Come integrare la firma elettronica nei sistemi e nei processi aziendali
Perché integrare la firma elettronica nei sistemi esistenti
Quando un’azienda introduce la firma elettronica, una delle prime domande dovrebbe essere: dove nasce il documento che deve essere firmato?
Un contratto di lavoro può essere generato a partire dai dati presenti nell’ERP o nel sistema HR. Un accordo commerciale può nascere nel CRM. Un verbale può trovarsi in SharePoint, mentre un contratto completato deve essere archiviato nel DMS o associato alla relativa pratica.
Se in ognuno di questi casi il documento deve essere scaricato, caricato manualmente su una piattaforma di firma e successivamente ricollocato nel sistema di origine, il processo rimane frammentato.
L’integrazione della firma elettronica permette invece di inserire la firma nel flusso di lavoro già esistente. Il processo può seguire una sequenza continua:
- Evento aziendale
- Generazione del documento
- Richiesta di firma
- Firma
- Aggiornamento dello stato
- Archiviazione
La piattaforma di firma può così dialogare con ERP, CRM, sistemi di gestione documentale (DMS), Microsoft 365, SharePoint, piattaforme BPM e di gestione dei workflow, portali clienti, sistemi di project management, strumenti di ticketing e soluzioni per la generazione automatica dei documenti.
Per questo, quando si sceglie una soluzione di firma elettronica, le capacità di integrazione sono un criterio importante quanto le funzionalità di firma vere e proprie.
Integrazioni native, API e integrazioni personalizzate
Non tutte le aziende hanno la stessa infrastruttura IT e non esiste quindi un unico modello di integrazione adatto a ogni situazione. In generale, è utile distinguere tra integrazioni native, API e sviluppi personalizzati.
Integrazioni native
Le integrazioni native o preconfigurate collegano la piattaforma di firma elettronica a software già diffusi sul mercato. Sono particolarmente utili quando l’organizzazione utilizza applicazioni standard e vuole introdurre la firma senza sviluppare da zero la connessione.
Un connettore con un ERP, un CRM o un DMS può, ad esempio, consentire di avviare una richiesta di firma direttamente dall’applicazione e di riportare automaticamente il documento completato nel sistema.
Integrazione tramite API
Le API per la firma elettronica offrono maggiore flessibilità. Sono particolarmente importanti per aziende che utilizzano applicazioni proprietarie, portali clienti, software verticali o processi specifici.
Attraverso un’API, un’applicazione può inviare automaticamente un documento alla firma, definire i firmatari, verificare lo stato della procedura e continuare il processo una volta raccolte tutte le firme necessarie.
Integrazioni personalizzate
Negli ecosistemi IT più articolati può essere necessario combinare API, automazioni e componenti sviluppati su misura.
Per questo, valutare una piattaforma soltanto in base al numero di integrazioni elencate può essere fuorviante. La domanda più utile è un’altra: il modello di integrazione permette di realizzare il processo aziendale di cui abbiamo realmente bisogno?
Integrare la firma elettronica con ERP e CRM
ERP e CRM contengono spesso proprio le informazioni e gli eventi da cui ha origine un documento da firmare.
Pensiamo all’assunzione di un nuovo collaboratore. I dati inseriti nell’ERP o nel sistema HR possono essere utilizzati per generare automaticamente il contratto di lavoro. Dopo l’approvazione interna, il documento può essere inviato alla firma e, una volta completato il processo, archiviato nel dossier del collaboratore con il relativo aggiornamento dello stato.
Nel CRM la logica è simile. Il passaggio di un’opportunità commerciale a una determinata fase può generare un contratto utilizzando i dati già disponibili e avviare la richiesta di firma. Al termine, il CRM può registrare automaticamente che l’accordo è stato sottoscritto.
Questa logica può essere applicata a sistemi come Salesforce, HubSpot o Microsoft Dynamics 365 attraverso connettori esistenti oppure API, a seconda dell’ambiente e del processo da realizzare.
Per le aziende e le organizzazioni svizzere assume particolare rilevanza anche l’integrazione con Abacus, l’ERP più diffuso nel mercato nazionale.
Il caso di OBT AG mostra concretamente come la firma elettronica possa inserirsi in questo ecosistema. L’azienda di consulenza, con 11 sedi e circa 550 collaboratori, ha introdotto DeepSign come soluzione integrata in Abacus, per rendere più uniformi ed efficienti i processi di firma. Pochi mesi dopo l’introduzione, il 60% dei collaboratori utilizzava già DeepSign. OBT ha inoltre evidenziato la facilità d’uso della soluzione nel contesto Abacus e prevede di estendere ulteriormente l’integrazione nei propri sistemi.
Il beneficio diventa quindi più ampio della semplice possibilità di firmare digitalmente: la firma entra nel processo aziendale nel punto in cui serve.
Microsoft 365, SharePoint e DMS: firmare senza interrompere il flusso documentale
Molte organizzazioni lavorano quotidianamente all’interno di Microsoft 365, SharePoint o sistemi di gestione documentale. In questi ambienti, l’integrazione della firma elettronica permette al documento di rimanere all’interno del flusso in cui viene già gestito.
Un documento presente in SharePoint o in un DMS può, per esempio, essere inviato alla firma e, una volta completato, archiviato automaticamente nella cartella o nel dossier corretto.
Lo stesso principio può essere applicato a sistemi DMS come DocuWare. In ambienti Microsoft più articolati, strumenti come Microsoft Power Automate permettono inoltre di collegare la firma a eventi e azioni provenienti da applicazioni differenti.
La conseguenza è un processo documentale più continuo, con meno attività ripetitive e un rischio minore che il documento firmato venga archiviato nel posto sbagliato o rimanga fuori dal sistema previsto.
Automatizzare i processi di firma a partire da un particolare evento scatenante
L’integrazione non riguarda soltanto il trasferimento dei documenti da un sistema all’altro. Può riguardare anche ciò che deve accadere prima e dopo la firma.
Un determinato evento scatenante può diventare il punto di partenza di una sequenza automatica. L’approvazione interna di un contratto può avviare la richiesta di firma. La firma dell’ultima persona coinvolta può aggiornare lo stato della pratica. Il documento completato può essere archiviato automaticamente e il suo arrivo può attivare il passaggio successivo.
In questo modo non è necessario che una persona controlli periodicamente lo stato della richiesta per decidere quando avviare la fase successiva.
Integrare la firma elettronica nei portali clienti e nelle applicazioni
In alcuni processi la firma deve diventare parte integrante dell’esperienza digitale offerta al cliente.
È il caso di portali assicurativi, servizi finanziari, onboarding digitali, piattaforme per fiduciari o applicazioni SaaS. L’utente sta già completando un processo all’interno di un’applicazione e dovrebbe poter arrivare alla firma senza essere costretto a passare attraverso procedure scollegate.
In questi scenari, la disponibilità di API e opzioni di integrazione flessibili è particolarmente importante.
Il caso di Revio, software svizzero leader per le revisioni contabili, mostra concretamente come DeepSign possa integrarsi in un applicativo terzo. Il revisore prepara il rapporto e la documentazione finanziaria direttamente in Revio. DeepSign entra nel processo quando il rapporto deve essere firmato con una firma elettronica qualificata. Una volta completata la firma, il documento viene automaticamente salvato nuovamente nel dossier del cliente in Revio.
La firma completa così un processo digitale già iniziato nell’applicazione di revisione, senza obbligare il professionista a costruire un flusso parallelo.
Dalla generazione del documento alla firma e all’archiviazione
Molti processi di firma iniziano ancora prima della creazione del documento.
I dati presenti in un ERP, CRM o altro sistema aziendale possono essere utilizzati per compilare automaticamente un modello. Il contratto così generato può passare attraverso un’approvazione interna, essere inviato ai firmatari e, una volta completato, ritornare nel sistema appropriato.
Questa logica può essere applicata a contratti di lavoro, offerte commerciali, accordi con fornitori, mandati, verbali e numerosi altri documenti ricorrenti.
Cosa valutare quando serve un’integrazione personalizzata
I connettori standard possono coprire molti scenari, ma un’organizzazione con applicazioni proprietarie o processi specifici dovrebbe verificare quanto la piattaforma sia effettivamente estensibile.
Tra gli aspetti più importanti rientrano:
- disponibilità e qualità delle API
- documentazione tecnica chiara e aggiornata
- autenticazione e sicurezza
- disponibilità di ambienti di test o sandbox
- webhook o altre notifiche basate su eventi
- supporto tecnico per i progetti di integrazione
- possibilità di integrare la firma nelle proprie applicazioni e nei portali
- flessibilità nella creazione di processi specifici
Per un team IT o un fornitore di software, questi elementi possono essere più importanti della presenza di un singolo connettore, perché determinano ciò che sarà possibile sviluppare nel tempo.
Integrare la firma elettronica nell’ecosistema software svizzero
Per le organizzazioni svizzere, scegliere una piattaforma di firma elettronica significa anche considerare il contesto tecnologico in cui dovrà operare. La possibilità di collegarsi ai software diffusi sul mercato locale, la presenza di competenze di implementazione e la flessibilità necessaria per adattarsi ad architetture IT diverse possono incidere concretamente sulla riuscita del progetto.
È in questo contesto che si inserisce DeepSign, soluzione svizzera di firma elettronica progettata per integrarsi nei processi e nei sistemi aziendali esistenti. Le organizzazioni possono partire da integrazioni già disponibili con soluzioni come Abacus ERP, Microsoft Power Automate, Microsoft Dynamics 365 e DocuWare, scegliendo il percorso più adatto al proprio ambiente. La panoramica completa e aggiornata è disponibile nella pagina dedicata alle integrazioni DeepSign per processi più fluidi.
Quando il processo richiede una configurazione specifica, DeepSign può essere integrato tramite API in applicazioni proprietarie, portali e workflow sviluppati su misura. Anche partner IT e fornitori di software possono utilizzare queste possibilità per incorporare la firma elettronica nelle proprie soluzioni o realizzare processi dedicati a uno specifico settore.
La flessibilità riguarda anche il modello di implementazione. Oltre all’utilizzo in cloud, DeepSign è disponibile come soluzione on-premise per le organizzazioni che necessitano di un maggiore controllo sull’infrastruttura, sui dati e sull’integrazione con i propri sistemi. Questa possibilità è particolarmente rilevante quando requisiti interni, architetture IT o politiche di governance richiedono una soluzione configurata sulle esigenze specifiche dell’organizzazione.
È possibile esplorare le integrazioni DeepSign disponibili o contattare il team per valutare un’integrazione su misura.
Conclusione: partire dal processo, non dalla piattaforma
Per un’azienda o un IT manager che sta valutando una soluzione di firma elettronica, il punto di partenza dovrebbe essere una domanda concreta: come deve funzionare la firma elettronica all’interno del nostro processo?
Dove nasce il documento? Quale evento deve avviare la firma? Cosa deve accadere una volta raccolte le firme? Quali sistemi devono essere aggiornati e dove deve essere archiviato il documento?
Le risposte aiutano a capire se è sufficiente un’integrazione pronta all’uso oppure se servono API, automazioni o uno sviluppo personalizzato. La piattaforma dovrebbe quindi essere scelta in base alla sua capacità di adattarsi ai processi e all’architettura IT dell’organizzazione.
Domande e risposte
Che cosa significa integrare la firma elettronica?
Significa collegare la piattaforma di firma ai sistemi aziendali, come ERP, CRM, DMS, Microsoft 365, SharePoint o applicazioni proprietarie. In questo modo documenti, informazioni sullo stato della firma e azioni successive possono passare automaticamente da un sistema all’altro.
È possibile avviare una richiesta di firma direttamente da un ERP o CRM?
Sì. Se sono disponibili un connettore o API adeguate, un evento nell’ERP o CRM, come l’approvazione di un contratto o il raggiungimento di una determinata fase commerciale, può avviare automaticamente la richiesta di firma.
Qual è la differenza tra un’integrazione nativa e un’API per la firma elettronica?
Un’integrazione nativa è una connessione già predisposta tra la piattaforma di firma elettronica e un determinato software. È indicata, ad esempio, quando un’azienda vuole avviare un processo di firma direttamente dal proprio ERP, CRM o DMS utilizzando un’integrazione già disponibile.
Le API offrono invece maggiore libertà e permettono di integrare le funzionalità di firma in applicazioni e processi sviluppati su misura. Un’azienda può, per esempio, inserire la firma elettronica nel proprio portale clienti: il documento viene generato a partire dai dati già presenti, inviato alla firma e, una volta completato, restituito automaticamente all’applicazione, senza creare un processo separato per l’utente.
In sintesi, un’integrazione nativa permette di collegare più rapidamente sistemi già supportati, mentre le API sono particolarmente utili quando la firma deve adattarsi a un’applicazione proprietaria o a un processo aziendale specifico.
È possibile integrare la firma elettronica con Microsoft 365 e SharePoint?
Sì. A seconda della soluzione adottata, la firma può essere collegata agli ambienti Microsoft per avviare processi a partire dai documenti e automatizzare attività successive. Strumenti come Microsoft Power Automate possono inoltre orchestrare processi che coinvolgono diverse applicazioni.
Si possono archiviare automaticamente i documenti dopo la firma?
Sì. Un processo integrato può riportare automaticamente il documento firmato nel DMS, ERP, CRM, SharePoint o nell’applicazione di origine e aggiornare lo stato della relativa pratica.
