Elektronische Signaturen im HR: Arbeitsverträge und Mitarbeitenden-Onboarding digitalisieren
Warum elektronische Signaturen in HR-Prozessen einsetzen?
Mit elektronischen Signaturen können HR-Fachpersonen Arbeitsschritte wie Ausdrucken, handschriftliches Unterschreiben, Scannen und den Postversand durch einen digitalen Prozess ersetzen. Besonders beim Onboarding ist dies von Vorteil, da Dokumente und Freigaben häufig rasch zwischen HR, verantwortlichen Personen und neuen Mitarbeitenden ausgetauscht werden müssen.
Ein Einstellungsprozess umfasst zudem selten nur ein einziges Dokument. Neben dem Arbeitsvertrag können Vertraulichkeitsvereinbarungen, interne Reglemente, Unternehmensrichtlinien, Anhänge und weitere administrative Dokumente erforderlich sein.
Eine Plattform für elektronische Signaturen kann diese Aufgaben in einem Workflow zusammenführen: Die Personalabteilung bereitet die Dokumente vor, legt fest, wer sie freigeben oder unterzeichnen muss, definiert bei Bedarf die Reihenfolge der Signaturen und überwacht den Abschluss des Prozesses. Mitarbeitende können online unterzeichnen, ohne dafür vor Ort im Unternehmen sein zu müssen.
Welche HR-Dokumente können elektronisch unterzeichnet werden?
Elektronische Signaturen können für zahlreiche personalbezogene Dokumente eingesetzt werden, darunter Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA), Reglemente, Unternehmensrichtlinien und Onboarding-Dokumente.
Welche Signaturstufe erforderlich ist, kann je nach Dokument variieren. Vor der Digitalisierung eines Prozesses sollten deshalb die jeweiligen rechtlichen, vertraglichen und unternehmensinternen Anforderungen geprüft werden.
In der Schweiz muss ein privatrechtlicher Einzelarbeitsvertrag grundsätzlich nicht schriftlich abgeschlossen werden und kann gemäss Art. 320 OR auch mündlich zustande kommen. Es gibt jedoch Ausnahmen und einzelne Vertragsbestimmungen, für die die Schriftform erforderlich ist. Hinzu kommen mögliche Vorgaben aus Gesamtarbeitsverträgen oder anderen Bestimmungen.
Verlangt das Schweizer Recht die Schriftform, wird die Wahl der Signaturstufe besonders wichtig: Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) gemäss den Anforderungen des Schweizer Rechts kann der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt werden.
Für eine HR-Abteilung ist es deshalb sinnvoll, Dokumente nach den jeweils geltenden Anforderungen zu klassifizieren und darauf basierend die passende Signaturstufe zu wählen.
Wie funktioniert die elektronische Signatur beim Onboarding neuer Mitarbeitender?
Ein digitales Onboarding kann die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags mit weiteren Schritten verbinden, die für den Eintritt neuer Mitarbeitender erforderlich sind. Der Prozess kann mit der Erstellung der Dokumente im Personalmanagement- oder ERP-System beginnen und anschliessend Prüfungen, interne Freigaben, die Unterzeichnung durch die beteiligten Parteien und die Archivierung umfassen.
In einem typischen Workflow bereitet HR den Arbeitsvertrag und die weiteren Dokumente vor. Die zuständige Person prüft oder genehmigt sie, neue Mitarbeitende erhalten die Dokumente und unterzeichnen sie online, und weitere interne Signaturberechtigte schliessen den Prozess in der vorgesehenen Reihenfolge ab. HR kann den Status verfolgen und eingreifen, wenn eine Signatur oder Freigabe noch aussteht.
Bei hohen Volumen kann die Automatisierung dieser Schritte den administrativen Aufwand deutlich reduzieren. gmp, ein international tätiges Architekturbüro, hat beispielsweise die Vertragsprozesse im Onboarding mit DeepSign und Abacus digitalisiert. Der Workflow verarbeitet rund 300 Vertragsdokumente pro Jahr und ermöglicht eine Zeitersparnis von 92 %.
Wie lässt sich Remote Onboarding mit elektronischen Signaturen umsetzen?
Beim Remote Onboarding können neue Mitarbeitende ihre Dokumente mit einer elektronischen Signatur vollständig bearbeiten, ohne dafür vor Ort im Unternehmen sein zu müssen. Arbeitsverträge und weitere Dokumente lassen sich über den Browser am Computer oder auf mobilen Geräten empfangen und unterzeichnen.
Für die Personalabteilung ist es wichtig, den gesamten Prozess im Blick zu behalten: Welche Dokumente wurden versendet, welche Signaturen stehen noch aus und welche Aufgaben sind noch offen? Benachrichtigungen und Erinnerungen helfen dabei, Fristen einzuhalten, ohne jeden einzelnen Vorgang manuell kontrollieren zu müssen.
Diese Funktionen sind auch für Unternehmen mit Mitarbeitenden an mehreren Standorten relevant. Säntis Schwebebahn AG, die die Säntis-Schwebebahn sowie damit verbundene touristische Angebote betreibt, hat verschiedene Prozesse im Personalmanagement und die Unterzeichnung von Dokumenten mit DeepSign digitalisiert. Das Unternehmen beschäftigt rund 220 Mitarbeitende an drei Standorten, darunter Mitarbeitende im Stundenlohn und mit unterschiedlichen Arbeitszeiten. Durch die Digitalisierung konnten Arbeitsschritte wie das Ausdrucken, Verteilen und Einsammeln von Dokumenten reduziert werden. Rund 2’700 Arbeitszeiterfassungen werden jedes Jahr elektronisch unterzeichnet.
Wie lassen sich mehrere Dokumente und unterzeichnende Personen in einem Prozess verwalten?
Ein Onboarding kann einen Arbeitsvertrag, NDA, Reglemente, Unternehmensrichtlinien, Anhänge und weitere Dokumente umfassen. Gleichzeitig können die Personalabteilung, die sich bewerbende Person, Linienverantwortliche, die Geschäftsleitung und in bestimmten Fällen externe Personen am Prozess beteiligt sein.
Eine Lösung für elektronische Signaturen sollte deshalb ermöglichen, mehrere Dokumente, Empfänger und Rollen innerhalb desselben Workflows zu verwalten. Alle Beteiligten erhalten die für sie relevanten Dokumente und werden zum vorgesehenen Zeitpunkt in den Prozess einbezogen.
Signaturreihenfolge, Freigaben, Erinnerungen und die Zuweisung von Empfängern helfen dabei, diese Abläufe zu koordinieren und die Zahl separater E-Mails und Anfragen zu reduzieren. Für neue Mitarbeitende erleichtert ein strukturierter Prozess zudem das Ausfüllen und Unterzeichnen der für den Eintritt erforderlichen Dokumente.
Was ist bei der Wahl einer elektronischen Signaturlösung für HR zu beachten?
Welche Lösung geeignet ist, hängt von den zu verwaltenden Dokumenten, der Anzahl der Signaturen, den Unternehmensprozessen sowie den rechtlichen und sicherheitsbezogenen Anforderungen ab. Bevor Anbieter verglichen werden, sollten deshalb die konkreten Anforderungen der Organisation definiert werden.
| Kriterium | Worauf ist zu achten? |
| Stufen der elektronischen Signatur | Verfügbarkeit der passenden Signaturstufe für unterschiedliche Dokumente und die jeweils geltenden Anforderungen. |
| Identifikation | Möglichkeit, die Identität der unterzeichnenden Person bei Bedarf auch ortsunabhängig zu überprüfen. |
| Datenschutz und Datenstandort | Ort der Verarbeitung und Speicherung von Daten sowie geltende Sicherheitsstandards und Datenschutzanforderungen. |
| Benutzerfreundlichkeit beim Unterzeichnen | Einfache Unterzeichnung für Bewerbende und Mitarbeitende über Browser und mobile Geräte. |
| Workflow und Nachvollziehbarkeit | Signaturreihenfolge, Freigaben, Benachrichtigungen, Erinnerungen, Audit Trail und Überwachung des Dokumentenstatus. |
| Mehrere Dokumente und Empfänger | Möglichkeit, verschiedene Dokumente, unterzeichnende Personen und Rollen innerhalb desselben Onboarding-Prozesses zu verwalten. |
| Integration | Anbindung an HR-, ERP- und Dokumentenmanagementsysteme, um manuelle Eingaben und Wechsel zwischen Anwendungen zu reduzieren. |
| Automatisierung | APIs und automatisierte Workflows für die effiziente Verarbeitung hoher Volumen und wiederkehrender Prozesse. |
Unternehmen, die Mitarbeitende in mehreren Ländern einstellen, sollten zudem prüfen, welche Anforderungen für die jeweiligen Dokumente in den verschiedenen Rechtsordnungen gelten. In Europa sind ZertES für elektronische Signaturen in der Schweiz und eIDAS für elektronische Signaturen in der Europäischen Union zwei zentrale regulatorische Bezugspunkte.
Ein Beispiel im grossen Massstab: das digitale Onboarding bei Migros Ostschweiz
Das Beispiel von Migros Ostschweiz zeigt, welche Auswirkungen elektronische Signaturen auf Einstellungsprozesse mit einer grossen Zahl an Vertragsabschlüssen haben können.
Vor der Digitalisierung umfasste der Einstellungsprozess mehrere manuelle Schritte und den Versand der Arbeitsverträge per Post. Bis ein Vertrag vollständig abgeschlossen war, konnten bis zu zehn Tage vergehen. Dies wirkte sich sowohl auf den administrativen Aufwand als auch auf die Wartezeit für neue Mitarbeitende aus.
Mit der Einführung von DeepSign werden die Arbeitsverträge digital verarbeitet und können von neuen Mitarbeitenden online unterzeichnet werden. Migros Ostschweiz verarbeitet rund 200 elektronische Signaturen pro Monat und konnte die Zeit bis zum Abschluss eines Arbeitsvertrags von zehn auf maximal zwei Tage reduzieren.
Bei diesen Volumen führt die Zeitersparnis zu einem schnelleren Einstellungsprozess und reduziert den administrativen Aufwand für die Bearbeitung papierbasierter Dokumente.
Welche Rolle kann DeepSign in HR-Prozessen spielen?
Nachdem die Anforderungen definiert wurden, lassen sich die verfügbaren Plattformen gezielt miteinander vergleichen.
DeepSign ist eine Schweizer Lösung für elektronische Signaturen, die Prozesse im Personalmanagement und beim digitalen Onboarding unterstützt. Die Lösung bietet einfache elektronische Signaturen (EES), fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES), die digitale Identifikation mit DeepID sowie Funktionen zur Verwaltung von Empfängern, Signaturreihenfolgen, Freigaben und Erinnerungen.
Bei Prozessen mit mehreren Dokumenten ermöglicht die Funktion Umschlag, diese innerhalb eines einzigen Signaturprozesses zusammenzufassen. Über APIs und Integrationsmöglichkeiten lässt sich die elektronische Signatur zudem mit Personalmanagement-, ERP- und Dokumentenmanagementsystemen verbinden.
Ein Beispiel für eine Integration bei hohem Volumen ist PHBern, die Pädagogische Hochschule des Kantons Bern, wo mit DeepSign und DeepID jährlich rund 1’000 Arbeitsverträge digitalisiert werden. Daten aus SAP HCM werden zur Erstellung der Verträge verwendet, die anschliessend digital geprüft, freigegeben und unterzeichnet werden. DeepID kommt für die Identifikation zum Einsatz, die für die qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist.
DeepSign ist damit eine solide Option für Schweizer Organisationen, die neben der Unterzeichnung von Arbeitsverträgen auch die vor- und nachgelagerten Schritte digitalisieren möchten. Für technische Details können die bereits verfügbaren Integrationen mit DeepSign konsultiert oder das Team kontaktiert werden, um Integrationsmöglichkeiten mit den bestehenden Systemen und Prozessen des Unternehmens zu prüfen.
Fazit
Elektronische Signaturen im HR können die Verwaltung von Arbeitsverträgen und Onboarding-Dokumenten vereinfachen, insbesondere bei Prozessen mit mehreren Beteiligten, verschiedenen Dokumenten oder Mitarbeitenden an unterschiedlichen Standorten.
Bei der Wahl einer Plattform sollten die erforderlichen Signaturstufen, die Identifikation, der Datenschutz, die Nutzerfreundlichkeit, die Workflow-Verwaltung und die Integration in bestehende Systeme berücksichtigt werden.
Es geht dabei nicht nur darum, die handschriftliche Unterschrift durch eine elektronische Signatur zu ersetzen. Entscheidend ist ein Prozess, in dem die Vorbereitung, Freigabe, Unterzeichnung und Verwaltung von Dokumenten effizienter und nachvollziehbar erfolgen können.
Fragen und Antworten
Können Arbeitsverträge in der Schweiz elektronisch unterzeichnet werden?
Ja, dabei müssen jedoch das jeweilige Dokument und die geltenden Anforderungen berücksichtigt werden. Ein privatrechtlicher Einzelarbeitsvertrag bedarf gemäss Art. 320 OR grundsätzlich keiner besonderen Form. Es gibt jedoch Ausnahmen und Vertragsbestimmungen, für die Formvorschriften gelten. Ist die Schriftform vorgeschrieben, kann eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), die den Schweizer Anforderungen entspricht, der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt werden.
Welche Art von elektronischer Signatur ist für einen Arbeitsvertrag in der Schweiz erforderlich?
Es gibt keine einzelne Signaturstufe, die für sämtliche Arbeitsverträge und HR-Dokumente geeignet ist. Die Wahl zwischen einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur hängt von den rechtlichen und vertraglichen Anforderungen des jeweiligen Dokuments sowie vom erforderlichen Sicherheitsniveau ab.
Können mehrere Onboarding-Dokumente in einem einzigen Prozess versendet werden?
Ja, sofern die Plattform Workflows mit mehreren Dokumenten unterstützt. Arbeitsvertrag, NDA, Reglemente, Unternehmensrichtlinien und weitere Anhänge können gebündelt und koordiniert verarbeitet werden, sodass nicht für jedes Dokument eine separate Signaturanfrage erstellt werden muss. Dies vereinfacht die Arbeit für HR und sorgt für einen übersichtlicheren Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende.
DeepSign bietet dafür die Funktion Envelope, mit der mehrere Dokumente in einem einzigen Signaturprozess gebündelt und gemeinsam verwaltet werden können.
Welche Lösungen für elektronische Signaturen eignen sich für Schweizer HR-Abteilungen?
Welche Lösung geeignet ist, hängt von den Anforderungen der Organisation ab. Eine HR-Abteilung sollte mindestens die verfügbaren Signaturstufen, die Identifikation der unterzeichnenden Personen, Datenschutz und Datenstandort, die Unterzeichnung über Browser und mobile Geräte, die Verwaltung mehrerer Dokumente und Empfänger, die Nachvollziehbarkeit sowie Integrationsmöglichkeiten mit HR- oder ERP-Systemen prüfen. DeepSign ist eine der Schweizer Lösungen, die diese Anforderungen unterstützt und in HR-Prozessen von Organisationen wie Migros Ostschweiz, PHBern, gmp und Säntis Schwebebahn eingesetzt wird.
Welche Lösung eignet sich, wenn sowohl interne Mitarbeitende als auch externe Personen unterzeichnen müssen?
Sinnvoll ist eine Plattform, mit der sich unterschiedliche Empfänger und Rollen innerhalb desselben Workflows verwalten lassen. Signaturreihenfolge, Freigaben, Identifikation, Erinnerungen und die Unterzeichnung über den Browser sind besonders hilfreich, wenn HR, Mitarbeitende, Führungspersonen und externe Beteiligte gleichzeitig in einen Prozess eingebunden sind.
Können elektronische Signaturen in HR- oder ERP-Systeme integriert werden?
Ja. Über APIs und Integrationen kann die elektronische Signatur mit HR-, ERP- oder Dokumentenmanagementsystemen verbunden werden. Dadurch lassen sich manuelle Arbeitsschritte und Wechsel zwischen Anwendungen reduzieren. Bei Prozessen mit hohem Volumen kann so ein grösserer Teil des HR-Workflows automatisiert werden.
Sinnvoll ist eine Plattform, mit der sich unterschiedliche Empfänger und Rollen innerhalb desselben Workflows verwalten lassen. Signaturreihenfolge, Freigaben, Identifikation, Erinnerungen und die Unterzeichnung über den Browser sind besonders hilfreich, wenn HR, Mitarbeitende, Führungspersonen und externe Beteiligte gleichzeitig in einen Prozess eingebunden sind.
