processo di firma complesso è un processo digitale in cui un documento passa attraverso diversi partecipanti o fasi prima di essere completato.
Un semplice processo di firma elettronica può prevedere l’invio di un documento a un unico destinatario per la firma. I processi aziendali più articolati possono invece comprendere verifiche legali, approvazioni interne, più firmatari autorizzati, controfirme esterne e altre persone che devono poter seguire l’avanzamento del documento.
Un tipico processo contrattuale potrebbe seguire questa sequenza:
- Creazione del documento
- Verifica legale
- Approvazione interna
- Prima firma
- Controfirma
- Distribuzione finale
- Archiviazione del documento
Ogni partecipante ha una responsabilità specifica. Uno specialista legale può verificare il documento, un responsabile può approvarlo, una persona autorizzata può firmarlo e una parte esterna può controfirmarlo. Altri collaboratori possono invece avere la necessità di seguire il processo senza dover svolgere alcuna azione.
Questi workflow sono comuni in ambiti quali acquisti, risorse umane, vendite, finanza e gestione dei contratti. Sono particolarmente rilevanti nelle organizzazioni più grandi, dove le responsabilità sono distribuite tra diversi reparti e livelli di approvazione.
La piattaforma di firma elettronica diventa quindi parte di un processo aziendale più ampio. Le sue funzionalità determinano con quale efficacia un’organizzazione può coordinare le persone, le azioni e le dipendenze legate a un documento.
Quali funzionalità sono importanti per i processi di firma complessi?
Le aziende che valutano soluzioni di firma elettronica dovrebbero iniziare mappando i propri processi esistenti.
Per ogni workflow occorre identificare chi partecipa, cosa deve fare ciascuna persona, quando deve intervenire e cosa deve accadere se un’azione rimane in sospeso.
Questo esercizio permette generalmente di individuare diverse funzionalità da esaminare durante il processo di selezione.
| Funzionalità | Cosa valutare |
| Ruoli nel workflow | Firmatari, responsabili dell’approvazione, revisori e osservatori possono avere responsabilità diverse? |
| Ordine di firma | I partecipanti possono intervenire in sequenza o in parallelo? |
| Fasi di approvazione | I documenti possono essere approvati prima di essere inviati a un firmatario? |
| Gruppi di destinatari | È possibile assegnare responsabilità o diritti di visualizzazione a gruppi? |
| Notifiche | I partecipanti vengono informati automaticamente quando è richiesta una loro azione? |
| Promemoria automatici | È possibile inviare automaticamente solleciti ai partecipanti che devono ancora intervenire? |
| Regole di escalation | È possibile attivare un’altra azione quando una scadenza non viene rispettata? |
| Monitoraggio dello stato | Gli utenti possono verificare in quale fase si trova attualmente un documento? |
| Audit trail | Le azioni e gli eventi vengono registrati durante l’intero processo? |
| Livelli di firma | La piattaforma supporta i tipi di firma elettronica richiesti? |
| Integrazioni e API | I workflow possono essere collegati alle applicazioni aziendali esistenti? |
L’importanza di ciascuna funzionalità dipende dall’organizzazione. Un’azienda che gestisce contratti di vendita standard può avere esigenze relativamente semplici. Un’impresa soggetta a requisiti normativi e con diversi livelli di approvazione interna può invece necessitare di un controllo molto maggiore.
I seguenti aspetti offrono un quadro di riferimento utile per confrontare le diverse soluzioni.
1. Definire i ruoli all’interno del processo di firma
Una delle prime domande da porsi è se la piattaforma consente di assegnare responsabilità diverse ai vari partecipanti.
Nei processi complessi sono generalmente presenti diversi ruoli.
Firmatari
Quando sono necessarie più firme, le aziende dovrebbero verificare se la piattaforma supporta firme sequenziali e parallele.
Responsabili dell’approvazione e revisori
Prima che un documento passi alla fase di firma può essere necessaria un’approvazione.
Ad esempio, un contratto di vendita potrebbe richiedere l’approvazione del responsabile vendite quando uno sconto supera una determinata soglia. Un contratto di acquisto potrebbe invece richiedere una verifica legale e un’approvazione del budget.
Osservatori e altri soggetti coinvolti
Alcuni partecipanti devono poter seguire l’avanzamento di un documento senza avere un compito di approvazione o firma.
Un account manager potrebbe aver bisogno di sapere quando un cliente ha firmato. Uno specialista HR potrebbe dover seguire lo stato di un contratto di lavoro. Un project manager potrebbe voler monitorare un accordo con un fornitore esterno.
2. Valutare l’ordine di firma e la sequenza del workflow
Un altro aspetto importante è la sequenza in cui intervengono i partecipanti.
Alcuni documenti possono essere inviati contemporaneamente a più firmatari. Altri processi prevedono invece dipendenze che richiedono l’intervento dei partecipanti in un ordine preciso.
Si consideri, ad esempio, un contratto con un fornitore che richiede:
- Approvazione legale
- Approvazione del responsabile di reparto
- Firma della direzione
- Controfirma del fornitore
Ogni fase dipende dal completamento di quella precedente.
Una piattaforma che supporta l’ordine di firma e fasi sequenziali del workflow può controllare automaticamente quando ciascun partecipante viene invitato a intervenire. In questo modo si riduce la necessità di inoltrare manualmente i documenti e si contribuisce a garantire che questi raggiungano i partecipanti nel momento appropriato del processo.
Le aziende dovrebbero inoltre valutare se i loro processi richiedono una combinazione di azioni sequenziali e parallele. Ad esempio, due firmatari interni potrebbero firmare contemporaneamente, seguiti successivamente da una controfirma esterna.
3. Esaminare le funzionalità di notifica e promemoria
Le notifiche svolgono un ruolo importante nel mantenere in movimento i processi di firma complessi.
I partecipanti dovrebbero ricevere informazioni chiare quando un’azione diventa di loro competenza. Per le organizzazioni che gestiscono grandi volumi di documenti, le comunicazioni automatiche possono ridurre l’onere amministrativo legato al monitoraggio delle attività in sospeso.
Nel confronto tra piattaforme di firma elettronica, è opportuno valutare:
- quando vengono attivate le notifiche
- quali partecipanti le ricevono
- se le impostazioni delle notifiche possono essere configurate
- se i promemoria possono essere programmati automaticamente
- se è possibile modificare la frequenza dei promemoria
- se gli amministratori o i mittenti possono visualizzare le azioni ancora in sospeso
4. Considerare gruppi e responsabilità condivise
Un workflow complesso può coinvolgere gruppi ricorrenti di firmatari e osservatori.
Ad esempio, un team legale può firmare regolarmente accordi standard, mentre un team HR può avere bisogno di seguire i documenti relativi ai rapporti di lavoro. Invece di aggiungere ogni volta i singoli partecipanti, le organizzazioni possono creare gruppi riutilizzabili per questi workflow ricorrenti.
Nel valutare una piattaforma, è opportuno verificare se i gruppi di firmatari e osservatori possono essere creati in anticipo e selezionati con un solo clic quando si inviano documenti per l’approvazione e la firma.
Questa funzionalità può semplificare la gestione dei workflow ricorrenti, in particolare nelle organizzazioni più grandi, negli ambienti con servizi condivisi e nei team che gestiscono frequentemente gli stessi tipi di processi documentali.
5. Verificare il monitoraggio dello stato e la tracciabilità
Quando in un processo sono coinvolti diversi partecipanti, le organizzazioni devono poter capire chiaramente in quale fase si trova ciascun documento.
Una piattaforma adeguata dovrebbe consentire di rispondere a domande quali:
- Chi ha già completato la propria azione?
- Chi deve intervenire in questo momento?
- Quali approvazioni sono ancora in sospeso?
- Quando sono stati inviati gli inviti e i promemoria?
- Un partecipante ha rifiutato un’azione?
- Quando è stato completato il documento finale?
Un audit trail può inoltre registrare gli eventi importanti durante l’intero ciclo di vita del documento.
Queste informazioni supportano il monitoraggio operativo e possono essere utili per la governance, la compliance e gli audit interni.
Le aziende dovrebbero verificare il livello di dettaglio registrato da ciascuna soluzione e stabilire per quanto tempo i dati rimangono disponibili.
6. Determinare il livello di firma elettronica richiesto
Le funzionalità del workflow devono essere compatibili anche con i requisiti legali e di compliance relativi al documento.
Le firme elettroniche possono offrire diversi livelli di garanzia.
In Svizzera, la Legge federale sulla firma elettronica (FiEle) costituisce il quadro giuridico per le firme elettroniche e i servizi di certificazione. A seconda del caso d’uso, le organizzazioni possono utilizzare firme elettroniche semplici (FES), firme elettroniche avanzate (FEA) o firme elettroniche qualificate (FEQ).
Una firma elettronica qualificata che soddisfa i requisiti applicabili della FiEle può adempiere ai requisiti legali della forma scritta in Svizzera, alle condizioni previste dal diritto svizzero.
Le organizzazioni che operano nell’Unione europea potrebbero inoltre dover considerare il quadro normativo eIDAS.
Prima di scegliere una piattaforma, le aziende dovrebbero classificare le principali tipologie di documenti e stabilire quale livello di firma sia appropriato per ciascuna di esse. Documenti relativi ai rapporti di lavoro, contratti con fornitori, accordi con clienti e documenti soggetti a requisiti normativi possono avere esigenze differenti.
In questo modo è possibile valutare congiuntamente le funzionalità del workflow e i requisiti relativi alla firma.
7. Valutare integrazioni e automazione
I processi di firma complessi raramente funzionano in modo isolato.
I documenti possono provenire da sistemi CRM, piattaforme ERP, applicazioni HR, sistemi di gestione documentale o applicazioni aziendali personalizzate.
Le integrazioni e le API possono contribuire a collegare questi sistemi al workflow di firma elettronica.
Ad esempio, un contratto generato in un CRM potrebbe entrare automaticamente in un processo di approvazione, essere inviato per la firma e tornare al CRM una volta completato.
Le aziende con elevati volumi di documenti dovrebbero quindi valutare:
- le integrazioni disponibili
- le funzionalità API
- le opzioni di autenticazione
- le possibilità di automazione dei workflow
- il trasferimento dei documenti tra i sistemi
- la sincronizzazione dello stato
- le opzioni per l’archiviazione dei documenti completati
Il valore di queste funzionalità aumenta man mano che i processi di firma diventano più frequenti e più strettamente integrati con le altre attività aziendali.
8. Testare il workflow dal punto di vista dei partecipanti
La complessità dovrebbe essere valutata anche dal punto di vista degli utenti.
Un workflow tecnicamente sofisticato deve comunque risultare comprensibile per le persone che vi partecipano.
Durante la valutazione di un prodotto, è consigliabile testare l’intero processo dal punto di vista del mittente, del responsabile dell’approvazione, del firmatario e del destinatario esterno.
Occorre verificare se i partecipanti comprendono quale azione è richiesta, se le notifiche sono chiare e se possono completare le proprie attività senza passaggi superflui.
Questo aspetto è particolarmente importante per i firmatari esterni. Clienti, fornitori e altre terze parti potrebbero non avere alcuna esperienza precedente con la piattaforma.
Un’implementazione efficace combina il controllo del workflow con un’esperienza chiara e intuitiva per i partecipanti.
In che modo DeepSign supporta i processi di firma complessi?
Una volta definiti i requisiti del workflow, le organizzazioni possono valutare in che modo DeepSign supporta i loro processi.
DeepSign è progettato per processi di firma articolati in più fasi, con diversi partecipanti, approvazioni interne e firmatari esterni. Le sue funzionalità di workflow consentono alle organizzazioni di assegnare responsabilità e strutturare il percorso del documento all’interno di un unico processo.
Un workflow potrebbe comprendere, ad esempio, l’approvazione del reparto legale e della direzione, una firma interna, la controfirma di un cliente e un account manager che segue il processo in qualità di osservatore.
DeepSign supporta questo tipo di configurazione attraverso:
- Ordine di firma, che consente di stabilire quando ciascun partecipante riceve il documento
- Ruoli di approvazione, che consentono di integrare un’autorizzazione interna prima della firma
- Ruoli di osservatore, che permettono di seguire il processo senza assegnare un’attività di approvazione o firma
- Gruppi di firmatari e osservatori, che supportano le responsabilità condivise all’interno dei team
- Promemoria automatici, che ricordano ai partecipanti le azioni ancora in sospeso
Queste funzionalità possono ridurre il coordinamento manuale e offrire ai mittenti una visione più chiara dello stato di avanzamento di ciascun documento. Le organizzazioni dovrebbero comunque verificare che le opzioni di workflow e di escalation della piattaforma corrispondano alle proprie esigenze operative specifiche.
Firme elettroniche per processi svizzeri ed europei
DeepSign supporta FES, FEA e FEQ per casi d’uso nell’ambito della normativa svizzera ZertES e del quadro europeo eIDAS.
Ciò consente alle organizzazioni di considerare congiuntamente la struttura del workflow e il livello di firma nella scelta di una soluzione per contratti, approvazioni e altri documenti aziendali. La configurazione appropriata dipende dal tipo di documento, dai partecipanti coinvolti e dai requisiti legali applicabili.
Conclusione
La scelta di una soluzione di firma elettronica per processi di firma complessi parte da una conoscenza dettagliata del processo che l’organizzazione intende digitalizzare.
Le aziende dovrebbero identificare i partecipanti coinvolti, i relativi ruoli, la sequenza necessaria, le fasi di approvazione, i requisiti relativi alle notifiche, la pianificazione dei promemoria, gli scenari di escalation, i livelli di firma e le esigenze di integrazione. Anche il monitoraggio dello stato, la tracciabilità e l’esperienza dei partecipanti dovrebbero rientrare nella valutazione.
Questi requisiti costituiscono un quadro di riferimento pratico per confrontare le piattaforme di firma elettronica sulla base di funzionalità che hanno un impatto diretto sui processi quotidiani.
Per le organizzazioni con requisiti di firma svizzeri o europei, DeepSign può essere valutato all’interno di questo quadro. Funzionalità quali l’ordine di firma, i responsabili dell’approvazione, gli osservatori, i gruppi di firmatari e osservatori e i promemoria automatici possono supportare processi documentali articolati in più fasi con diversi partecipanti interni ed esterni.
Mappare innanzitutto il workflow offre alle organizzazioni una base più chiara per scegliere una soluzione adatta ai processi attuali e in grado di accompagnarne l’evoluzione nel tempo.
Domande e risposte
Quali soluzioni di firma elettronica sono adatte a processi di firma complessi?
Le soluzioni per processi di firma complessi dovrebbero supportare i ruoli, le sequenze e le automazioni richieste dall’organizzazione. Tra le funzionalità rilevanti possono rientrare l’ordine di firma, le fasi di approvazione, i gruppi di destinatari, le notifiche, i promemoria automatici, le opzioni di escalation, gli audit trail e le integrazioni. Le organizzazioni dovrebbero innanzitutto mappare i propri workflow e successivamente confrontare i fornitori sulla base di questi requisiti.
Che cos’è un approver in un workflow di firma elettronica?
Un approver verifica un documento e ne autorizza il passaggio alla fase successiva. L’approvazione può quindi avvenire prima della firma elettronica vera e propria. Questa funzione è utile per i processi interni che prevedono approvazioni di tipo legale, finanziario, gestionale o relative agli acquisti.
Perché l’ordine di firma è importante?
L’ordine di firma determina la sequenza in cui i partecipanti ricevono un documento e intervengono nel processo. È particolarmente utile quando esistono delle dipendenze, ad esempio un’approvazione interna seguita da una firma autorizzata e da una controfirma esterna.
Possono partecipare più reparti allo stesso workflow di firma?
Sì. Le piattaforme dotate di funzionalità di workflow adeguate possono coinvolgere partecipanti appartenenti a diversi reparti. Ruoli e gruppi aiutano a definire chi deve approvare, firmare o seguire un documento in ciascuna fase.
